Video-Tutorial: Kontaktformulare in CiviCRM (CiviCooP Use Cases)

Beim folgenden Tutorial handelt es sich um eine Übersetzung eines Beitrags aus den „CiviCRM Use Cases“ von CiviCooP. Die Tutorials stellen grundlegende Funktionen von CiviCRM aus drei Perspektiven dar:

  1. Nutzer*innen / Website-Besucher*innen (Constituents)
  2. Mitarbeiter*innen und Management der Organisation
  3. CiviCRM-Administrator*innen

Kontaktformulare in CiviCRM

Use Case

Grace besucht die Website von „Save the Forest“. Sie möchte wissen, was sie in ihrer lokalen Umgebung tun kann, um die Organisation zu unterstützen. Nachdem sie die entsprechenden Informationen auf der Website nicht findet, beschließt sie, „Save the Forest“ zu kontaktieren und zu fragen, wo in ihrer Umgebung die Organisation aktiv ist. Sie geht auf das Kontaktformular und gibt ihre Daten und ihre Frage ein.

Perspektive 1 – Nutzer*innen/Website-Besucher*innen (Constituents)

Das folgende Video zeigt, wie Grace über das Kontaktformular ihre Frage stellt und daraufhin eine Bestätigungs-E-Mail erhält. Über einen Link in der E-Mail wird sie zu einem zweiten, teilweise vorausgefüllten Formular geleitet, über das sie sich für die Newsletter der Organisation registrieren kann.

Perspektive 2(a) – Mitarbeiter*innen der Organisation

Dieses Video zeigt, wie das Support-Team die über das Kontaktformular gestellte Frage sieht bzw. wie das Support-Team die Frage in CiviCRM beantworten kann.

Perspektive 2(b) – Management der Organisation

Im folgenden Video wird gezeigt, wie sich Mitarbeitende im Management-Bereich mit Hilfe von benutzerdefinierten Berichten einen Überblick über die eingehenden Fragen schaffen können.

Perspektive 3 – CiviCRM-Administrator*innen

Die hier gezeigten Tutorial-Videos erklären, wie die zuvor gezeigten Use Cases mit CiviCRM umgesetzt wurden. Zum Verständnis wird grundlegendes Wissen über CiviCRM und Drupal 9 vorausgesetzt.

Die Tutorials erheben nicht den Anspruch, die jeweils beste oder einzige Lösung für den einzelnen Use Case zu zeigen. Es gibt viele andere Möglichkeiten, um dieselben Ziele zu erreichen — und wahrscheinlich sogar bessere. Die Tutorials sollen lediglich beispielhaft einen möglichen Weg aufzeigen, um bestimmte Anforderungen mit Hilfe von CiviCRM und anderen Tools zu realisieren.

Verwendete Module und Erweiterungen

CiviCRM-Erweiterungen

  • CiviRules – zur Erstellung von Regeln für den automatischen Versand von Bestätigungs-E-Mails
  • Form Processor – zur Verarbeitung der Daten, die über das Kontaktformular eingehen
  • Mosaico – zum Erstellen und Gestalten der Bestätigungs-E-Mail
  • Mosaico Message Templates (EXPERIMENTAL) – um die E-Mail-Vorlage für die durch CiviCRM automatisch versendeten E-Mails verfügbar zu machen

Drupal-Module

  • CiviMcRestface – um die Kommunikation mit CiviCRM in einer separaten Installation zu ermöglichen
  • Webforms – um das Kontaktformular zu erstellen

1) Aktivitätstypen

Das folgende Video zeigt, wie im Beispielfall Aktivitätstypen konfiguriert werden.

2) Benutzerdefinierte Felder

Dieses Video zeigt, wie benutzerdefinierte Felder erstellt und zu den vorab erstellten Aktivitätstypen hinzugefügt werden können.

3) Drupal Webforms

Das folgende Video zeigt, wie man ein Formular mit Hilfe von Drupal Webforms erstellt und mit CiviCRM verknüpft.

4) Mosaico-Templates

Im Beispielfall werden E-Mail-Vorlagen in Mosaico erstellt, auf deren Grundlage automatische E-Mails beim Absenden des Kontaktformulars sowie beim Beantworten der Frage versendet werden. Dieses Video zeigt, wie E-Mail-Vorlagen in Mosaico erstellt werden.

5) CiviRules

CiviRules ist eine Erweiterung, die es ermöglicht, Regeln zu erstellen, um bei vordefinierten Auslösern (Triggern) bestimmte Aktionen auszuführen. Im Beispielfall werden CiviRules-Regeln verwendet, um den automatischen Versand von E-Mails auszulösen.

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