Wo fange ich an, wo höre ich auf, wie mache ich was

Hallo zusammen,

ich habe Euch als Verein auch schon angeschrieben. Ich bin auch gerne bereit ein Mitglied zu werden.

Aktuell ist es so, dass ich WP und CiviCRM vollständig am Laufen habe. Alle Warnungen beseitigt und Tool ist jetzt 100% einsatzfähig. Nur leider ist es so, da es kein Handbuch gibt, weiß ich nicht wo ich was einstellen soll um das was ich machen will umsetzen zu können.

Simples Beispiel:
Ich will die Mitgliederbeiträge anlegen - das kann ich ja.
Jetzt will ich die Versicherungsbeiträge einpflegen, die Anlage klappt (allerdings auch als „Mitgliedschaft“) aber die Zuordnung zum Mitglied nicht, weil das Mitglied schon eine Mitgliedschaft hat - vermute ich mal dass ich deswegen eine Fehlermeldung erhalte.

Und das ist erst der Anfang meiner langen Liste von dem was wir als Verein nach und nach umsetzen wollen. Da ich selbst in der Softwarentwicklung tätig bin (zwar nicht als Entwickler, aber als Teilprojektleiter) weiß ich, dass ein Big-Bang nicht optimal ist. Aber irgendwo müssen wir anfangen. Die Vereinsverwaltung ist ein absolutes Chaos. Der eine macht eine Liste in Word (Wasserwart), der andere Excel (Versicherungen), und dann hat wieder einer eine Datei (Geräteverleih, Vereinsheimbelegung als Textdatei, Spendenliste usw.). Daher wollen wir das alles zentralisieren und Cloudfähig machen.

Idee ist, das CiviCRM Stück für Stück in die Zielgeraden zu bringen, aber nur wie?

Ich habe hier mal unsere Liste aufgeführt an Punkten, die wir irgendwann mal, wenn möglich alles umsetzen wollen. Starten sollten wir zumindest mit den Mitgliedern und den jährlichen Beiträgen, sowie jährlichen Versicherungen und jährlichen individuellen Wasserabrechnungen.

Das ganze sollte dann schon mal eine jährliche Rechnung ermöglichen (Einzel-PDF oder Serien-PDF oder auch alternativ Mail) pro Mitglied.

Und das wäre die komplette „Wunschliste“
1.) Mitgliederverwaltung
a. Aktive Mitglieder
b. Passive Mitglieder
c. Ehrenmitglieder
d. Körperschaften
2.) Firmenverwaltung
a. Allgemeine Firmen (Gruppierung)
b. Spendenbereite Firmen (Gruppierung)
3.) Rechnungswesen
a. Spenden
b. Jährliche Mitgliederabrechnung am besten per Seriendruck und/oder Mail, evtl. auch selektiv - Post/Mail
i. Mitgliedsbeiträge jährlich
ii. Versicherungsbeiträge jährlich
c. Sonderrechnungen (per Mail und/oder Post)
i. Jährliche Wasserabrechnung
ii. Verleihgebühren von Geräten
iii. Sonstige Rechnungen
d. Buchhaltung?
i. Kann die Buchhaltung darüber laufen oder wird die Buchhaltung irgendwie unterstützt?
e. SEPA
i. Geldeingangskontrolle (Kontoabruf?)
ii. SEPA-Lastschrift?
4.) Schriftführertätigkeiten
a. Schreiben und/oder Ablegen von Protokollen (siehe auch Punkt 11)
5.) Eventplanung
a. Jährlicher Arbeitskalender (Einteilung der Vereinsarbeiten 12 Stunden pro Jahr pro Mitglied)
b. Jährlicher Eventkalender
i. Einsatzplanung für Feiern (hier z.B. wer macht Getränkeausschank, wer Kuchen, wer Hilft bei Aufbau/Abbau usw.
ii. Wer spendet / wer beteiligt sich
iii. Tätigkeiten vor und nach dem Event
6.) Aufgabenplanung
a. Pro Person (eigentlich nur Vorstandschaft 8-10 Nutzer)
b. Pro Gruppe (alle Mitglieder, Vorstände, Eventteilnehmer/-unterstützer)
7.) Newsletter / Rundschreiben (evtl. auch gruppiert)
a. Nur innerhalb der Vorstandschaft
b. Alle Kontakte
c. Alle Mitglieder
d. Alle Firmen
8.) Redaktionelle Tätigkeiten
Wir sammeln immer Themen für unser Mitgliederblatt, hier wäre es denkbar einen Bereich dafür zu haben.
9.) Geräteverleih
a. Inventar
b. Ausleihkalender
c. Verbindung mit Rechnungsstellung
10.) Vermietung Vereinsheim
a. Kalender (verfügbarkeit)
b. Verbindung mit Rechnungsstellung
11.) Formularverwaltung und Dokumentenablage
12.) Zukünftige Tätigkeiten
a. SocialMedia verknüpfung
b. Vereinsheim Lagerbestand Getränke und Abrechnung mit Mitglied wenn darauf zurückgegriffen wird
c. Anbindung an einen Webshop (Merchandising z.B.)

Ich denke das vieles mit CiviCRM und den möglichen Modulen umsetzbar ist, aber was brauche ich, wie konfiguriere ich damit man ans Ziel kommt usw.

Ich hoffe man kann aus Erfahrungen anderer viel Lernen und gemeinsam zu einem richtig „geilen“ Tool für Vereine (NPO’s) heranwachsen. Ich wäre auch bereit, anhand meiner dann ansammelnden Erfahrungen ein Nutzerhandbuch zu protokollieren und zu schreiben, in dem die GEVO’s (Geschäftsvorfälle) beschrieben werden und wie die im CiviCRM umgesetzt werden können.

Schau mal den Leitfaden von Systopia an. Vielleicht kannst du dich da ja einbringen bzw. vielleicht könnte man den Leitfaden irgendwo als FOSS-Projekt der Mitarbeit von Vielen zugänglich machen?

Hi daniel,

ja das habe ich schon gesehen, aber das ist ja derart rudimentär und irgendwie hatte man mal aufgehört dort weiterzumachen. Aber all die Workarounds wie mache ich was ist da ja nicht mit dabei.

Bei Systopia habe ich schon eine Umsetzungsanfrage gestellt. Wenn wir über ein Förderprogramm finanzielle Mittel erhalten, wäre es mir eh am Liebsten wenn einer das Ding sauber aufstellt und wir damit arbeiten können. Dennoch brauchen wir die ganzen Workarounds für das To-Do drum herum.

Mal schauen wann sich Systopia bei mir meldet.

Hallo Martin,

das ist eine gute Liste, die du da vorgelegt hast. Wahrscheinlich wirst du auch feststellen, dass Eure Anforderungen sich etwas von denen unterscheiden, die andere Organisationen so haben.

Ich würde Schritt für Schritt anfangen und das Einrichten der Mitglieder damit anfangen.
Die Doku hier ist ziemlich gut:

Danach würde ich mich um die ganzen mit SEPA verbundenenen Fragen kümmern.
Ich glaube es macht dann Sinn, wenn du für jeden eigenen Schritt einen eigenen Thread öffnest.

Soweit auf die schnelle meine 5ct :wink:

LG und herzlich Willkommen hier!

Noch ein weiterer Tipp zu den Mitgliedschaften: Die automatisierte Verarbeitung von Mitgliedsbeiträgen zur Verlängerung der Beitragsgültigkeit basiert im CiviCRM-Standard darauf, dass die Mitglieder ihre Mitgliedschaften durch eine aktive Handlung verlängern (z.B.: Auslösen einer Verlängerungszahlung auf der Webseite der Organisation). Dieses Konzept hängt mit den rechtlichen Rahmenbedingungen im angelsächsischen Raum zusammen, wo sich Abonnements, Mitgliedschaften und ähnliche wiederkehrende Zahlungen in der Regel nicht automatisch verlängern. Im Gegensatz dazu stehen die typischen Vereinsmitgliedschaften in Deutschland (und anderen europäischen Ländern), wo eine Vereinsmitgliedschaft auch bei ausbleibender Beitragszahlung so lange bestehen bleibt, bis die Organisation eine Kündigung ausspricht. Im Standard von CiviCRM ließen diese sich damit nicht ohne weiteres abbilden. Deshalb wurde die Project60 Membership Extension entwickelt, mit der eingegangene Beitragszahlungen anhand einer konfigurierbaren Heuristik den Mitgliedschaften zugeordnet und dann automatisch die entsprechenden Verlängerungen des Mitglieds-Enddatums vorgenommen werden können.

@daniel.scholten Systopia stellt den Leitfaden ja unter freier Lizenz zur Verfügung (CC BY-NC-SA 3.0 DE), das ist also grundsätzlich einfach möglich. Wir haben auch bereits eine leicht aktualisierte und korrigierte Version hier auf unserem Community-Portal verfügbar. Gerne können wir überlegen, wie eine Weiterentwicklung gut organisiert werden könnte. Eine mögliche Lösung wäre, sie doch als editierbars Wiki im docs-Bereich einzupflegen?
Es stellen sich aber m.E. noch grundsätzlichere Fragen: Welche Art von Dokumentation soll so entstehen? Wie stellen wir als Community gemeinsam sicher, dass genügend Freiwillige die Doku dauerhaft pflegen? Der Systopia-Leitfaden ist meines Wissens auch mit Blick auf diese Fragen ganz bewusst „nur“ als erste Einstiegshilfe für Anwender*innen konzipiert. Das Community-Portal wiederum ist so gedacht, dass aus konkreten Fragen und Antworten aus der Praxis handlungsorientierte Schritt-für-Schritt-Dokumentationen entstehen können, so dass aus konkreten Fragen und Antworten dann im docs-Bereich mit vertretbarem Aufwand für freiwillige Schreiber*innen Wiki-Beiträge entstehen können. So könnte @Martin z.B. dieser Idee nach mit @benedikt.kaless Hinweis ein kleines HowTo für Mitgliedschaftsverwaltung anfangen und dann gemeinsam mit anderen entwickeln :wink:
Freilich gibt es auch noch größere Möglichkeiten, so könnte die offizielle CiviCRM-Doku ins Deutsche übersetzt werden. Allerdings ist schon die englische aktuell zu halten eine Mammutaufgabe und ehrlich gesagt die technische Umsetzung der Mitarbeit vielleicht für Programmierer*innen super, aber für Endanwender*innen nicht soo engagementfördernd. Vielleicht interessanter: Im Zuge der Entwicklung des Community-Portals konnte unser Verein mit dem Packt Verlag als Lizenzeigentümer des nicht mehr ganz aktuellen aber wie ich finde sehr gut gemachten Buches Using CiviCRM – Second Edition einen Vertrag schließen, der unserem Verein die freie Verbreitung für eine deutschsprachige dritte Auflage sichern würde. Daraus könnte man mit Hilfe einer Förderung vielleicht ein spannendes Projekt machen?
So oder so wäre es denke ich wichtig, genau zu erkunden, auf welchem Weg in Sachen Doku wie und wo was erreicht werden soll. Hach, das wäre doch auch ein super Thema für ein Anwender*innentreffen (bzw. einen Sprint)?!

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