wir nutzen CiviCRM zur Verbands- und Förderverwaltung. Wir möchten eine fortlaufende Statistik zu unseren Mitgliedszentren führen. Bisher passiert das in Excel oder sonstwo, aber wir würden die Daten gerne in Civi erfassen und pflegen. Dabei sollen verschiedene Daten jährlich erfasst werden, z.B. die Zahl der Mitarbeitenden, Veranstaltungen, Besucher*innen, etc.
Nun rätseln wir etwas, wie wir das am sinnvollsten anstellen. Angedacht ist, mit einem Abfrageformular jährlich die benötigen Infos abzufragen. Nur wo schreiben wir sie dann hin? Für jedes Jahr und jeden Wert ein neues Custom Field anzulegen, scheint wenig sinnvoll. Custom Fields mit multiplen Einträgen klingen sinnvoll. Ein erster Test ist aber nicht zufriedenstellend verlaufen. (Ist es wirklich so, dass Werte aus Custom Fields mit multiplen Daten nicht mittels Searchkit abgerufen werden können??).
Hat jemand Erfahrungen mit so einer Anforderung? Nutzt ihr selbst fortlaufende Datenreihen? Ich würde mich über Tipps freuen!
Was spricht denn gegen Excel? Möchtet ihr mit den Daten in CiviCRM noch etwas bestimmtes machen, außer sie dort abzulegen?
Falls ihr anderweitig eure Mitarbeiter:innen als Kontakte in CiviCRM pflegt oder falls ihr euer Veranstaltungsmanagement bereits mit CiviCRM macht, könntet ihr entsprechende Auswertungen mit SearchKit bauen. Aber vermutlich macht ihr ja die Abfrage an die Mitgliedszentren, weil das (zumindest bisher) nicht der Fall ist? Wäre das interessant für euch, in die Richtung zu denken?
Zu deiner eigentlichen Frage: Man wird da bestimmt auf verschiedene Weisen irgendwas basteln können. Aber am Ende des Tages könnte ich mir vorstellen, dass CiviCRM nicht für Verwaltung von Zeitreihen gedacht ist und das nicht so richtig gut wird. Wäre es evtl. eine Option, immer nur die Werte aus der aktuellsten Umfrage in CiviCRM zu hinterlegen?
wenn du zu den multiple custom fields einen SearchKit erstellen willst, kannst du entweder diese Gruppe als Entität bei „Search for“ angeben oder eben Kontakte als Entität mit der custom field group:
Wenn das sehr regelmäßig passiert, könntet ihr überlegen, ob ihr in jeder Erhebungsrunde jeweils eine Aktivität pro Organisation anlegt, wobei ihr die Custom-Felder an einen eigenen Aktivitätstyp „Datenerhebung“ anhängt. Dann wäre die Datenstruktur schonmal transparenter und zugänglicher, weil die Aktivitäten ja Entitäten mit allen Zugriffsmöglichkeiten sind. Außerdem hast du mit Aktivitätsdatum, Status usw. gute Meta-Daten für den Vorgang der Erhebung. Ob du die erhobenen Daten dann wie von dir gewünscht aus dem System herausbekommst, müsstest aber natürlich noch herausfinden.
Im übrigen ermöglicht SearchKit inzwischen sehr flexible Auswertungen - man kann durchaus den Weg gehen, den @Martin_Peth vorgeschlagen hat: Mit SearchKit kann man dann mehrere Einzel-Custom-Fields an Aktivitäten zusammen auswerten, und sogar per FormBuilder in der contact summary ausspielen. (also, das habe ich jetzt alles nicht konkret überprüft, sollte aber im Prinzip möglich sein).
Das klingt auf jeden Fall interessant, da wir die Erhebung bei den Mitgliedern jährlich machen wollen. So richtig ist mir noch nicht klar, wie das aussehen würde. Ich gucke und probiere mal. Danke!
Den Vorschlag von @Martin_Peth, die Erhebung über eine Aktivität abzubilden, finde ich auch sehr gut. Neben den bereits genannten Gründen kann es für den Workflow z.B. nützlich sein, dass die Aktivität jemandem zugewiesen wird (ähnlich wie bei den Fällen).
In einem ersten Schritt erstellst du einen neuen Aktivitätstyp, beispielhaft „Erhebung statistische Grunddaten“ genannt, für die Komponente Kontakt. Dann eine neue benutzerdefinierte Feldgruppe für Aktivitäten Typ „Erhebung statistische Grunddaten“:
Dann können die Items/Felder erstellt werden. Im Kontakt kannst du dann im Tab Aktivitäten diese neue Aktivität anlegen; mit SearchKit können die Eintragungen für verschiedene Zwecke zusammengebastelt werden sowohl in einem Tab beim Kontakt selbst als auch in einer Übersicht zu allen Mitgliedern (aus der dann auch die Aktivität ausgelöst werden kann, während die Erstellung eines neuen Datensatzes für die multiplen Felder darüber in der von mir aktuell verwendeten Version nicht möglich ist).
