Hallo an die Community,
ich trau mich mal mit der ersten Frage ins Forum.
Gibt es eigentlich eine Möglichkeit alle Rundschreiben-Entwürfe zu löschen oder kann das tatsächlich nur einzeln und händisch durchgeführt werden?
Könnte man das automatische Abspeichern der Entwürfe unterbinden, so dass sich bei uns nicht wieder so viele unnötige Entwürfe ansammeln?
Vielen Dank und lG,
Jule
Hi Jule, vermutlich ist die Erweiterung deletemailings das Richtige für Dich? Die führt regelmäßig (z.B. täglich) einen Job aus, der dann Entwürfe älter als X Tage löscht.
Noch ein Ansatz wäre, dass Du Dir für Deine Mailings eine Übersicht mit SearchKit bastelst. Hier kannst Du dann anders als in der Standardansicht in CiviMail auch mehrere auf einmal oder alle löschen.
Hallo Andreas,
vielen Dank. Das SearchKit werde ich die Woche mal angehen. Zukünftig schauen wir dann mal, ob die Erweiterung besser in unseren Prozess passt.
Einen guten Start in die Woche.
Das ist auch für mich interessant, könntest du vielleicht über deinen Erfolg auch hier berichten ?
Danke
Ich hatte das Thema leider etwas aus den Augen verloren, weil es auf der Agenda im Alltag immer weiter runtergerutscht ist. Jetzt habe ich es nach Eurem Vorbild umgesetzt und bin erstmal sehr zufrieden mit dieser Lösung. Vielen Dank.
Hi @j.halsinger, hi @schuelke!
Ich wollte mich gerade an das Thema machen, merke aber, dass ich zwischen SearchKit und der Übersicht der Entwürfe unter Rundschreiben-Entwürfe irgendwie eine Diskrepanz habe…
Führt ihr diese Sache immer noch wie oben beschrieben aus?
Freue mich auf eure Rückmeldung!
Selbst wenn ich ganz wenig filter…
… habe ich im SearchKit 50 Rundschreiben, unter Rundschreiben-Entwürfe aber 56 im Jahr 2019 (eins davon kann ich abziehen, da hat sich ein abgeschlossen in die Entwürfe gemogelt). 5 werden also in den Entwürfen angezeigt, nicht aber im SearchKit. Das macht mich wahnsinnig!
Kannst du die fünf identifizieren und ein Merkmal erkennen, was sie von allen anderen unterscheidet?
Hallo Nina,
finden sich noch Rundschreiben mit einem anderen Status darunter, etwa „Abgebrochen“? Welche Anzahl kommt heraus, wenn du den Filter statt bei „Mailingstatus not one of abgeschlossen“ bei „Geplantes Datum ist leer“ setzt?
LG Caro
Danke, @GFF-DS und @Caro für eure Nachrichten! Heute ist der Tag nach der Deadline (der Kolleg:innen, sich die Entwürfe anzusehen) und ich mache ernst! Nach meinem Rabbithole letztens also wieder rein in das Thema.
@GFF-DS, ne, oberflächlich finde ich kein Merkmal, das übereinstimmt. Ich habe jetzt genau abgeglichen und erkenne immer noch kein Muster. Aber naja, die paar kann ich ja auch händisch löschen. Manches Mysterium lohn keine stundenlange Erforschung!
Und @Caro, genau, unter der Entwürfe-Übersicht ist ein Rundschreiben „abgeschlossen“, da fehlt ein Eintrag unter „verschickt von“, vielleicht ist das das Problem und kann man das auf Datenbankebene mal rüberschieben lassen), aber die anderen vier haben den Status „nicht geplant“. Keine Ahnung, was mit denen ist…
Ich will jetzt wie folgt vorgehen: ein SearchKit erstellen mit einer möglichst geringen Abweichung von der Entwürfe-Übersicht, auf der Test-Umgebung aus dem SearchKit löschen und prüfen, was das mit der Entwürfe-Übersicht macht und dann jahrweise auf Pro wiederholen.
Kein Mensch weiß mehr, was für Entwürfe noch aus 2019 da rumliegen.
Spannend wird es dann mit 2024… da könnte meine neue Kompetenz der massenhaften Entwürfe-Vernichtung den Druck auf die Kolleg:innen noch mal erhöhen 
Ich habe es so umgesetzt, wie im Post oben von @schuelke, also „Search for Mailings“ und dann bei „Wo“ „Geplantes Versanddatum ist leer“, das funkioniert gut und die Rundschreiben-Ersteller*innen filtern sich dann über den FormBuilder einfach ihre eigenen Entwürfe und löschen diese.
In deinem Screenshot ist anders gefiltert, nach dem Status. Nach was hast du im ersten Schritt gesucht? Bei mir kann ich, soweit ich es sehe, gar nicht nach dem Status „nicht terminiert/nicht geplant“ filtern (nur, wenn ich den Status ausgegangene Rundschreiben einstelle, dann werden aber eben keine Entwürfe gefiltert).
LG Caro
Hey @Caro!
Am Ende sah es bei mir so aus:
Es gab ein, zwei Mails mit „abgeschlossen“ in der Entwürfe-Übersicht, die wollte ich mit dem Status ausschließen. Darum habe ich den Status-Filter zusätzlich genutzt. Tatsächlich gibt es aber Diskrepanzen bei den Status zwischen Rundschreiben-Übersicht und SearchKit.
Gute Idee, den Nutzer:innen eine Suche zu bauen. Bisher lasse ich meine Nutzer:innen noch über die Entwürfe-Übersicht die Teile löschen.
