Förderanträge managen mit CiviCRM? Dafür gibt es jetzt endlich eine erstklassige Lösung 
Das Kerngeschäft von Stiftungen und anderen Organisationen, die Fördermittel zu verteilen haben, lässt sich so zusammenfassen: Anträge entgegennehmen, prüfen und bewilligen; Gelder auszahlen; Verwendungsnachweise entgegennehmen und prüfen. Klingt einfach, ist aber mit sehr viel Verwaltungsaufwand verbunden, sowohl für die Förderorganisation als auch für die Antragsteller*innen. Hier ist also dringend eine leistungsstarke Lösung zur Digitalisierung und Prozessunterstützung gefragt - am besten natürlich Open Source.
In der Vergangenheit leistete CiviCRM solchen Organisationen bestenfalls mittelmäßige Dienste. Die Kernkomponente CiviGrant ist kaum dafür geeignet. Mit CiviCase kann man den Verwaltungsprozess unterstützen, allerdings mit deutlichen Grenzen, was Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit angeht - eine ganzheitliche Lösung für den Gesamtprozess ist damit kaum umsetzbar. Daher haben wir uns sehr gefreut, dass wir im Auftrag von Arbeit und Leben endlich eine richtige Lösung entwickeln konnten: das Förderantragsportal für CiviCRM.
In unserem Projekt war dabei nicht nur eine Software gefragt, die alle Aspekte des Verwaltungsprozesses passgenau unterstützen kann. Wir wollten auch ein optimales Benutzererlebnis für die Antragsteller*innen in Form eines Webportals bieten. Dort sollte man sich über Fördermöglichkeiten informieren, Anträge stellen, laufende Antragsverfahren einsehen, Bewilligungsverträge herunterladen, Auszahlungen beantragen und Verwendungsnachweise erstellen können.
(Alle Screenshots wurden in einer Entwicklungsumgebung erstellt und enthalten keine echten Daten.)
Das Konzept
Da die CiviCRM-Kernkomponenten keine gute Ausgangsbasis boten, haben wir in einer CiviCRM-Extension zahlreiche neue Entitäten mit APIs, Searchkits und Formularen implementiert. Anstatt Grants oder Cases „zurechtzubiegen“, arbeiten wir mit eigens entwickelten Objekten wie Anträgen, Förderungen und Bewilligungen, Verträgen und Auszahlungen usw. Die innere Logik dieser Strukturen konnten wir so optimal auf die Anforderungen des Antragsmanagements hin entwickeln.
Unser in Drupal umgesetztes Antragsportal ist von CiviCRM getrennt und kommuniziert nur per API mit dem Backend. Unsere API-Erweiterungen liefern alle notwendigen Daten: Welche Aktionen darf der*die Antragsteller*in ausführen, auf welche Anträge hat er*sie Zugriff, wie soll das Antragsformular strukturiert sein etc.? Im Frontend werden aus diesen Informationen benutzerfreundliche Formulare und Ansichten generiert, wobei Style und Layout individuell angepasst werden können.
Alle Komponenten sollten dabei so modular und flexibel sein, dass wir verschiedenste Prozessvarianten damit abbilden können - sowohl für Antragsteller*innen als auch für Prüfer*innen.
Die Umsetzung
Der Großteil der Entwicklungsarbeit ist bereits geleistet, und gemeinsam mit unserem Pilotkunden freuen wir uns auf den geplanten Go-Live noch in diesem Herbst!
Nicht ohne Stolz können wir sagen, dass es eines der größten und innovativsten Entwicklungsprojekte von SYSTOPIA bisher ist. Zudem sind natürlich alle Tools unter freier Lizenz veröffentlicht und stehen der Community zur Verfügung.
Im Rahmen des Projekts haben wir bislang folgende Extensions und Module neu entwickelt, weiter entwickelt oder integriert (ohne Anspruch auf Vollständigkeit):
- funding (CiviCRM-Extension)
- civiremote_funding (Drupal-Modul)
- drupal-json_forms (Drupal-Modul)
- Opis JSON Schema + opis-json-schema-ext (PHP-Pakete)
- Symfony ExpressionLanguage + expression-language-ext (PHP-Pakete)
- external-file (CiviCRM-Extension)
- civiremote + cmrf + de.systopia.xcm + de.systopia.identitytracker (Toolkette zur Anbindung von Drupal-Portalumgebungen)
- de.systopia.civioffice (mit neuen Entwicklungsschnittellen versehen)
Damit kann auch bereits der größte Teil der Anforderungen im Pilotprojekt abgedeckt werden. Unfertig ist derzeit noch der Prozessabschnitt zur Erfassung und Prüfung von Verwendungsnachweisen, dessen Entwicklung wir aber in den nächsten Monaten abschließen werden.
Suchen Unterstützung - bieten erstklassige Lösungen auf Basis eines hochflexiblen Frameworks
Neben unserem sehr engagierten Pilotanwender ist den beiden bisherigen Förderern des Projekts, der DSEE und dem Bundesfamilienministerium, zu danken. Die Liste ist aber nicht vollständig, denn auch wir von SYSTOPIA leisten im Moment sehr viel mehr als die Budgets hergeben. Insofern sind wir selbst einer der größten Förderer des Projekts und als Entwickler auf weitere Unterstützung aus der Community angewiesen.
Warum ist das so? Wieso haben wir nicht einfach nur das umgesetzt, was mit den initialen Budgets machbar war? Vor allem kommt der Ressourcenmangel daher, dass wir sehr viel Arbeit darauf verwendet haben, generische und modulare Tools zu bauen. Das ist immer deutlich aufwändiger, als nur ein einziges Anwendungsszenario umzusetzen. Die obige Liste der Tools, die der Community zur Verfügung gestellt werden, mag einen ersten Eindruck davon vermitteln. Zudem gibt es - wie meistens - noch viele Wünsche nach weiteren Funktionen (z.B. mehr Konfigurationsmöglichkeiten). Diese werden wir nicht alle ohne weitere Mittel umsetzen können.
Daher suchen wir nun weitere Pilotanwender*innen, die einerseits unseren Entwicklungsaufwand mit einem Beitrag nach ihren Möglichkeiten unterstützen können, und die andererseits in den Genuss einer erstklassigen, individuellen Lösung für ihr Antragsmanagement kommen möchten. Nicht zuletzt leisten gerade auch Pilotanwender*innen besonders wertvolle Beiträge zum Gelingen von Open-Source-Projekten wie diesem.
Interessiert? Gern zeigen wir euch das Förderantragsportal in unserer Demo-Umgebung und besprechen eure Anforderungen und die mit der Umsetzung verbundene Aufwände mit euch - meldet euch aktuell am besten bei Lena unter jukna@systopia.de.
