Dubletten bei Eventanmeldung

Häufige Frage weitergestellt: Ein Verband bietet regelmäßig Weiterbildungen für seine Mitgliedsorganisationen an. Wenn sich deren Mitarbeiter*innen bei diesen Events anmelden, müssen sie auch angeben, bei welcher Mitgliedsorganisation sie arbeiten. Dabei entstehen Unmengen an Dubletten – hat jemand eine Idee, wie man das lösen könnte?

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Vielleicht ist die Erweiterung publicautocomplete das, was Du suchst? Damit kannst Du das Feld für die Organisation in der Eventanmeldung als Autocomplete-Feld einbinden und definieren, dass dort eure Mitgliedsorganisationen als Auswahl erscheinen.

Und sogar noch besser:

  • Du kannst einstellen, dass nur die Kontakte einer bestimmten Gruppe oder einer Kontaktart angeboten werden (also auch nur die relevanten Mitgliedsorganisationen öffentlich zeigen)
  • Du kannst definieren, dass erst eine Mindestanzahl an Buchstaben eingegeben werden muss, bevor passende Treffer vorgeschlagen werden (statt alle möglichen anzuzeigen)

Hallo,

weisst du ob es hier einen SPAM-Filter gibt? Sonst könnte man die Extension missbrauchen, um bei falscher Konfiguaration alle Organisationen der Datenbank abzugrasen?

Wie werden denn die Anmeldeseiten des Verbandes technisch gestaltet? Eine elegante, sichere aber natürlich nicht total triviale Möglichkeit wäre natürlich, die Extension FormProcessor (Form Processor | CiviCRM) und die Extension XCM (Extended Contact Matcher | SYSTOPIA Organisationsberatung) zu verwenden. Selbst habe ich das noch nicht gemacht, wäre aber vielleicht ein Ausgangspunkt für eine Recherche.

Halle Bene,
den von dir gewünschten Filter gibt es tatsächlich in der Erweiterung publicautocomplete !

Du kannst dort angeben, dass die Treffer erst angezeigt werden, wenn eine von dir festgelegte Anzahl von passenden Zeichen eingegeben wurde. Wenn du dort z.B. „3“ eingibt, dann werden nur die Treffer angezeigt, die dort passen.
Das gibt in aller Regel eine hinreichende Sicherheit.

Diese Extension scheint genau das zu bieten, was wir derzeit suchen. Ich habe sie installiert, aber weiß jetzt nicht genau, wie ich die Funktionen anwenden kann. In der Konfiguration der Veranstaltungen finde ich leider keine Option.
Hat jemand einen Tipp!

Dank & Gruß,
Regina

Leider gibt es für diese Erweiterung keine Konfiguration über die Nutzeroberfläche – Du musst wie auf github beschrieben die gewünschten Einstellungen durch das Setzen von Variablen in der Datei civicrm.settings.php vornehmen. Es ist empfehlenswert das zunächst auf einem Testsystem auszuprobieren.

Alles klar. Danke für die Info und die Warnung, Andreas.

Hallo,

ich möchte das Thema gerne noch einmal aufgreifen.
Da ich mich an die Konfiguration der empfohlenen Extensions über die civicrm.settings.php nicht herantraue und wir noch kein Testsystem haben, versuche ich noch immer, mit Bordmitteln die richtigen Einstellungen herauszufinden:
Duplikatserkennung

  • Wenn ich bei der Duplikatserkennung „unsupervides rule“ auswähle, werden zwar keine Dubletten angelegt, aber die bestehenden Kontakte überschrieben.
  • Wenn ich „supervised“ (name und E-Mail) auswähle, habe ich Dubletten und Mehraufwand.

Was wäre die richtige Einstellung, damit bestehende Kontakte erkannt, aber nicht überschrieben werden?

Freue mich über jeden Tipp.

Dank & Gruß,
Regina

Du kannst Dir ja unter „/civicrm/contact/deduperules?reset=1“ eigene Regeln definieren und diese dann bei Events auswählen. Du könntest bspw. eine machen wie im Screenshot, dann würden Kontakte gematcht /erkannt werden, die dieselbe E-Mail-Adresse und denselben Vornamen haben. Andernfalls werden neue Kontakte angelegt.

Die Regel ist aus meiner Sicht sehr gut allerdings gibt es die perfekte Regel nicht, es ist immer ein abwägen zwischen „mehr Duplikate entstehen“ vs. „gar keine falschen Matches“. Beachte auch, dass wenn ein Kontakt gematcht wird, Informationen ggf. mit den eingegebenen Daten überschrieben werden und man das ggf. nur noch im Änderungsprotokoll nachvollziehen kann (erweitertes Logging aktivieren?).

Leider funktioniert die Erwiterung „Extended Contact Matcher“, welche viele dieser Fragen adressiert (nur bestimmte Felder überschreiben, Änderungsaktivitäten anlegen, mehrstufiges Matching…), noch nicht für die in CiviCRM integrierten Eventanmeldungen.

Hallo Fabian,

vielen Dank für deine Vorschläge und Erklärungen.
Leider funktioniert die vorgeschlagene Regel auch nicht, da Kontaktdaten überschrieben werden.
Wenn man bewusst mit Duplikaten arbeitet, wäre es natürlich schön, wenn man diese auf dem ersten Blick erkennen könnte. Gibt es dafür einen Trick?

Dank & Gruß,
Regina

Du kannst die unter „/civicrm/contact/deduperules?reset=1“ definierten Regeln ja benutzen um (potentielle) Duplikate anzeigen zu lassen und zusammenzuführen. Bei allen Kontakten ohne Datenkonflikte geht das sogar automatisch, bei allen anderen musst Du eine manuelle Zusammenführung machen. Details dazu findest Du im Nutzer*innenhandbuch: Deduping and Merging - CiviCRM User Guide - CiviCRM Documentation

Es fühlt sich für mich zwar immer noch etwas merkwürdig an, immer Duplikate anlegen zu lassen aber vielleicht passt das einfach für Euren Anwendungsfall :wink: