Hallo zusammen,
ich habe Euch als Verein auch schon angeschrieben. Ich bin auch gerne bereit ein Mitglied zu werden.
Aktuell ist es so, dass ich WP und CiviCRM vollständig am Laufen habe. Alle Warnungen beseitigt und Tool ist jetzt 100% einsatzfähig. Nur leider ist es so, da es kein Handbuch gibt, weiß ich nicht wo ich was einstellen soll um das was ich machen will umsetzen zu können.
Simples Beispiel:
Ich will die Mitgliederbeiträge anlegen - das kann ich ja.
Jetzt will ich die Versicherungsbeiträge einpflegen, die Anlage klappt (allerdings auch als „Mitgliedschaft“) aber die Zuordnung zum Mitglied nicht, weil das Mitglied schon eine Mitgliedschaft hat - vermute ich mal dass ich deswegen eine Fehlermeldung erhalte.
Und das ist erst der Anfang meiner langen Liste von dem was wir als Verein nach und nach umsetzen wollen. Da ich selbst in der Softwarentwicklung tätig bin (zwar nicht als Entwickler, aber als Teilprojektleiter) weiß ich, dass ein Big-Bang nicht optimal ist. Aber irgendwo müssen wir anfangen. Die Vereinsverwaltung ist ein absolutes Chaos. Der eine macht eine Liste in Word (Wasserwart), der andere Excel (Versicherungen), und dann hat wieder einer eine Datei (Geräteverleih, Vereinsheimbelegung als Textdatei, Spendenliste usw.). Daher wollen wir das alles zentralisieren und Cloudfähig machen.
Idee ist, das CiviCRM Stück für Stück in die Zielgeraden zu bringen, aber nur wie?
Ich habe hier mal unsere Liste aufgeführt an Punkten, die wir irgendwann mal, wenn möglich alles umsetzen wollen. Starten sollten wir zumindest mit den Mitgliedern und den jährlichen Beiträgen, sowie jährlichen Versicherungen und jährlichen individuellen Wasserabrechnungen.
Das ganze sollte dann schon mal eine jährliche Rechnung ermöglichen (Einzel-PDF oder Serien-PDF oder auch alternativ Mail) pro Mitglied.
Und das wäre die komplette „Wunschliste“
1.) Mitgliederverwaltung
a. Aktive Mitglieder
b. Passive Mitglieder
c. Ehrenmitglieder
d. Körperschaften
2.) Firmenverwaltung
a. Allgemeine Firmen (Gruppierung)
b. Spendenbereite Firmen (Gruppierung)
3.) Rechnungswesen
a. Spenden
b. Jährliche Mitgliederabrechnung am besten per Seriendruck und/oder Mail, evtl. auch selektiv - Post/Mail
i. Mitgliedsbeiträge jährlich
ii. Versicherungsbeiträge jährlich
c. Sonderrechnungen (per Mail und/oder Post)
i. Jährliche Wasserabrechnung
ii. Verleihgebühren von Geräten
iii. Sonstige Rechnungen
d. Buchhaltung?
i. Kann die Buchhaltung darüber laufen oder wird die Buchhaltung irgendwie unterstützt?
e. SEPA
i. Geldeingangskontrolle (Kontoabruf?)
ii. SEPA-Lastschrift?
4.) Schriftführertätigkeiten
a. Schreiben und/oder Ablegen von Protokollen (siehe auch Punkt 11)
5.) Eventplanung
a. Jährlicher Arbeitskalender (Einteilung der Vereinsarbeiten 12 Stunden pro Jahr pro Mitglied)
b. Jährlicher Eventkalender
i. Einsatzplanung für Feiern (hier z.B. wer macht Getränkeausschank, wer Kuchen, wer Hilft bei Aufbau/Abbau usw.
ii. Wer spendet / wer beteiligt sich
iii. Tätigkeiten vor und nach dem Event
6.) Aufgabenplanung
a. Pro Person (eigentlich nur Vorstandschaft 8-10 Nutzer)
b. Pro Gruppe (alle Mitglieder, Vorstände, Eventteilnehmer/-unterstützer)
7.) Newsletter / Rundschreiben (evtl. auch gruppiert)
a. Nur innerhalb der Vorstandschaft
b. Alle Kontakte
c. Alle Mitglieder
d. Alle Firmen
8.) Redaktionelle Tätigkeiten
Wir sammeln immer Themen für unser Mitgliederblatt, hier wäre es denkbar einen Bereich dafür zu haben.
9.) Geräteverleih
a. Inventar
b. Ausleihkalender
c. Verbindung mit Rechnungsstellung
10.) Vermietung Vereinsheim
a. Kalender (verfügbarkeit)
b. Verbindung mit Rechnungsstellung
11.) Formularverwaltung und Dokumentenablage
12.) Zukünftige Tätigkeiten
a. SocialMedia verknüpfung
b. Vereinsheim Lagerbestand Getränke und Abrechnung mit Mitglied wenn darauf zurückgegriffen wird
c. Anbindung an einen Webshop (Merchandising z.B.)
Ich denke das vieles mit CiviCRM und den möglichen Modulen umsetzbar ist, aber was brauche ich, wie konfiguriere ich damit man ans Ziel kommt usw.
Ich hoffe man kann aus Erfahrungen anderer viel Lernen und gemeinsam zu einem richtig „geilen“ Tool für Vereine (NPO’s) heranwachsen. Ich wäre auch bereit, anhand meiner dann ansammelnden Erfahrungen ein Nutzerhandbuch zu protokollieren und zu schreiben, in dem die GEVO’s (Geschäftsvorfälle) beschrieben werden und wie die im CiviCRM umgesetzt werden können.