Fehler beim Import (verstehen und vermeiden)

Liebe Community,

selbst nach zwei Jahren Nutzung habe ich offenbar noch immer Probleme mit der Civi-Logik. Dies zeigt sich besonders beim Import von Kontakten. Ich verwende die Funktion recht oft, wenn mehrere Datensätze geändert werden müssen, d. h. ich exportiere, ändere und re-importiere - theoretisch zumindest. In der Praxis habe ich danach immer seltsame Duplikate oder unerwünschte Änderungen. Ich vermute es liegt an der Duplikatsprüfung und der Auswahl „aktualisieren“ oder „füllen“. Könnte jemand dazu vielleicht mal ein kurzes
knackiges Wiki mit den wichtigsten Eckdaten (wann nutz man was und warum) erstellen?

Hier mal zwei Praxisbeispiele:

  1. Wir haben mehrere Tausend Schulen inkl. Beziehungen (Personen) aus vier Bundesländern in unseren Kontakten. Natürlich gibt es dann bestimmte typische Schulnamen (Sophie Scholl, Albert Einstein etc.), die oft auftauchen. Wir haben nach dem ersten Desaster schnell gelernt und hinter diesen Schulnamen immer den jeweiligen Ort geschrieben. Dennoch passiert es vor allem nach neuen Importen, dass einer Schule Personen zugeordnet werden, die an einer Schule gleichen Namens aber in einer anderen Stadt arbeiten. Wie kann man das schnell und sicher lösen? Und - viel wichtiger - wie kann man das in Zukunft vermeiden?

  2. Einträge aus einem benutzerdefinierten Feld sollen in ein Systemfeld übertragen werden. Ich exportiere dafür Name, Arbeitgeber, E-Mail, benutzerdefiniertes Feld und Systemfeld. Dann kopiere ich in der CSV-Datei die gewünschten Spalten und importiere die Datei wieder (mit Duplikatsprüfung auf „aktualisieren“ und Regel zur Duplikaterkennung auf „Name und E-Mail (geblockt) - Supervised“). Dann habe ich auf einmal Duplikate mit Namen und korrektem Systemfeld, aber ohne E-Mail-Adresse.

Ich würde mich sehr freuen, wenn jemand meine Denk- und Handlungsfehler erkennt und Hilfe geben kann.

Vielen Dank und herzliche Grüße,
Regina.

Hallo Regina,

ich kenne mich da zugegebenermaßen auch noch nicht besonders gut aus und ich weiß auch nicht, ob ich Dein Problem richtig verstehe, aber ich versuche es mal.

Ich exportiere dafür Name, Arbeitgeber, E-Mail, benutzerdefiniertes Feld und Systemfeld.

Ich denke, dass Du in Deinem Anwendungsfall immer nur die Daten exportieren und importieren musst, die Du auch tatsächlich benötigst. Wenn Du die Zuordnung der Importe zu bestehenden Kontakten anhand der Kontakt-ID vornimmst, benötigst Du eigentlich die Felder für Name, Arbeitgeber, E-Mail, usw. gar nicht, sondern nur die Kontakt-ID und das benutzerdefinierte Feld.

  • Exportierst Du denn die Kontakt-ID mit?
  • Und stellst Du beim Import ein, dass Kontaktduplikate anhand der ID zugeordnet und aktualisiert werden sollen?
  • Ordnest Du in den Import-Einstellungen die Kontakt-ID-Spalte dem Eintrag „Contact ID“ zu?

LG
Marc

1 „Gefällt mir“

Hallo Regina,

„füllen“ bedeutet, dass Felder in denen in CiviCRM keine Information ist, in der CSV Datei aber schon, die Info angereichert wird. Sollte es in CiviCRM in anderen Feldern Daten geben, werden sie durch Input in der CSV-Datei nicht überschrieben.

„Aktualisieren“ bedeutet, dass jegliche Daten aus der CSV-Datei übernommen wird und jeder Datenbankeintrag aus CiviCRM mit dem Input aus dem Upload überschrieben wird.

Ich nutze dieses feature von CiviCRM zur Datenkorrektur schon länger nicht mehr, weil ich auch immer nachdenken muss, was da wirklich geschieht und im schlimmsten Fall halt valide Daten überschrieben/gelöscht werden. Hast du schonmal versucht, Profile für deine Änderungen zu definieren? Zugegebenermaßen, es können immer nur 100 Datensätze auf einmal verändern, es gibt aber auch mehr Kontrolle :wink:

Viele Grüße
Bene

1 „Gefällt mir“

Liebe Regina,

mir fällt noch etwas ein: Hast du passende Regeln für das Zusammenführen von Kontakten definiert. Der Import sucht meines Wissens nach Regeln, die „unbeaufsichtigt“ verwendet werden dürfen.

Die Regeln kannst du hier finden: /civicrm/contact/deduperules

Wir haben jeweils eine Regel, die auf jeden Fall anspringt, wenn die CiviCRM-ID gematcht wird.

Das funktioniert bei uns sehr zuverlässig.

Eine gute Dokumentation zu den CiviCRM Dedupe Rules gibt es hier: Understanding CiviCRM Dedupe Rules | CiviCRM

Vielleicht ist das ein Ansatzpunkt für dich?

Viele Grüße
Benedikt

Viele Grüße
Benedikt

1 „Gefällt mir“

Noch eine Ergänzung zum Thema Füllen:
Wenn der vorhandene Datensatz eine Adresse gleichen Typs schon hat, wird sie nicht aktualisiert. Dabei wird nicht nach unterschiedlichen Adress-Feldern unterschieden. Wenn Du zum Beispiel im vorhandenen Datensatz eine Adresse vom Typ „dienstlich“ hast, bei der Postleitzahl und Ort gefüllt sind, Straße und Adresszusatz aber nicht, und Du dann einen Datensatz importierst, mit dem Du die Straße ergänzen möchtest, funktioniert das nicht im „Füllen“-Modus. :man_shrugging:t4:

1 „Gefällt mir“

Hallo zusammen,

ich danke euch allen sehr für die hilfreichen und verständlichen Antworten.

Bleibt für uns das Problem der falschen Beziehungen (Schule A hat verknüpfte Beziehungen zu Personen aus Schulen B, C und D). Kann man sowas halbwegs automatisiert lösen? Oder geht das tatsächlich nur händisch?

Dank & Gruß,
Regina