Bei unserem Austausch am 19.11.24 haben wir uns mit dem Thema „Bedankungen“ beschäftigt und 2 vorbereitete Praxisbeispiele gehört und diskutiert. Das Thema wurde beim Austausch am 19.01.25 vertieft.
I. Bürgerstiftung Braunschweig (Patrick Scheunemann)
Rund 1.000 Spendeneingänge pro Jahr (Hausliste rund 3.500 Kontakte)
Spenden werden ab 10 Euro bedankt und ausschließlich per Post
Inhalt der Dankbriefe: Infos zum unterstützen Projekt und zur Verwendung der Spende
Vorgehen in CiviCRM:
Nutzung der Core-Extensions sowie des Kampagnen-Managers
Spendenmailings werden an zuvor erstellte Gruppen versendet
Folgende Tags sind bei Kontakten gesetzt: „ZWB gewünscht ja/nein“, „Adresse vorhanden ja/nein“
„Contribution source“ wird bei jeder Spende eingetragen (Achtung: Freifeld, exakte Eingabe wichtig!)
“Zuwendungen finden“ - Filtern nach “Contribution Source” und Tags
ZWB ausstellen
Anschließend (als separate Aktion): Dankbriefe erzeugen und hier mit gut sortierten Nachrichtenvorlagen arbeiten
Individuelle Dankbriefe über „Zuwendung bearbeiten“ erzeugen, Dank-Datum muss dann manuell gesetzt werden
Fragen an die Community:
Dank und ZWB als ein Vorgang statt zwei Schritten möglich?
II. ASB Schleswig-Holstein (Kai Kulschewski)
Bedankungen im Rahmen der konzipierten Donor Journey
Dienstag ist Danktag
E-Mail vorhanden → Dank per E-Mail, aber auch mind. 2x pro Jahr Bedankung per Brief
Dauerspenden per Jahresdank
Einzel-ZWB werden ab 300 Euro oder nach Absprache erstellt → i.d.R. Dankbriefversand ohne ZWB
Vorgehen in CiviCRM:
Hierarchie erstellen für Spender*innen, die mit einer Spende direkt in zwei Gruppen landen
Über Zähler (?) wird Zweitspende als Reaktion auf Dankbrief erkannt und mit einem weiteren Dankbrief bedankt
Dankbrief wird so individuell wie möglich gestaltet, u.a. mithilfe von Tokens
Fragen an die Community:
Verknüpfung von Anlassspendenkampagnen mit Anlassgeberin? Automatisierte Bedankung an Anlassgeberin?
Automatisierterer Versand, wenn AP und Firmenadresse verschieden und AP in bestimmten Abständen wechselt?
Wenn man zusätzlich zur ZWB-Extension die Extension CiviOffice (ebenfalls von SYSTOPIA) verwendet, kann man einen begleitenden Dankesbrief direkt mit der Spendenquittung generieren. Die Vorlage für den Brief wird dabei im docx-Format in CiviCRM hochgeladen.
Bislang wird dabei allerdings nicht das Bedankungsdatum in der Spende eingetragen. Wenn jemand das benötigt und diese zusätzliche Funktion gern entwickelt hätte, sprecht uns gern an.
Für alle, die hier schon mitlesen: Ich habe gerade den Auftakt zur Dokumentation der Bedankungsprozesse gemacht und Kai wird noch Screenshots mit weiteren Ergänzungen von seiner Präsentation hier veröffentlichen. Beim nächsten Mal geht es dann um Search Kits
Hallo und ein Danke schön an Euch und an das teilen im Forum. Auch wenn der Austausch bereits einige Zeit her ist bleibt das Thema interessant und bekommt durch k.kulschewski nun ein Update. Danke also auch für`s dran bleiben. gänzende Grüße Nasha
mich würde daran interessieren, wie ihr die erstellten PDFs druckt? Bei uns können beim Jahreswechsel schoneinmal 2000-3000 ZWBs anfallen, inkl. Dankesbrief sind es dann, wenn man CiviOffice nutzt, 4000-6000 einzelne PDFs die Civi generiert. Wie handhabt ihr das mit dem Drucken?
Das Problem ist weniger das Drucken und vielmehr das Kuvertieren und Frankieren. Frankieren kann man zwar auch mit QR-Code, ich weis aber grade nicht, ob das bei der geringen Stückzahl von der Post angeboten wird und es bliebe ja auch immer noch das Kuvertieren.
Unterm Strich würde ich auch zum Lettershop raten.
Drucken und Kuvertieren wird alles schon im Haus gemacht. Bisher wird eine einzelne PDF verwendet, die ja so aus der Donrec Erweiterung herauskommt. Das geht in Kombination mit CiviOffice allerdings nicht. Hier werden die genannten Mengen an PDFs erzeugt. Rechte Maustaste alles drucken geht mit Windows halt auch nicht. Nur bis 15 Dateien.
