Erfahrungswerte zu Tags & Gruppen gesucht

Hallo in die Runde,
wir sind derzeit dabei Civi bei uns einzuführen und richten uns gerade ein.
Dabei stolpern wir noch etwas bei den Fragen rund um die Nutzbarkeit von Gruppen und Tags.
Uns scheint es so, als hätten wir bereits jetzt eine etwas zu unübersichtliche Anzahl an Gruppen, um es im Formular angenehm auswählbar zu halten (also ewiges Scrollen im DropDown zu vermeiden).
Wir würden uns sehr über Austausch und Erfahrungswerte dazu freuen.
Gerne auch bei einem virtuellen Termin.
Gibt es dafür hier Freiwillige?
Ewige Dankbarkeit ist garantiert =)

Liebe Grüße,
Clara & Ylva aus der Deutschen Kinder- und Jugendstiftung.

Bin auch neu in dem Thema aber habe gehört, dass die folgende Grundregel sinnvoll ist: Gruppen verwenden, wenn mit den betreffenden Kontakten in CiviCRM etwas gemacht werden soll, z. B. Rundschreiben an die Gruppe. Tags verwenden, wenn dies nicht der Fall ist.

Das adressiert natürlich erstmal gar nicht das genannte Problem. Fand ich als Neuling aber hilfreich den Hinweis.

Welche „Formulare“ sind denn hier gemeint?
Die allgemeine „Such“-Masken im Civi-Backend?

Wir benutzen die Tags sehr intensiv im Backend - es ist die schnellste Lösung um Kontaktgruppen zu finden wenn die Tags einmal zugewiesen wurden, bspw. „Regionalgruppe Heilbronn“, „Jahrgang 2020“ u.ä…

Diese Suchergebnisse werden dann benutzt um eine temporäre Gruppe für ein Mailing zu erstellen. Temp. Gruppen können über die Extension „temporary Groups“ erstellt werden (s. https://lab.civicrm.org/extensions/temporarygroups).