Aus der Community hat mich eine Frage erreicht, die ich gern ins Portal weitergeben möchte. Die Organisation verwendet seit längerem dynamische Gruppen. Einige Kontakte in diesen Gruppen machen die Organisationen aber stutzig. Sie wollen wissen, wie die dynamischen Gruppen zusammengesetzt sind?
Liebe Susi,
zunächst einmal sind dynamische Gruppen im Grunde nicht viel mehr als so etwas wie abgespeicherte Suchabfragen. Die durch diese ermittelten Kontakte werden regelmäßig der betreffenden Gruppe hinzugefügt oder wieder aus ihr entfernt, wenn die Kriterien nicht mehr gegeben sind.
Auf welcher Selektion eine dynamische Gruppe beruht, kann man entweder über einen Button über der Ergebnisansicht der Gruppe oder über deren Gruppeneinstellungen aufrufen und diese dort auch bearbeiten. Die Gruppeneinstellungen erreicht man über Kontakte → Gruppen verwalten → Menüpunkt „Einstellungen“ in der Aktionsspalte neben der gewünschten Gruppe. Dort dann folgenden Link nutzen:
In meinem fiktiven Beispiel soll die Gruppe „VIP“ immer alle Kontakte enthalten, die mindestens einen der Tags „Ehrenamtliche*r Mitarbeiter*in“, „Politikvertreter*in“ oder „Top-Spender*in“ haben. Entsprechend sehen die Selektionskriterien so aus:
Ich kann diese Kriterien nun auch anpassen und z.B. ein weiteres Tag hinzufügen oder ganz andere Kriterien wie eine Umkreissuche ergänzen.
Es gibt nun aber noch einen zweiten Weg, wie Kontakte in eine dynamische Gruppe gelangen können und vermutlich ist das auch die wahrscheinlichere Quelle der Irritation: Man kann Kontakte auch wie von normalen Gruppen gewohnt „statisch“ zu einer dynamischen Gruppe hinzufügen, etwa weil jemand sich aus ganz individuellen Gründen unser „VIP“ verdient hat. Diese bleiben solange in der Gruppe, bis sie wieder aus ihr entfernt oder gelöscht werden. Zum Glück kann man sie aber sehr leicht erkennen: In der Auflistung der Kontakte der Gruppe ist dann in der Spalte Status statt „dynamisch“ „Hinzugefügt“ vermerkt:
Dieser Screenshot zeigt übrigens auch den zweiten Link zur Bearbeitung der Suchkriterien.
Die Meinungen gehen sehr auseinander, ob diese Mischung von statisch und dynamisch eine geniale Erfindung oder eine Quelle von Chaos ist 
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Danke, Andreas, für diese ausführliche Erklärung der dynamischen Gruppen
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Welche Erfahrung habt ihr mit der nachträglichen Veränderung der Suchkriterien dynamischer Gruppen gemacht?
Ich gerade eher schlechte: ich gehe den von @Andreas genannten Weg, tausche eine Gruppe gegen eine andere aus, klicke SUCHE. Dann erscheint die Übersichtsseite der Suchergebnisse und oben in der Zusammenfassung der Suchkriterien erscheint auch die neue Gruppe statt der alten. Die Anzahl der Kontakte ist auch anders.
Wenn ich dann den gleichen Weg wieder gehe, ist in den Suchkriterien wieder die alte Gruppe… „täglich grüßt das Murmeltier“…
Was mache ich falsch?
Du hast die neuen Filterkriterien vermutlich einfach nur nicht gespeichert (sorry, das hatte ich in der Anleitung auch nicht explizit beschrieben – die Frage war ja, wo man sieht wie die dynamischen Gruppen zusammengesetzt sind):
Aaaaah!!! Großartig! Danke!
Warnhinweis: Wenn man Smart Groups zu intensiv nutzt, kann die Routine zur Neuberechnung der Gruppen zum Problem werden, weil die Ausführungsdauer und die benötigten Ressourcen das System belasten und im schlechtesten Fall lahmlegen können. Das hängt natürlich auch von der Datenmenge und den verfügbaren Ressourcen ab.
Wenn man komplexe dynamische Gruppen plant, ist daher evtl. die Extension SQL Tasks die nachhaltigere Option. Für kleinere Aufgaben kann man natürlich mit den eingebauten Smart Groups loslegen.
(Wenn du SQL-Tasks einsetzt und nützlich findest, überlege bitte, ob du einen Beitrag zu Weiterentwicklung und Wartung der Extension leisten kannst, damit sie auch in Zukunft noch zur Verfügung steht. Wenn du die CiviCRM-Community auf diese Weise unterstützen möchtest, schreib uns eine Mail an info@systopia.de. Danke sehr!)
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Kommt auf meine „zu lernen“-Liste, @Martin_Peth
Hallo in die Runde, ich habe auch eine Frage zu dynamischen Gruppen. Ich würde gerne eine dynamische Gruppe erstellen mit allen Mitgliedern, die im letzten Kalenderjahr aus dem Verein ausgetreten sind. Leider weiß ich nicht, wie ich das in der „Erweiterten Suche“ so als Kriterium eingeben kann. Am einfachsten wäre es aus meiner Sicht, einfach alle Kontakte zu suchen, die im vergangenen Jahr aus der Gruppe" Mitglieder" ausgetreten sind. Danke
Hallo Johanna,
zur Erstellung von speicherbaren Suchabfragen bietet sich SearchKit an.
Je nachdem, wie ihr Mitglieder erfasst, kann mittels SearchKit nach Austritten gefiltert werden. Aus den Suchergebnissen kann eine Tabelle (Display Table) und/oder Gruppe erstellt werden.
Ausgetretende Mitglieder nach Austrittsdatum filtern (wenn ihr im Kontakt ein Datumsfeld „Austrittsdatum“ angelegt habt):
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Search for
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Filter
oder:
Ausgetretene Mitglieder durch entfernte Kontakte aus einer Gruppe filtern:
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Search for
-
Filter
LG Caro
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Vielen vielen Dank Caro - das hilft mir schon enorm weiter.
Noch eine letzte Frage dazu: ich würde gerne eine Suche jeweils für das Kalenderjahr machen, sodass wir automatisiert allen ausgetretenen Mitgliedern die beendete Mitgliedschaft zum Ende des Jahres noch einmal bestätigen können. Leider checke ich auch hier nicht, wie ich den Zeitraum noch filtern kann. Kannst du mir da noch einmal weiterhelfen (ich hab die Filterung durch entfernte Kontakte aus Gruppe vorgenommen).