Hallo, wir führen seit fast 1,5 (?) Jahren in unterschiedlichen Geschwindigkeiten civi ein. Immer mehr Projektbereiche kommen dazu.
Noch unbefriedigend geklärt ist die Frage: Wie organisieren wir innerhalb des Teams das Wissensmanagement? Damit das Wissen nicht verloren geht, sobald jemand die Organisation verlässt. (Also zum Beispiel: Antworten auf die Fragen: Wie dedupliziere ich? Wie lege ich Formulare an? Was ist bei Kampagnen zu beachten? Wie suche ich was? Was sind dynamische Gruppen und wie nutze ich sie… usw.)
Ich habe für meinen Arbeits-/Wissens-Bereich jetzt mit einem Trello-Board angefangen, aber ich frage mich: Ist es das wirklich?
Die „klassische“ Methode zum Wissensmanagement ist ein Wiki.
Hierzu gibt es verschiedene Lösungen: Manche nutzen die Software „Mediawiki“ (das ist im Prinzip die Software, die auch von der Wikipedia verwendet wird).
Für mein persönliches Empfinden einfacher zu administrieren ist „Dokuwiki“, das du auch einfach auf einem Webspace beim Hoster deines Vertrauens installieren kannst.
Letztlich ist die Softwareauswahl Geschmackssache. Verschiedene Hosting-Provider bieten auch ein „Managed-Hosting“ für Wiki-Software an. Ich würde dabei empfehlen, eine gängige Wiki-Software zu verwenden, damit die Daten bei Bedarf später auch exportiert und woanders wieder importiert werden können.
Es ist gut, dass du dich von Anfang an mit der Frage der Wissensspeicherung und -vermittlung beschäftigst.
Wir handhaben das so, dass ich zunächst mein Wissen an möglichst viele Kolleginnen und Kollegen weitergebe, zumindest das, was sie für ihre tägliche Arbeit benötigen.
Dann erstelle ich für bestimmte Abläufe, Problemlösungen oder Handhabungen immer ein sogenanntes How-To, also eine verständliche und detaillierte Anleitung mit Screenshots, meistens im einfachen Word-Dokument, das in unserer Cloud gespeichert wird.
Da wir Microsoft Teams nutzen, packe ich hier alle Informationen zusätzlich in das integrierte Wiki im CiviCRM-Kanal.
Danke für die Antwort - mir wäre natürlich ein Tool lieber, dass alle im Team schon kennen und nutzen und ihr Passwort kennen anstelle eines neuen Werkzeugs, aber ich gucke es mir auf jeden Fall an.
Mich würde auch sehr interessieren, was für Lösungen da andere gefunden haben. Mir persönlich würde ja sowas wie gitbook.com in frei vorschweben (Achtung, Hosting in USA). Also ein intuitives Tool, mit dem man gut kollaborieren kann (nutzer*innenfreundlicher als das gute alte Dokuwiki z.B.), Wissen gut sortieren kann und gut exportieren kann – z.B. einen kleinen Leitfaden als PDF für die neue Kolleg*in. Kennt vielleicht sogar jemand BookStack oder Typemill aus der Praxis? Oder doch pragmatischer ohne extra Tool?
Ja genau, jedes neue Teammitglied bekommt von mir eine Civi-Schulung und für alle im Team gibt es immer mal wieder eine Update-Schulung. Alles via Videokonferenz.
Wir machen kurze (60 Minuten) interne Schulungen zur Einführung von einzelnen neuen Features, z. B. Twingle-Kampagnen oder CiviOffice. Dazu erstellen wir kurze Schulungsunterlagen, die auf unsere wichtigsten Anwendungsfälle zugeschnitten sind als PDF-Dateien.
Daneben kursieren bei uns diverse mehr oder weniger aktuelle Anleitungen als .md- oder .odt-Dokumente für einzelne Anwendungsfälle, die in unserer Nextcloud hinterlegt sind.
In Braunschweig sind wir aktuell noch in einer Einführungs-/Übergangsphase, da im Laufe dieses Jahres erst noch weitere Module hinzukommen, bis wir CiVi dann tatsächlich voll nutzen werden.
Wir handhaben es momentan so, dass wir in wöchentlichen Video-Meetings (ca. 30 Min) aktuelle Themen und Fragen besprechen. So kommen alle im Team (Haupt- und Ehrenamtliche) immer besser in die Praxis. Wir hatten vor 2 Wochen auch einen ersten längeren Workshop, in dem alle die Gelegenheit hatten, intensiv in CiVi zu arbeiten und gemeinsam Fragen zu klären.
Neue User bekommen natürlich auch eine individuelle Einführung.
Die Anregungen für Softwarelösungen wie Mediawiki finden wir sehr interessant für den Aufbau eines Wissensmanagements. Hat momentan noch keine ganz große Prio für uns, behalten wir aber im Blick und teilen gern unsere Erfahrungen bzw. freuen uns auch über Updates aus der Community
Hallo Patrick, das ist interessant: Und diese 30 Minuten Sitzungen, da macht sich jeder selbst Notizen? Und gibt es für die „individuelle Einführung“ einen Fahrplan?
Grüße aus Halle
Karoline
Hallo Karoline! Genau, jeder macht sich nach Bedarf seine Notizen, wir nutzen aber auch Google Drive mit einem offenen Doc, in dem wir alle Fragen/ Themen sammeln und abarbeiten. Einen festen Fahrplan für die Einführung gibt es (noch) nicht, zumal wir uns aktuell auch überwiegend noch in der Adresspflege befinden, das ist ja in Grundzügen relativ schnell erklärt. LG aus Braunschweig, Patrick
Unsere neuste Idee ist, die schriftliche Dokumentation in einer Nextcloud-App namens Collectives abzulegen. Das ist ähnlich wie ein Wiki, mit Markdown-Auszeichnung. Das macht bei uns insofern Sinn, als dass unsere Nextcloud-Instanz schon für viele andere kollaborative Tätigkeiten etabliert ist. Wir versprechen uns davon auch weniger Fehleranfälligkeit durch das Rechtemanagement, also dass nicht alle alles editieren können.
Hallo, ich bin der Entwickler von https://typemill.net und würde mich sehr über ein Feedback freuen. Tatsächlich wird Typemill von verschiedenen Organisationen für zwei Anwendungsfälle genutzt:
Erstellung von Dokumentationen/Handbüchern als nutzerfreundliche Alternative zu Mediawikis.
Einige kleinere Stiftungen und Vereine betreiben mit Typemill ihre Webseiten und generieren/veröffentlichen gleichzeitig ihre Tätigkeitsbereichte oder Jahresberichte mit Typemill.
Typemill kann mit Hilfe des eBook-Plugins aus einzelnen Seiten oder aus der gesamten Webseite professionelle PDFs (und ePubs) generieren.
Eine Idee war noch, Berichtsvorlagen wie den Social-Reporting-Standard (SRS) in Typemill zu integrieren. Mich würden daher die Szenarien für das Reporting bei Organisationen interessieren.
anstelle eines neuen Werkzeugs, aber ich gucke es mir auf jeden Fall an.