In unserer Bürgerstiftung wurde in der Vergangenheit bei Anträgen zur Förderung eine laufende Jahresnummer vergeben, die als Referenz im Prozess und für Dokumentation und Ablage genutzt wurde. Beispiel: F2401 für den ersten Förderantrag im Jahre 2024.
Da dies so in Civi nicht abbildbar ist, leidet die Akzeptanz, und wir führen immer noch eine zusätzliche Excelliste… Eine sortierung nach Datum wird als nicht ausreichend angesehen…
Hat jemand ähnliche Probleme? Welche Lösungsansätze gibt es?
Danke für Unterstützung.
Beste Grüße
Wolfgang
Lieber Wolfgang,
ich nehme an ihr verwendet CiviCase für die Förderantragsverwaltung und das Problem ergibt sich daraus, dass ihr die hochzählenden Fallnummern als Antragsnummern nutzt und das auf Unliebe stößt? Ja, ich kenne das Problem aus der Praxis und für ein ähnlich gelagertes Problem hat civiservice.de eine Erweiterung für eine andere Bürgerstiftung programmiert, die wir gerne teilen, wenn sie auch für weitere Nutzende interessant ist. Hier war die Anforderung, dass es für jedes Förderprogramm einen eigenen Nummernkreis geben sollte, der mit jedem neuen Antrag für sich hochzählt, so dass Fördernummern nach der Art Programmkürzel-123 vergeben werden können. Dies haben wir so gelöst, dass die Erweiterung einfach eine weitere Action für den Action Provider bereitstellt, die für ein auswählbares benutzerdefiniertes Feld auf dem Fall die jeweils letzte vergebene Nummer ermittelt und hochzählt. Diese Action lässt sich dann in dem Form Processor hinzufügen, der den Fall bei der Beantragung erzeugt:
Da Du die „interne ID“ dann als benutzerdefiniertes Feld im Fall hast, kannst Du sie dann flexibel überall einsetzen – z.B. als Token in Verträgen, Mittelabrufen usw.
In Deinem Fall ist der Nummernkreis zwar nicht vom Falltyp abhängig, sondern vom Kalenderjahr – das ließe sich aber analog mit einer kleinen Erweiterung lösen.
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Lieber Andreas,
danke für Deine schnelle Antwort. Wir sind ganz einfach zugange, wir legen einfach manuell eine neue Förderung über CiviGrant an. Und da gibt es eben nur den Bezug auf den Antragsteller als Kontakt und das Datum. Die Id ist in Wirklichkeit „nur“ eine fortlaufende Nummer die bei uns in der Excelfile (Förderliste) entsteht. Als Datum wird in dieser Liste das Datum der Zahlung gepflegt, da dies dann zur Buchhaltung stimmig ist. Aber auf diese zusätzliche Liste möchte ich gerne verzichten, damit Civi als „Führungssystem“ akzeptiert wird. Wir sind jetzt ein Jahr lang parallel gefahren, wobei in Civi immer nachgepflegt wurde. Beim Review kam eben der dringende Wunsch nach besagter Antragsnummer/ID hoch.
Wie das mit CiviCase funktioniert muß ich mir erst mal anschauen. Es war mir gar nicht bewusst dass die Verwaltung von Förderungen darüber möglich ist. Gibt es dazu Schulungen/Weiterbildungen?
Beste Grüße
Wolfgang
Ah, verstehe – bei dem Wort „Bewilligungen“ hätte ich auch gleich darauf kommen können, dass ihr CiviGrants nutzt. Das ist für einfacherere Anwendungsfälle doch super und viel einfacher. Und wenn ihr wie Du schreibst die Daten ohnehin manuell erfasst, dann ist die Sache mit der individuellen ID vielleicht für euch auch so lösbar (?): Leg doch ein benutzerdefiniertes Feld für die Entität Bewilligungen an und trage dort die Nummer ein. Es wäre auch hier möglich mit überschaubarem Aufwand einen automatischen Zähler zu programmieren (z.B. eine CiviRule die immer dann aktiv wird, wenn eine neue Bewilligung eingetragen wird), aber ich würde meinen, dass ist bei händischer Eingabe der Fälle garnicht nötig. Sinnvoll hingegen wäre sicherlich, dass man im Kontakt und in entsprechenden Übersichten dann auch die Bewilligungs-Nummer parat hat. Für den Kontakt ist das einfach, da der Reiter Bewilligungen bereits auf SearchKit umgestellt ist. Du kannt also mit wenigen Klicks Dein neues Feld unter SearchKit → Packaged Searches → Zusammenfassung/Bewilligungen hinzufügen:
Für den Überblicksbildschirm bei den Bewilligungen ist das noch nicht so einfach, da noch nicht in SearchKit. Aber Du könntest Dir – falls überhaupt nötig – einfach einen eigenen mit SearchKit und FormBuilder bauen, so dass Du auch nach den eigenen Fallnummern filtern kannst usw.
Ein Austausch zu den verschiedenen Möglichkeiten Förderanträge in CiviCRM abzubilden, fände ich auch sehr spannend.
Lieber Andreas,
danke für die wertvollen Tipps.
Ich brauche für die Umsetzung noch etwas Zeit, mal sehen wie das klappt.
Beste Grüße
Wolfgang
Lieber Andreas,
die Extension ist doch bestimmt für die Community interessant - wo habt ihr sie denn veröffentlicht bzw. falls noch nicht, warum nicht? Habt ihr vor, das generisch zu machen, so dass man das auch in anderen Kontexten verwenden kann? Das wäre in der Tat nützlich. Wir programmieren solche Logiken in der Regel (noch?).
Viele Grüße
Martin
Lieber Andreas,
danke nochmals für Deine Unterstützung. Ich habe das jetzt soweit hinbekommen dass ich auch einen Bericht über SearchKit angezeigt bekomme. Aber jetzt fehlt mir die Möglichkeit den Bericht auszudrucken. Das herunterladen in Excel ist unbefriedigend, zumal die Werte als Text formatiert übernommen werden, und Überwchriften und Zusammenfassungen wie Summen usw total fehlen. Da muß dann wieder mit Aufwand ein druckbares Format erzeugt werden.
Gibt es eine direkte Ausdruckmöglichkeit aus SearchKit?
Danke für eine kurze Rückmeldung
Hallo Wolfgang,
SearchKit-Suchen kann man über ein Display u.a. als Tabelle darstellen. Dazu findest Du den Schalter „Hinzufügen“ links in der Navigation. Und wenn das noch nicht reicht, dann kann man im nächsten Schritt auch ein Formular daraus bauen.
Im Form spätestens kann man dann Gestaltungselemente einbringen. Dazu hatte hier schon mal jemand geschrieben. Viel Erfolg!
Hallo Torben,
danke für Deine Ausführungen.
Ich habe so eine Tabelle in SearchKit wie von Dir beschrieben erstellt. Trotzdem kann ich das Ergebnis nicht einfach ausdrucken, oder?
Beste Grüße
Wolfgang
Markiere die gewünschten Suchergebnisse (alle?) und wähle im Aktionsmenü entweder „Spreadsheet exportieren“ oder „Dokument erstellen“. Hab’ vergessen, welches es war…
