Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit guter CiviCRM-Integration

Kennt jemand ein DMS mit guter CiviCRM-Integration?

Moin Daniel,
gib uns mal ein paar Hinweise, was du dir als Integrationspunkte wünschst.

Neben „Bonus-Features“ wie z. B. revisionssichere Archivierung von Dokumenten ist der wesentliche Gewinn eines DMS, dass Dokumente leichter gefunden (nicht: abgelegt) werden können.

Wer welchen Bedarf hat, Dokumente gut finden zu können, ist sicherlich je nach Organisation unterschiedlich und wer diese Frage für die eigene Organisation fundiert beantworten kann, ist vermutlich schon mittendrin in der Einführung eines DMS.

Prinzipiell sehe ich bei der Integration von DMS und CiviCRM zwei Aspekte:

  1. CiviCRM erzeugt viele Dokumente, z. B. E-Mails, Zuwendungsbescheinigungen, Teilnahmebestätigungen, … Ein gutes DMS bietet einheitlichen Zugriff auf die verschiedenen Dokumente auch über die Grenzen von Organisationsbereichen und IT-Systemen hinweg. Die CiviCRM-Dokumente sollten daher über das DMS zu finden und anzuschauen sein, wozu eine gute automatisierte DMS-Verschlagwortung der CiviCRM-Dokumente essentiell ist.

  2. CiviCRM-Nutzer:innen möchten mittels CiviCRM einen Überblick über einen Kontakt bekommen oder auch bestimmte Informationen zu einem Kontakt in CiviCRM nachschauen. Dabei sind auch Dokumente relevant, die außerhalb von CiviCRM erzeugt werden, z. B. ein postalisch zugesandtes Kündigungsschreiben eines Mitglieds. Bestimmte Dokumente sollten daher auch über CiviCRM zugänglich sein.

Die Konkretisierung dieser beiden Aspekte für eine bestimmte Organisation, so dass die Leute tatsächlich besser arbeiten können hinterher, halte ich für keine triviale Aufgabe. In den für mich relevanten Organisationen ist diese Anforderungsanalyse (noch) nicht erfolgt, weshalb ich deine Rückfrage nicht genauer beantworten kann. Allerdings sollte eine gute Anbindung zwischen DMS und CiviCRM auch nicht von den speziellen Anforderungen einzelner Organisationen abhängen, sondern ausreichend generisch sein.

Wie schon oben angesprochen ist das ein sehr weites Feld. Die einzige (eher einfache) vordefinierte Integration die mir bekannt ist hat CiviCoop gebaut: Extensions / Nextcloud Integration · GitLab

Noch zwei Anmerkungen zum Kommentar von Rowo-DS:

Viel der von CiviCRM erzeugten Dokumente werden gar nicht „persistiert“ also als Datei irgendwo abgelegt sondern nur temporär zum Download bereitgestellt. Hier wäre ein Ansatz, dass diese dann in Nextcloud doch gespeichert werden, man müsste dann aber an vielen Stellen an denn in CiviCRM Dateien erzeugt werden ran.

Um aus CiviCRM heraus Suchfunktion auf / für Dokumente zu haben müsste man entweder alle (relevanten) Dokumente als Aktivitäten o.ä. in CiviCRM ablegen, oder aber via Schnittstelle direkt in Nextcloud suchen. Bei letzteren Ansatz hat man natürlich das Problem, dass man/Nextcloud erst mal gar nicht weiß, welche CiviCRM-Kontakte „an einem Dokument beteiligt sind“.

Als weitere Ergänzung: Wir würden gern in der Zukunft auch CiviOffice an Nextcloud (und ggf. weitere DMS) anbinden, so dass man auf Nextcloud-Dokumente als Vorlagen für CiviOffice zugreifen kann. Dabei könnte man auch prüfen, ob die erzeugten Dokumente direkt in der Nextcloud statt in CiviCRM gespeichert werden können. Das Projekt wartet aber noch auf Finanzierung. :wink: