Eventhandling: Terminübersichten, Terminerinnerungen und Nextcloud-Sync

Hallo zusammen,

den ganzen Block frühstücke ich einmal in diesem Thema ab. Ideen und Fragen zu einem oder mehreren Unterthemen ist sehr willkommen.

Kurz zu uns

Kleiner Verein, 60 Mitglieder, bis 5-90 Aktive, in Deutschland verteilt, alles Ehrenamt, WP+Civi auf SharedHosting, Nextcloud auf VPS.

Status Quo

Bislang haben wir Termine v.a. per Rundschreiben verschickt und händisch in den Nextcloud Kalender eingetragen.

Nachteile Status Quo

  • keine automatisiert versandte Terminübersicht
  • Termine stehen nicht auf der Webseite
  • händischer Mehraufwand (Civi+Nextcloud)
  • Späte Termineinladung (Rundschreiben sind zwar technisch planbar, häufig haben wir davon aber keinen Gebrauch gemacht)

Ideal

  • Termine werden in Civicrm angelegt, einige erscheinen auf der Webseite
  • alle Termine werden nach Nextcloud synchronisiert
  • Einladungen werden automatisch 1-2 Wochen vor jeweiligem Termin verschickt, ggf. automatisierte Erinnerung (1 Tag vorher)
  • Alle 30 Tage geht eine Terminübersicht mit Terminen der nächsten 60 Tage raus

Wo wir stehen

Termine Öffentlich/Nichtöffentlich

Wenn ich es recht sehe, kann ich in Civievent bei einer Veranstaltung einen Haken an „Öffentlich“ machen. Die Veranstaltung wird dann auch auf der Seite in einer Liste/Kalender angezeigt. Wenn ich den Haken rauslasse wird der Termin nicht angezeigt. Wer allerdings Interesse hat könnte über einen direkt Zugriff via /civicrm/event/info/?reset=1&id=1286 auf die Veranstaltung zugreifen?! Das ist unschön. Ich will z.B. unsere vereinsöffentlichen Vorstandssitzungen auch via CiviCrm intern bewerben, aber nicht auf der Webseite haben. Alternativ könnte ich wohl den Haken bei Veranstaltung aktiv rauslassen, aber das hat vermutlich andere Auswirkungen.

Einladung/Erinnerung

Ich kann z.B. Arbeitskreistreffen als Serientermin erstellen. Eigentlich will ich die Erinnernfunktion des Events nutzen um automatisiert zum Termin einzuladen. Dies müsste ich aber dann wohl für jedes Element des Serientermins einzeln aktivieren?! Unschön. Alternativ gibt es eine Funktion unter Admin > Kommunikation > Automatische Erinnerungsmails (/wp-admin/admin.php?page=CiviCRM&q=civicrm%2Fadmin%2FscheduleReminders&reset=1), die ich via Eventtyp ansteuern kann. Damit müsste ich nicht händisch für jedes Serienelement eine Erinnerung aktivieren.

Kürzlich habe ich erst eine Test-Konferenz in der Zukunft angelegt und dann die Funktion (angestoßen an fixem Datum) für den Eventtyp „Konferenz“ ausprobiert. In Folge haben auch Teilnehmerinnen früherer Konferenzen diese Testmail erhalten. Nun könnte ich das für die Vergangenheit durch Neuanlage weiterer Veranstaltungstypen lösen, aber ich komme ja wieder neu in das Problem hinein, Versand der Erinnerung an frühere Teilnehmerinnen des Arbeitskreises. Vermute ist das tatsächlich ein Bug?!

Einladung/Erinnerung - Token und Gruppen

An wen sollen Einladungen/Erinnerungen gehen? An Menschen, die sich jeweils via Website angemeldet haben. Aber auch an Personen der Gruppe Aktiv (oder Landwirtschaft etc.). Leider funktionieren aber einige notwendige Tokens nicht für additional Groups. Siehe mein Bug-Report: Scheduled Reminder token fails for additional group (#59) · Issues · Development / Events · GitLab

Auch gibt es meines Wissens nach keine Möglichkeit Gruppen automatisiert über CiviRules als Teilnehmer*innen hinzuzufügen.

Teilnehmer*innen könnten wohl händisch hinzugefügt werden, aber dann fehlen mir ja immer die neuen Personen, die ich händisch nachpflegen müsste.

Weil ich zuvor schon Mailman-Verteiler aufgesetzt habe und die Mitglieder der Verteilerliste mit CiviCrm-Gruppen synchronisiert habe: Ich könnte wohl jeweils eine Person mit der Mail des Mailman-Verteilers hinzufügen, dann erhalten alle Person die Termineinladung über Mailman. Frage wäre nur, wie ich diese Person automatisiert als Teilnehmer*in hinzugefügt bekomme.

Terminübersicht

Es gibt über die Erweiterung Fancytoken (Fancy Tokens | CiviCRM) mehrere Tokens für eine Terminübersicht (verschiedene Zeiträume). Das funktioniert auch soweit. Ein paar Anpassungen habe ich in com.pogstone.fancytokens/fancytokens.php at master · sgladstone/com.pogstone.fancytokens · GitHub ab Z. 499 folgend gemacht, damit das Datumsformat stimmt. Nun möchte ich das Mailing einmal im Monat verschicken. CiviRules kennt aber leider nur einen Dailytrigger. Für mich war eine entsprechende Codeanpassung nicht offensichtlich.

Termin Synchronisierung mit Nextcloud

Das einfachste wäre wohl die Civi-Termine irgendwie mit Nextcloud zu abonnieren und den Nutzer*innen zur Verfügung zu stellen. Das scheitert aber an Allow (internal) sharing of subscribed webcal calendars · Issue #1600 · nextcloud/server · GitHub. Ich habe also ein Synchronisations-Script gebastelt und war damit, wenn ich mich nicht falsch erinnere, schon recht weit, habe es dann aber aufgrund der anderen Probleme, siehe oben, zurückgestellt.

Haben jetzt nach dem Camp ein paar neue oder alte Hasen Ideen zu den Anliegen?