Wir haben ein benutzerdefiniertes Feld “Rolle” mit Mehrfachauswahl definiert. Um nun bei mehreren Kontakten, die keinen Wert bei Rolle haben, einen bestimmten Wert zu setzen, habe ich “Import benutzerdefinierter Daten” verwendet. Die csv-Datei enthält nur die Spalten ID und Rolle und die Werte in den Zeilen. Nach dem Import ist beim Kontakt ein zweites Mal “Rolle” mit dem neuen Wert zu sehen. Kann man das verhindern?
Und noch eine Frage: wenn bei der Kontaktbearbeitung bei einem benutzerdefinierten Feld Mehrfachauswahl möglich ist, und dies im selben Feld, warum gibt es “einen weiteren xx Datensatz hinzufügen”? Kann man dies entfernen?
Vielen Dank für Hinweise
Cosima Schmauch
Hi Cosima,
das kommt drauf an, ob es okay ist, dass das Feld grundsätzlich keine Mehrfachauswahl zulässt. Für ein Custom Field (was es bei Euch vermutlich ist), kannst Du das definieren. Administration > Daten und Anzeige anpassen > Benutzerdefinierte Felder > Feldgruppe auswählen > Fields > das gewünschte Feld bearbeiten > Mehrfachauswahl nicht erlauben.
Dann sollte bei einem Import in der Theorie nur ein Wert möglich sein.
Falls Mehrfachauswahl grundsätzlich möglich sein soll, ist es ggf. einfacher, wenn Du statt des Imports eine csv-Datei die Aktion „Mehrere Kontakte aktualisieren“ nimmst. Da könntest du dann vorher ein SearchKit so definieren, dass es dir genau alle Kontakte gibt, die noch keine Rolle haben und du könntest dann die anwählen, die eine bestimmte Rolle bekommen sollen und sie ihnen zuweisen. Wenn das sehr viele Kontakte sind und ihr die Information über die Rolle nur in der CSV-Datei habt, müsstest Du ggf. vorher die Tabelle bereinigen - also alle Kontakte raus, die schon eine Rolle haben und nur die importieren, die noch keine haben. Dafür könntest du das Ergebnis aus Civi vorher exportieren und die Tabellen vergleichen. Eine dritte, fortgeschrittene Option wäre nach einem Import über eine Datenbankabfrage auf SQL-Level alle Kontakte mit 2x der gleichen Rolle zu finden und dies auf 1 Rolle zu reduzieren. Einen entsprechenden Befehl könnte dir ein KI-Bot zusammensetzen.
Bei deiner 2. Frage konnte ich noch nicht erfassen wo genau Du schaust.
Hi Lucas,
vielen Dank für die Erläuterungen. Ich habe eine Searchkit-Abfrage, die mir alle Kontakte ohne Wert bei Rolle anzeigt. Allerdings ist bei „Mehrere Kontakte aktualisieren“ das benutzerdefinierte Feld Rolle nicht gelistet. Dies ist im Übrigen auch der Fall bei der Ergänzung von Feldern für den Export von Kontakten. Da könnte ich dann sehen, ob bei einem Kontakt ein bestimmter Rollenwert fehlt. Gibt es hier eine Lösung?
Jetzt habe ich die fehlenden Rollenwerte importiert. Dabei wurde der Rollenwert bei einigen, bei denen er schon vorhanden war, noch einmal gesetzt, bspw. wurde „Rolle: UGM“ und „Rolle: UGM“ in der Zusammenfassung des Kontakts angezeigt. Zum Löschen des zweiten Eintrags habe ich den Kontakt bearbeitet und folgendes gesehen: „Rolle: Vorstandsmitglied“ und „Rolle: UGM“. Dies ist bei mehreren Kontakten immer mit „Vorstandsmitglied“ passiert. Ich habe keine Erklärung dafür.
Viele Dank nochmal, Cosima
Hey Cosima,
bzgl. mehrere Kontakte aktualisieren: Ich kann Custom Fields über diese Aktion aktualisieren, das ist grundsätzlich möglich. Es kann aber sein, dass Einstellungen bei Euch verhindern, dass Du das Feld dort zur Auswahl hast. Ich habe mir auch mal so eine Feldgruppe und das Feld angelegt und meine Einstellungen sind diese hier:
Es kann aber vielleicht auch was mit Benutzerberechtigungen zu tun haben. Das ist ein bisschen stochern im Nebel ohne dein System zu kennen.
Bzgl. deines Imports: Das ist nicht ungewöhnlich, wenn mehrere Einträge für das Feld möglich sind. Warum genau welche Rolle zugewiesen ggf. doppelt zugewiesen wurde, lässt sich aber ohne Blick auf das System nicht beurteilen.
