Spenden-Bedankungen mit CiviCRM

Bei unserem Austausch am 19.11.24 haben wir uns mit dem Thema „Bedankungen“ beschäftigt und 2 vorbereitete Praxisbeispiele gehört und diskutiert. Das Thema wurde beim Austausch am 19.01.25 vertieft.

I. Bürgerstiftung Braunschweig (Patrick Scheunemann)

  • Rund 1.000 Spendeneingänge pro Jahr (Hausliste rund 3.500 Kontakte)
  • Spenden werden ab 10 Euro bedankt und ausschließlich per Post
  • Inhalt der Dankbriefe: Infos zum unterstützen Projekt und zur Verwendung der Spende

Vorgehen in CiviCRM:
Nutzung der Core-Extensions sowie des Kampagnen-Managers

  1. Spendenmailings werden an zuvor erstellte Gruppen versendet
  2. Folgende Tags sind bei Kontakten gesetzt: „ZWB gewünscht ja/nein“, „Adresse vorhanden ja/nein“
  3. „Contribution source“ wird bei jeder Spende eingetragen (Achtung: Freifeld, exakte Eingabe wichtig!)
  4. “Zuwendungen finden“ - Filtern nach “Contribution Source” und Tags
  5. ZWB ausstellen
  6. Anschließend (als separate Aktion): Dankbriefe erzeugen und hier mit gut sortierten Nachrichtenvorlagen arbeiten
  7. Individuelle Dankbriefe über „Zuwendung bearbeiten“ erzeugen, Dank-Datum muss dann manuell gesetzt werden

Fragen an die Community:

  • Dank und ZWB als ein Vorgang statt zwei Schritten möglich?

II. ASB Schleswig-Holstein (Kai Kulschewski)

  • Bedankungen im Rahmen der konzipierten Donor Journey
  • Dienstag ist Danktag
  • E-Mail vorhanden → Dank per E-Mail, aber auch mind. 2x pro Jahr Bedankung per Brief
  • Dauerspenden per Jahresdank
  • Einzel-ZWB werden ab 300 Euro oder nach Absprache erstellt → i.d.R. Dankbriefversand ohne ZWB

Vorgehen in CiviCRM:

  1. Hierarchie erstellen für Spender*innen, die mit einer Spende direkt in zwei Gruppen landen
  2. Über Zähler (?) wird Zweitspende als Reaktion auf Dankbrief erkannt und mit einem weiteren Dankbrief bedankt
  3. Dankbrief wird so individuell wie möglich gestaltet, u.a. mithilfe von Tokens

Fragen an die Community:

  • Verknüpfung von Anlassspendenkampagnen mit Anlassgeberin? Automatisierte Bedankung an Anlassgeberin?
  • Automatisierterer Versand, wenn AP und Firmenadresse verschieden und AP in bestimmten Abständen wechselt?
  • Bringt eine ZWB mehr? Wie lässt sich das tracken?
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Wenn man zusätzlich zur ZWB-Extension die Extension CiviOffice (ebenfalls von SYSTOPIA) verwendet, kann man einen begleitenden Dankesbrief direkt mit der Spendenquittung generieren. Die Vorlage für den Brief wird dabei im docx-Format in CiviCRM hochgeladen.

Bislang wird dabei allerdings nicht das Bedankungsdatum in der Spende eingetragen. Wenn jemand das benötigt und diese zusätzliche Funktion gern entwickelt hätte, sprecht uns gern an.

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Für alle, die hier schon mitlesen: Ich habe gerade den Auftakt zur Dokumentation der Bedankungsprozesse gemacht und Kai wird noch Screenshots mit weiteren Ergänzungen von seiner Präsentation hier veröffentlichen. Beim nächsten Mal geht es dann um Search Kits :slight_smile:

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