Wie digitale Spendenbescheinigung versenden?

umeyermartin · 19. Dezember 2021 um 11:14

Fachlicher Fall

Gerade bei einer größeren Zahl von Spendern ist der jährliche Versand von Zuwendungsbescheinigen per Post ein aufwendiger und auch durch das Porto teurer Prozess. Wenn ihr von vielen eurer Spender eine eMail-Adresse habt, macht der Versand der Zuwendungsbescheinigungen per eMail großen Sinn. Da dies aber alles Steuer-relevant ist, setzt euch vorab mit eurem Finanzamt und/oder Steuerberater zusammen, um den Ablauf rechtlich abzusichern.

Denkt aber auch daran, dass in der Regel eine Reihe von Spendern nachbleibt, denen ihr trotzdem per Post die Zuwendungsbescheinigung schicken müsst.

Profile verwalten

Gehe zu Administration > Verwaltungskonsole > Donation Receipt Profiles

Erzeuge ein spezielles Profil für den eMail-Versand auf der Basis von einem vorhandenen schon getesteten Profil für Zuwendungsbescheinigungen, die du als PDF erzeugst und druckst oder manuell per eMail versendest.

Die besonderen Felder für den eMail-Versand kommen als Block etwas weiter unten …

eMail-Vorlage: eine „normale“ eMail-Vorlage für das Anschreiben. Siehe Administration > CiviMail > Nachrichtenvorlagen

Absender-eMail-Adresse: die eMail-Adresse mit der die Zuwendungsbescheinigung versendet wird und auf die ihr ggf. Ncahfragen erhalten werdet.
BCc-eMail-Adresse: Empfänger einer Kopie der versandten eMail: damit könnt ihr zur Sicherheit alle ausgehenden eMails archivieren
Return-Path-eMail-Adresse: wenn eMails nicht versendet werden können und zurückkommen, werden sie an diese Adresse weitergeleitet: dies müsst ihr unbedingt kontrollieren und ggf. per Post verschicken, wenn ihr keine unnötigen Nachfragen von unzufriedenen Spendern wollt.

Versand

Selektiert über die erweiterte Suche die Zuwendungen, für die ihr Zuwendungsbescheinigungen erstellen wollt. Denkt bei der Selektion daran, dass die selektierten Kontakte auch eine eMail-Adresse haben.

Und dann als Aktion in der erweiterten Suche „Zuwendungsbescheinigungen erstellen“ angeben

Danach dann das oben erstellte Profil benutzen

und dann so weiterselektieren

Dann kommt ein Laufbalken, bis alle Zuwendungsbescheinigungen erzeugt und versendet sind.

Referenzen

Diese hier dargestellten Abläufe sind Teil der Erweiterung „Donation receipts“ von Systopia. Eine Überblick über die Funktionen steht unter Donation Receipts | CiviCRM

Eine deutsche Dokumentation findet sich hier ZWB-Extension - CRM - CiviCRM Wiki

Andreas · 21. Dezember 2021 um 11:22

Noch eine wichtige Ergänzung: Der Einsatz der elektronischen Zuwendungsbestätigungen ist an einige Bedingungen geknüpft, die man kennen sollte und deren Einhaltung man dem Finanzamt sogar ausdrücklich anzeigen muss.

Auf diese Anzeige muss in der Bescheinigung selbst dann auch hingewiesen werden – hier ein Formulierungsvorschlag:

Die automatisierte Erstellung der Zuwendungsbestätigungen wurde dem Finanzamt … am ….….…… angezeigt.

Weiterhin muss anstelle der eigenhändigen Unterschrift ein Faksimile oder ein Scan der Unterschrift(en) in der Donrec-Vorlage eingefügt werden.

Weitere Voraussetzungen und Hinweise findet ihr z.B. hier: Elektronische Zuwendungsbestätigungen für Spenden | Steuern | Haufe.

Eine Ankündigung beim Finanzamt könnte so aussehen:

Finanzamt …
Postfach …
PLZ Ort

Steuernr. 999/9999/9999

Ort, Datum

Anzeige gemäß R 10 b Abs. 4 EStR 2005


Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit möchten wir Ihnen mitteilen, dass wir künftig die 
Zuwendungsbestätigungen maschinell ohne eigenhändige 
Unterschrift einer zeichnungsberechtigten Person erstellen werden. 

Wir bestätigen, dass die hierfür geforderten Bedingungen erfüllt sind.

Mit freundlichen Grüßen



(Unterschrift)

Das alles natürlich unter dem Vorbehalt, kein Steuerfachmann zu sein – wie @umeyermartin richtig schreibt, sollte das Vorgehen mit der Steuerberater*in abgestimmt werden.