Wer kennt es nicht: Wie war nochmal der Kontakt von XY? Seit wann ist XY schon bei uns ehrenamtlich tätig? Wie viele Spenden haben wir in diesem Jahr eigentlich schon gesammelt? Wer hat eigentlich unseren letzten Newsletter erhalten? Ob in Excel-Listen, in Notizbücher, auf Klebezetteln oder bei verschiedenen Personen sind all diese Infos dezentral gesammelt. Im Arbeitsalltag stellt ihr aber sicherlich auch häufig fest, dass nicht immer alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand sind, da ihnen Informationen fehlen. Eine gut gepflegte Datenbankstruktur kann helfen, viele Lücken zu füllen und als erste Informationsquelle zu dienen. Wichtig dabei ist, sich frei zu machen von konkreten Vorstellungen, wie das System zuzusehen hat. Jedes System ist anders, jedes hat seine Tücken, aber auch wunderbaren Möglichkeiten, um Wissen sichtbar und nachhaltig erreichbar zu machen. Worauf ihr achten solltet und welche Fragen ihr euch stellen solltet, bevor ihr euch für ein CRM entscheidet, erfahrt ihr hier:
Neu ist immer anders: Nutzt ihr bereits ein CRM, wollt aber umsteigen? Dann macht euch frei davon, dass das neue System komplett mit dem alten übereinstimmt. Ihr habt euch entscheiden, ein neues System einzuführen, also wird das Erscheinungsbild anders und die Abläufe ändern sich.
Veränderungen als Chance verstehen: Ein großer Vorteil der Einführung eines neuen Systems ist, vorhandene Prozesse zu hinterfragen und ggf. neu zu denken; vieles könnt ihr sicherlich auch übertragen.
Gestaltet den Veränderungsprozess gemeinsam. Die Entscheidung für ein neues System ist maßgebend für die nächsten Jahre, deshalb sollte nicht nur technisch ein funktionierender Standard gesetzt werden, sondern auch das Kollegium mitgenommen werden.
Wünsche und Bedarfe vorab klar definieren: Nehmt euch Zeit in allen Bereichen in eurer Organisation die Bedarfe zu klären. Schließlich sind beispielsweise in der Buchhaltung andere Punkte wichtig als in der Projekt- oder Öffentlichkeitsarbeit. Welche Wünsche bestehen in den jeweiligen Bereichen? Was hat bislang sehr gut funktioniert und wie? Wo gibt es Handlungsbedarf? Beginnt mit der Auflistung all dieser Punkte bevor ihr euch verschiedene Produkte anschaut.
Angebote einholen und genau informieren: Die Einführung eines CRM kostetet Geld, plant also genügend Budget ein – oftmals kommen im Laufe des Prozesses weitere Kosten auf euch zu, um bestimmte Wünsche und Bedarfe zu erfüllen. Denkt genau darüber nach, welche (Programmier-) Aufgaben ihr intern vergeben könnt und an welchen Stellen externe Unterstützung notwendig ist. Informiert euch über die verschiedenen Optionen und nutzt eure Netzwerk, um Erfahrungswerte einzuholen.
Ein System für alle(s)? Wichtig bei der Entscheidung ist auch verschiedene Nutzergruppen zu identifizieren: Es gibt die Programmiererinnen, die Key Userinnen (Personen, die „den Hut aufhaben“, in bestimmten Bereichen besonders geschult sind und den großen Überblick haben) und die Anwenderinnen (all diejenigen, die im Alltagsgeschäft mit all den Inhalten und Möglichkeiten arbeiten). Wichtig ist hier: Nicht jeder muss oder soll alles können. Es sollten jedoch von Beginn an max. drei Personen auserkoren werden, die intensiv bei der Neustrukturierung und Entwicklung beteiligt sind und möglichst die verschiedenen Bedarfe aus dem Kollegium kennen und einbringen können.
Plant genügend (Übergangs-)Zeit ein. Die Einführung eines neuen Systems nimmt sehr viel Zeit in Anspruch. Auf technischer Ebene müssen die Voraussetzungen geschaffen werden, ggf. müssen „alte“ Datensätze aufbereitet werden. Bevor die Daten übertragen werden, bietet sich hier auch noch einmal an, darüber nachzudenken, welche Datensätze wirklich in der neuen Datenbank landen sollen und welche ggf. auch final archiviert werden können. Achtet auch darauf, dass ggf. das „alte“ System noch abrufbar ist. Hier bietet es sich an genügend Überganzgeit einzuplanen, damit ihr nachsehen könnt, wie etwas vorher aussah oder wo welche Datensätze zu finden waren. Das hilft bei der Programmierung, um Verknüpfungen richtig zu setzen.
Aber auch für interne Schulungen und Lernprozesse müsst ihr genügen Zeit einplanen. Nehmt das Kollegium mit, geht auf die verschiedenen Lernschritte ein, wiederholt Übungen und regt dazu an, die Datenbank aktiv zu nutzen. Bietet gerade zu Beginn Erfahrungsaustausch und Sprechstunden an, um Fragen gemeinsam zu beantworten.
Formuliert eure Bedarfe sehr präzise. Was wünscht ihr euch von dem neuen System? Welche Funktionen nutzt ihr täglich? Welche könnten euch die Arbeit erleichtern? Was wäre wünschenswert, aber (noch) nicht dringlich?
Ein CRM ist nur so gut, wie ihr es pflegt. Somit erleichtert es die Arbeit immens, macht aber natürlich auch Arbeit! Wenn ihr euch für CiviCRM entschieden habt und die Arbeit losgeht, denkt an folgende Punkte:
- Eure Datensätze sind nur so gut, wie ihr sie pflegt.
- Lasst euch nicht vom Aussehen abschrecken, lasst euch darauf ein, es lohnt sich!
- Teilt euch die Wissensgebiete auf – nicht jede*r muss alles wissen.
- Das gesamte Kollegium sollte das CRM nutzen – unterstützt sie dabei.
- Überlegt euch passende Hilfestellungen: Erstellt ein Wiki, in dem ihr die verschiedenen Begriffe erklärt. Biete regelmäßige Sprechstunden und Schulungen an.
- Eine Person sollte dauerhaft „den Hut aufhaben“, um den Überblick zu behalten. Diese Person sollte ein gewisses technisches Verständnis mitbringen und sich in komplexe Inhalte einarbeiten, Wissen vermitteln und Schwachstellen identifizieren können
- Bietet gegenseitige Hilfe an, bildet Arbeitsgruppen, tauscht euch intern aus.
- Tauscht euch auch mit anderen, externen Nutzerinnen und Nutzern aus und lasst euch inspirieren, wie andere CiviCRM nutzen.
- Nutzt verschiedene CiviCRM-Komponenten und die diversen Erweiterungen, die Abläufe sehr erleichtern.
Tipps für Wissenstransfer:
Nutzt die Funktionen des Systems und unterstützt eure Kolleginnen und Kollegen dabei! Sorgt für eine kontinuierliche Pflege der Daten, findet euren Rhythmus um Daten auf Aktualität und Richtigkeit zu überprüfen.
20-Minuten-Civi (interne Veranstaltungen)
Nach der Einführung von CiviCRM solltet ihr sehr regelmäßige, kurze Treffen einplanen, in denen ihr euch für max. 20 Minuten einem Thema widmet. So können Fragen gestellt und beantwortet werden. Wichtig: Nehmt diese Treffen auf! Das hilft um später Wissen aufzufrischen oder Neuen den Einstieg zu ermöglichen.
Zeig doch mal: Das Wissen aus dem Netzwerk nutzen
Tauscht euch mit anderen, die ebenfalls CiviCRM nutzen aus und nutzt das kollektive Wissen, um kleinere Fragen auf Anwendungsebene auf schnellem Wege zu klären oder Inspirationen für bestimmte Abläufe zu finden.
