Beim folgenden Tutorial handelt es sich um eine Übersetzung eines Beitrags aus den „CiviCRM Use Cases“ von CiviCooP. Die Tutorials stellen grundlegende Funktionen von CiviCRM aus drei Perspektiven dar:
- Nutzer*innen / Website-Besucher*innen (Constituents)
- Mitarbeiter*innen und Management der Organisation
- CiviCRM-Administrator*innen
Newsletter-Abonnements in CiviCRM
Use Case
Lorenzo interessiert sich für die Aktivitäten von „Save The Forest“ und möchte sich für den Newsletter anmelden. Im Newsletter-Formular auf der Website von „Save The Forest“ wählt Lorenzo die Themen aus, die ihn interessieren, und schickt das Formular ab. Daraufhin erhält er eine E-Mail zur Bestätigung seines Newsletter-Abonnements. Diese Bestätigungs-E-Mail enthält unter anderem einen Link, mit dem Lorenzo seine Abonnement-Einstellungen bei „Save The Forest“ aktualisieren kann.
Perspektive 1 – Nutzer*innen/Website-Besucher*innen (Constituents)
Das folgende Video zeigt den beschriebenen Use Case. Beispielhaft werden sowohl das Newsletter-Formular auf der Website als auch die Bestätigungs-E-Mail dargestellt. Die in der E-Mail enthaltenen Links führen zu Formularen, in denen verschiedene Nutzer*innen-Daten bereits vorausgefüllt sind.
Perspektive 2 – Mitarbeiter*innen der Organisation
Das folgende Video zeigt, was Mitarbeiter*innen der Organisation sehen, sobald Lorenzo das Newsletter-Formular abgeschickt hat. Darüber hinaus wird dargestellt, welche Möglichkeiten CiviCRM Mitarbeiter*innen beim Umgang mit den gesammelten Daten bietet.
Perspektive 3 – CiviCRM-Administrator*innen
Die hier gezeigten Tutorial-Videos erklären, wie die zuvor gezeigten Use Cases mit CiviCRM umgesetzt wurden. Zum Verständnis wird grundlegendes Wissen über CiviCRM und Drupal 9 vorausgesetzt.
Die Tutorials erheben nicht den Anspruch, die jeweils beste oder einzige Lösung für den einzelnen Use Case zu zeigen. Es gibt viele andere Möglichkeiten, um dieselben Ziele zu erreichen — und wahrscheinlich sogar bessere. Die Tutorials sollen lediglich beispielhaft einen möglichen Weg aufzeigen, um bestimmte Anforderungen mit Hilfe von CiviCRM und anderen Tools zu realisieren.
Verwendete Module und Erweiterungen
CiviCRM-Erweiterungen
- Mosaico – zum Erstellen und Gestalten der Bestätigungs-E-Mail
- Mosaico Message Templates – um die E-Mail-Vorlage für die durch CiviCRM automatisch versendeten E-Mails verfügbar zu machen
- Flexmailer (seit 5.28 Teil des CiviCRM Core) – für den E-Mail-Versand
- Dataprocessor – zur Erstellung spezifischer Token für die E-Mail-Bestätigung
- Dataprocessor Token Output – zur Erstellung von Token für Bestätigungsmails
- CiviRules – zur Erstellung von Regeln für den automatischen Versand von Bestätigungs-E-Mails
Drupal-Module
- Drupal Webform – zum Erstellen des Registrierungsformulars
- Webform CiviCRM – zur Integration des Registrierungsformulars mit CiviCRM-Daten
1) Benutzerdefinierte Felder
Dieses Video zeigt, wie man benutzerdefinierte Felder für Kontakte in CiviCRM erstellt. Im Beispielfall sind dies die Interessen des Kontakts und der Grad des Engagements für die Organisation.
2) Aktivitäten
Dieses Video zeigt, wie Aktivitätstypen zu CiviCRM hinzugefügt werden können. Im Beispielfall wird eine Aktivität hinzugefügt, um darzustellen, dass ein Kontakt seine Newsletter-Präferenzen aktualisiert hat.
3) Token
Dieses Video erklärt, wie Token einerseits automatisch beim Erstellen benutzerdefinierter Felder erzeugt werden, andererseits aber auch selbst erstellt werden können. Token werden eingesetzt, um E-Mails mit personalisierten Daten zu versenden. Im Beispielfall ist dies die Newsletter-Gruppe, für die sich der Kontakt registriert hat.
4) E-Mail-Vorlagen (Mosaico Templates)
Dieses Video zeigt, wie eine E-Mail-Vorlage mit Mosaico erstellt wird und wie darin Token eingesetzt werden können.
5) Gruppen
Dieses Video zeigt, wie man eine neue Gruppe hinzufügt und wie man sie zu einer Mailing-Gruppe macht.
6) CiviRules
Dieses Video zeigt, wie man in CiviRules Regeln erstellt, um den Versand einer Bestätigungsmail auszulösen, sobald das Newsletter-Formular abgeschickt wird.
7) Anmeldeformular
Diese Anleitung baut auf dem Video-Tutorial: Kontaktanfrage in CiviCRM (CiviCooP Use Cases) auf, das in Kürze auch in Deutsch verfügbar sein wird. Darin wird am Beispiel einer Kontaktanfrage u.a. erklärt, wie mit Hilfe eines Drupal Webforms eine Aktivität im CiviCRM angelegt werden kann. Einen ersten Einstieg bietet auch dieser Beitrag.
Wordpress-Nutzer*innen können stattdessen z.B. auf den Form Processor zurückgreifen, dessen Einrichtung erfahrungsgemäß zwar ein bisschen mehr Einarbeitung erfordert, für den es aber gleich mehrere Integrationen für gängige Wordpress-Formular-Plugins gibt (derzeit: Caldera Forms, Gravitiy Forms und Contact Form 7).
Wie im Beitrag erwähnt, sind mit CiviCRM auch andere Ansätze für die Erstellung von Newsletter-Anmeldeformularen möglich, beispielsweise die vom verwendeten Content-Management-System unabhängigen CiviCRM-Profile.
