Wie alles begann
Mein Name ist Monica Klein, Gründerin der Bildungsinitiative Weekendschool Deutschland e.V… Über 30 Jahre habe ich in der Druck- und Papierindustrie gearbeitet. Im Laufe der Jahre war ich als Abteilungsleiterin, sowie im Marketing, im Business Development und im Vertrieb tätig. In dieser Zeit war die Benutzung eines CRM-Systems für den jeweiligen Job unerlässlich.
Aber in einem Verein? Braucht man das? Hilft das wirklich? Aus meiner Sicht: ein klares JA!
Denn in meinen Augen ist ein CRM-System nicht nur eines der vielen möglichen digitalen Helferlein, sondern eine Haltung.
Ich bin der festen Überzeugung, dass man mit Hilfe eines CRM-Systems und den Daten, die man meist schon hat, viel mehr im Sinne des Vereins erreichen kann. Mehr Menschen erreichen, mehr Spenden sammeln und z.B. eine bessere Öffentlichkeitsarbeit umsetzen.
Aber der Reihe nach – ein Blick an den Anfang:
Unser Verein, Weekendschool Deutschland e.V., wurde 2017 im Juni gegründet, in 2018 haben wir mittels eines Pilotprojekts unseren Ansatz getestet und dann mit den Schüler:innen aus dem Pilotprojekt in 2019 unsere Bildungsinitiative in Hamburg gestartet.
Recht schnell wurden unsere Excel Tabelle(n) mit unseren Kontakten immer länger. U.a. Experten, freiwillige Helfer, Netzwerk-Kontakte, Stiftungen, Unternehmen, Spender, Pressekontakte, Vereinsmitglieder, etc., etc…
Überlegt bitte einmal, wie arbeitet Ihr heute in Eurem Verein / in Eurer Initiative?
- Was meint ihr, wie viele Kontakte habt Ihr?
- Tragt einmal alle zusammen, ihr werdet staunen wie viel da zusammen kommen.
- Wie viele unterschiedliche Excel-Listen habt Ihr?
- Wie viele Mailing-Listen z.B. für Newsletter sind bei Euch im Gebrauch?
- Wie viele Teilnehmerlisten liegen Euch vor? Benötigt Ihr die auch für die nächsten Einladungen?
- Welche Art von Informationen habt Ihr
- Adressen? Geburtstage? E-Mailadressen? Telefonnummern (Mobil, Festnetz, Faxnummern)? Gesprächsprotokolle? Spenden? Teilnehmerlisten?
- Liegen alle Kontakte allen Abteilungen in Eurem Verein vor?
Malt es Euch einmal auf. Ihr werdet staunen, wie schnell das Schaubild immer größer wird.
Sieht das auch bei Euch so aus?
Das ist z.B. nur ein kleiner Ausschnitt aus unseren Daten…
Wobei hilft Euch ein CRM-System?
Man kann die Vorteile in verschiedene Bereiche einteilen.
Grundsätzliches:
- Ein zentraler Ort im Verein für alle Kontaktdaten
- Alle Daten zu einer Person / Organisation / Firma / Stiftung
- Verknüpfungen werden möglich (z.B. Personen mit dem Arbeitgeber, Familienmitglieder)
- DSGVO konformes Arbeiten wird leichter
Kür:
- Mehrfachnutzung der Daten (aus Teilnehmer an Veranstaltungen können z.B. Spender werden)
- Gesprächsberichte liegen direkt beim Kontakt und sind für alle zugängig
- Veranstaltungen können komplett geplant werden
- Newsletter können geschrieben und versendet werden
- Inhalte aus Kontaktformularen von der Webseite können direkt ins CRM-System gespielt werden
- Auswertungen werden einfach möglich
- Abläufe können strukturiert und automatisiert werden
- Mitgliederverwaltung (u.a. Beiträge, Einladungen zur JHV)
- Pressearbeit kann gesteuert werden
- Die gesamte Betreuung der Spender ist an einem Platz
Wofür nutzen wir das CRM-System?
Am Beispiel eines Spenders erläutere ich Euch nun den in unseren Augen großen Vorteil des Einsatzes eines CRM-Systems:
Wir haben von einem Spender die folgenden Daten:
- Name, Adresse, Telefonnummer
- Spendenhöhe
- Spendenhäufigkeit
- Spendenkanal (Paypal, Banküberweisung, Lastschrift, etc.)
- Zu welchen Anlässen/Aktionen hat er gespendet?
- Info, wie er zu uns gekommen ist (persönlicher Kontakt, Zeitungsartikel, Social Media Aufruf, etc.)
- Hat er weitere Personen zum Spenden animiert?
- Wann wurde seine Spendenbescheinigung erstellt?
- Wann wurde von wem ein Dankesschreiben erstellt und versendet?
Mit unserem CRM-System können wir nun den Spender
- Klassifizieren (Klein-, Mittel-, Großspender)
- Ehren (die höchste Spende, am häufigsten gespendet, die größte Gesamtsumme über Jahre, die meisten weiteren Spender gewonnen, etc.)
- Zu speziellen Veranstaltungen einladen
- Erstellen und versenden von Spendenbescheinigungen
- Wenn gewünscht, ihn einfach in den Verteiler für einen Newsletter integrieren
- Wir wissen, wer über welchen Kanal auf unsere Spendenaufrufe aufmerksam wird und können so gezieltere Aktionen entwickeln
Wie gelingt die Einführung eines CRM-Systems?
Jede neue Einführung eines CRM-System ist ein großes Projekt. Egal, ob Ihr noch ganz klein seid, oder ob ihr schön länger ohne eines arbeitet und/oder ein großer Verein seid.
- Die Vereinsführung muss hinter dem Projekt stehen.
- Definiert das Ziel
- Entwickelt eine Strategie (am besten in mehreren Stufen)
- Bindet alle Nutzer ein
- Durchleuchtet eure Organisation
a. Welche Daten liegen wo und bei wem?
b. Welche Abläufe habt Ihr?
c. Welche Abläufe wollt Ihr beibehalten, welche könnten, sollten verändert, vereinfacht werden?
d. Welche Rechte sollen welche Personen erhalten? - Scannt den Markt nach dem für euch passenden CRM-System
a. Jeder Verein, jede Organisation ist anders!
b. Sucht es gemeinsam aus
c. Führt es gemeinsam ein - Nehmt Euch Zeit
a. Arbeitet in keinen Schritten - Feiert jeden erreichten Step zusammen.
- Und nutzt es!
Wer sind wir?
Weekendschool Deutschland e. V.
info@weekendschool-deutschland.org
Die Weekendschool bietet angehenden Jugendlichen aus Stadtteilen mit niedrigem Sozialindex einen ehrlichen Einblick in die mögliche Zukunft. Die Weekendschool-Kids treffen innerhalb von zweieinhalb Jahren auf rund 70 Vorbilder und werden pro Team von rund 30 ehrenamtlichen Weekendschool-Friends betreut und unterstützt.
In unserem CRM-System sind nach vier Jahren rund 1.000 Adresssätze zusammengekommen.
