# Die Erweiterung Outlook365 Integration: mit Outlook auf CiviCRM-Kontakte zugreifen **URL:** \ **Category:** CiviCRM Wiki\ **Tags:** outlook, e-mail, tutorial, dokumentation, erweiterungen\ **Created:** [17. März 2022 um 08:11 UTC](https://community.software-fuer-engagierte.de/t/die-erweiterung-outlook365-integration-mit-outlook-auf-civicrm-kontakte-zugreifen/194 "2022-03-17T08:11:01Z")\ **Posts on this page:** 4\ **Page:** 1
**Author:** ![Andreas](https://community.software-fuer-engagierte.de/user_avatar/community.software-fuer-engagierte.de/andreas/32/51_2.png) [@Andreas](https://community.software-fuer-engagierte.de/u/Andreas)\ **Post date:** [17. März 2022 um 08:11 UTC](https://community.software-fuer-engagierte.de/t/die-erweiterung-outlook365-integration-mit-outlook-auf-civicrm-kontakte-zugreifen/194/1 "2022-03-17T08:11:01Z")
# Von Outlook365 auf CiviCRM-Kontakte zugreifen Diese Erweiterung ermöglicht es, direkt aus Microsoft Outlook365 Kontakte und Gruppen in CiviCRM zu finden und die Suchergebnisse als E-Mail-Empfänger\*innen zu nutzen. Einen Eindruck, wie das in der Praxis aussieht, vermittelt [dieses Video-Tutorial](https://docs.crm-showcases.org/docs/civicrm-outlook-integration/), das in Kürze hier im Portal auch auf Deutsch verfügbar sein wird. # Installation und Konfiguration der benötigten Erweiterungen Installiere und aktiviere folgende Erweiterungen: 1. [Data Processor](https://civicrm.org/extensions/data-processor) – steuert die Kontaktsuche 2. [API Key Management](https://lab.civicrm.org/extensions/apikey) – erleichtert das Erstellen von API-Schlüsseln für die Nutzer\*innen 3. [Outlook 365 Integration](https://lab.civicrm.org/extensions/outlook365/) – die eigentliche Erweiterung Damit die später in Outlook angezeigten Menüs auch angezeigt werden können, müssen die betreffenden Seiten für anonyme Besucher freigeschaltet werden. Dafür muss in den Berechtigungseinstellungen die Berechtigung _Access Outlook 365 pages_ für _Anonymous User_ gewährt werden. Wenn die Verbindung zwischen CiviCRM und Outlook365 nicht von der Administrator\*in, sondern von den Nutzer\*innen selbst eingerichtet werden soll, und diese dafür ihren API Key und den Site Key generieren / einsehen können sollen (s.u.), müssen die Berechtigungen unter _APIKey: …_ ebenfalls angepasst werden. # Einrichtung des Outlook365 Add-Ins Um das Add-In für eine Einzelnutzer\*in einzurichten, gehst du wie folgt vor: Lade über das _CiviCRM-Administrationsmenü → Download Outlook 365 Manifest_ das für dein CiviCRM erstellte Add-In herunter. Nun nutze wie [hier](https://support.microsoft.com/de-de/office/verwenden-von-add-ins-in-outlook-1ee261f9-49bf-4ba6-b3e2-2ba7bcab64c8) beschrieben den Link [https://aka.ms/olksideload](https://aka.ms/olksideload) um in der Web-Konfiguration von Outlook365 in das Dialogfeld _Add-Ins für Outlook_ zu gelangen. Wähle dort im Abschnitt _Benutzerdefinierte Add-Ins_ die Option _Benutzerdefiniertes Add-In hinzufügen_ und dann _Aus Datei hinzufügen_ aus. Hinweis: Die Installation muss über die Web-Version erfolgen und ist nicht über den „Store“ möglich. Nach erfolgreicher Installation ist das Add-In aber auch in der Desktop-App nutzbar. Anschließend ist das Add-In im Menü verfügbar – hier öffnest du ab sofort auch das Fenster für die CiviCRM-Kontaktsuche. ![Hier findest Du das Add-In in Outlook](https://community.software-fuer-engagierte.de/uploads/default/original/1X/1d028fa101ae56be8647c89e5465b719d3f18492.png) Je nach Darstellungs-Version kann dieses Feld Anders aussehen. In neueren Versionen findest Du statt den drei Punkten wahrscheinlich ein App-Symbol. Beim ersten Aufruf musst Du jedoch zunächst die CiviCRM Rest URL, den Site Key und den API Key eingeben: ![Dialog zur Eingabe der benötigten Schlüssel – das Menü ist auch später via Button Einstellungen in der CiviCRM-Suchleiste erreichbar](https://community.software-fuer-engagierte.de/uploads/default/original/1X/2d221ca2c6935d0b127853844b058efc567bc665.png) Die CiviCRM Rest URL lautet üblicherweise wie folgt: - für WordPress: [https://deine.domain.de/wp-json/civicrm/v3/rest](https://deine.domain.de/wp-json/civicrm/v3/rest) - für Drupal: [https://deine.domain.de/sites/all/modules/civicrm/extern/rest.php](https://deine.domain.de/sites/all/modules/civicrm/extern/rest.php) Der Site Key kann der _civicrm.settings.php_ entnommen werden, wird aber auch von der APIKey-Erweiterung angezeigt, mit der komfortabel für jede\*n Outlooknutzer\*in ein eigener API Key angelegt werden kann (und muss!). Hierzu einfach den entsprechenden korrespondierenden Kontakt der Kolleg\*in CiviCRM aufrufen und im Tab _API Key_ einen Schlüssel erzeugen: ![AKI Key im CiviCRM-Kontakt generieren](https://community.software-fuer-engagierte.de/uploads/default/original/1X/f9aeb251c4fb0e43c754489482715f28ff5366ee.png) Wenn alle drei Schlüssel abgespeichert sind, kann die Suche sofort genutzt werden: ![Suchleiste mit CiviCRM-Verbindung in Outlook365](https://community.software-fuer-engagierte.de/uploads/default/original/1X/61b7242144cf504f2a3568c109e4588085e097af.png) **Weitere Hinweise:** - der Tab _API Key_ wird nur Nutzer\*innen mit den entsprechenden Berechtigungen angezeigt (s.o.) - für die Installation des Add-Ins muss die Outlook-365-Nutzer\*in entsprechende Berechtigungen in Outlook/Office besitzen - das Add-In kann alternativ auch durch die Organisation zentral für alle Outlook-Nutzer\*innen installiert werden – in jedem Falle muss jedoch für jede Nutzer\*in einzeln ein eigener API Key erzeugt und mit den beiden anderen Keys eingegeben werden - sollte unter WordPress beim Einrichten trotz korrekt gesetzter Berechtigung für den anonymen user ein Problem mit dem Laden der von CiviCRM für Outlook bereitgestellten Seiten auftreten, hilft wahrscheinlich Folgendes: _Administration → Systemeinstellungen → CMS-Datenbankintegration_ hinter der Basis-URL ein `/` hinzufügen, speichern, dann wieder entfernen und erneut speichern (mich würde übrigens _sehr_ interessieren, warum das so ist!) # Finetuning: Bestimmen, welche Daten Outlook365 (nicht) anzeigt Aus Sicht des Datenschutzes ist es bekanntlich am Besten, Outlook bzw. Office365 überhaupt nicht zu nutzen. Wenn es offenbar aus hoffentlich guten Gründen dennoch geschieht, mag die eine oder der andere zumindest einschränken wollen, auf welche Daten Outlook in CiviCRM Zugriff erhält. Dies ist relativ leicht möglich, da die Kontakt- wie die Gruppensuche jeweils durch einen Data Processor gesteuert werden, so dass sehr genau gesteuert werden kann, welche Daten via Outlook durchsucht werden können: _Outlook 365 Contacts_ für die Kontaktsuche und _Outlook 365 Groups_ für die Gruppensuche unter _Administration → Data Processor → Manage Data Processors_. Wer mit dem [Data Processor](https://civicrm.org/extensions/data-processor) bereits firm ist, kann so etwa leicht Gruppen mit sensiblen Kontakten von der Suche ausschließen. Umgekehrt können aber auch mehr Daten exponiert werden – [hier](https://lab.civicrm.org/extensions/outlook365/-/blob/master/docs/HowToAddPhoneNumber.md) wird etwa Schritt für Schritt erklärt, wie zusätzlich auch Telefonnummern in den Suchergebnissen unter Outlook ausgespielt werden können. ---
**Author:** ![Regina\_Sommerfeld](https://community.software-fuer-engagierte.de/user_avatar/community.software-fuer-engagierte.de/regina_sommerfeld/32/783_2.png) [@Regina\_Sommerfeld](https://community.software-fuer-engagierte.de/u/Regina_Sommerfeld)\ **Post date:** [23. Juni 2023 um 09:44 UTC](https://community.software-fuer-engagierte.de/t/die-erweiterung-outlook365-integration-mit-outlook-auf-civicrm-kontakte-zugreifen/194/3 "2023-06-23T09:44:50Z")
Da es ja bei Outlook öfters mal zu Änderungen im Design kommt, habe ich die Vorgehensweise mit aktuellen Screenshots ergänzt: [Anleitung - Civi-Integration in Outlook.pdf](https://community.software-fuer-engagierte.de/uploads/short-url/nP5CGfHKI71chHLUO91erH5IHr9.pdf) (187,7 KB) Ansonsten hat das mit Andreas’ Anleitung sehr gut geklappt. Danke dafür! ---
**Author:** ![Regina\_Sommerfeld](https://community.software-fuer-engagierte.de/user_avatar/community.software-fuer-engagierte.de/regina_sommerfeld/32/783_2.png) [@Regina\_Sommerfeld](https://community.software-fuer-engagierte.de/u/Regina_Sommerfeld)\ **Post date:** [25. August 2023 um 08:21 UTC](https://community.software-fuer-engagierte.de/t/die-erweiterung-outlook365-integration-mit-outlook-auf-civicrm-kontakte-zugreifen/194/4 "2023-08-25T08:21:10Z")
Mit dem Update auf CiviCRM 5.64.1 ist dieses Add-In leider nicht mehr funktionsfähig. Es ist zwar noch aktiv, aber die Eingabe ins Suchfeld löst nichts aus. Schade … ---
**Author:** ![Andreas](https://community.software-fuer-engagierte.de/user_avatar/community.software-fuer-engagierte.de/andreas/32/51_2.png) [@Andreas](https://community.software-fuer-engagierte.de/u/Andreas)\ **Post date:** [26. September 2023 um 14:22 UTC](https://community.software-fuer-engagierte.de/t/die-erweiterung-outlook365-integration-mit-outlook-auf-civicrm-kontakte-zugreifen/194/5 "2023-09-26T14:22:44Z")
Hallo @Regina_Sommerfeld, ich habe gerade erfolgreich auf einem CiviCRM mit 5.64.4 die Integration eingerichtet und es tut alles was es soll. Ich würde Dir empfehlen, in Outlook zu prüfen, ob die CiviCRM Rest API noch die korrekte URL hat (ich habe es schon erlebt, dass plötzlich [https://https](https://https):// drin stand) sowie die Data Processoren zu prüfen (gelegentlich entstehen hier im Zuge von Updates Probleme, z.B. dass Einstellungen in den Source Filtern sich ändern). Mein Fazit wäre jedenfalls: Läuft weiterhin.