Archiv: Leitfaden für CiviCRM-Anwender*innen - Teil 1

CiviCRM Wiki
1

Damit dieser Inhalt von der alten SfE-Webseite nicht verloren geht, wird er mit diesem Beitrag archiviert:

Ursprünglich eingestellt auf der SfE-Webseite 2021 von Andreas.

Leitfaden für CiviCRM-Anwender*innen - Teil 1

Hinweis zu dieser Dokumentation

Work in Progress: Diese Dokumentation baut auf dem 2017 erschienenen Leitfaden für CiviCRM-Anwender_innen (Grundlagen) der Firma SYSTOPIA Organisationsberatung auf und wird Schritt für Schritt aktualisiert und erweitert.

1. Einführung

CiviCRM ist eine freie CRM-Software für Non-Profit-Organisationen. Dabei steht CRM für Constituent Relationship Management (oder auch Customer Relationship Management), was sich grob mit Kontakt- und
Beziehungsmanagement übersetzen lässt. Das Hauptziel von CRM ist der gezielte und nachhaltige Aufbau von Beziehungen zu allen Arten von Stakeholdern, die eine Organisation hat.

Weltweit setzen über 10.000 Vereine, Stiftungen, NGOs und Verbände CiviCRM ein. Es bietet nicht nur umfangreiche Funktionen im Bereich der Kontaktverwaltung, sondern auch Unterstützung für viele weitere
Aufgaben, die in Management, Administration und Beziehungspflege von Non-Profit-Organisationen anfallen. Zu den Leistungsmerkmalen von CiviCRM zählen u.a. folgende Bereiche:

Kontakte & Beziehungen

  • beliebig viele Kontakte und Adressen verwalten
  • Beziehungen zwischen Kontakten erfassen
  • Bildung von Segmenten, Gruppen, Kategorien
  • Kommunikationshistorie
  • Mitgliederverwaltung

Spenden & Fundraising

  • Erfassung von Spenden und Mitgliedsbeiträgen
  • Online-Spenden
  • Dankesbriefe und Spendenquittungen
  • Generierung von Bankeinzügen (SEPA)
  • Einlesen von Kontoauszügen

Newsletter & Mailings

  • Newsletter an beliebig viele Kontakte versenden
  • Öffnungs- und Klickraten nachverfolgen
  • PDF-Briefe generieren
  • personalisierte Ansprache
  • Online-Formulare zur An- und Abmeldung

Veranstaltungen

  • Online-Anmeldung und Bezahlung
  • Verwaltung von Teilnehmenden und Referent*innen
  • Namensschilder und Platzkarten
  • automatische E-Mails und Rundschreiben

gezielte Analysen

  • Auswertung von Spendenaufkommen und Spender*innenstruktur
  • Erfolgsmessung Eurer Arbeit und Aktionen
  • einfache Erstellung individueller Berichte (z.B. für strategisches Fundraising)

frei, flexibel und sicher

  • dauerhaft lizenzkostenfrei
  • einfach anpass- und erweiterbar
  • volle Kontrolle über Eure Daten (inkl. Standort)
  • fein abstufbares Rechtesystem
  • Zugriff (auf Wunsch) von überall

Weitere Funktionen werden durch eine stetig wachsende Zahl von Erweiterungen („Extensions“) angeboten. So bietet etwa die Extension CiviHR umfassende Funktionen für die Personalverwaltung.

Ziel dieses Leitfadens ist, neuen/unerfahrenen Benutzerinnen und Benutzern [von hier an verwenden wir entweder die weibliche oder die männliche Form, wobei jeweils beide Geschlechter gemeint sind.] einen schnellen Einstieg und eine gute Orientierung über Funktionsweise und Logik von CiviCRM zu bieten. Demzufolge gehen wir vor allem auf anwendungsorientierte Fragen und nur in Ausnahmefällen auf administrative oder besonders komplexe Aufgaben ein. Wir erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit, bemühen uns aber, den Leitfaden ständig weiterzuentwickeln und wo nötig zu überarbeiten und zu korrigieren. Fragen, Anmerkungen, Kommentare und konstruktive Kritik sind uns sehr willkommen. Über diesen Leitfaden hinaus gibt es noch weitere empfehlenswerte Informationsquellen:

Discourse von SfE
Discourse ist ein Dialog-Tool und unsere lebendige Wissenswerkstatt. Auf dem Discourse des Vereins Software für Engagierte können deutschsprachige Nutzer sich direkt austauschen, Fragen stellen und Wiki-Beiträge mit Anleitungen, Best-practice-Beispielen und vielem mehr finden.
SfE-Discourse

StackExchange
StackExchange ist eine Plattform für themenspezifische Fragen und Antworten für Anwender, Administratorinnen und Implementierer. Sie ist eine gute Anlaufstelle bei Fragen oder Problemen, die bei der Nutzung von CiviCRM entstehen können.
CiviCRM StackExchange (Englisch)

Mattermost
Mattermost ist ein freier Instant-Messaging-Dienst. Auf dem CiviCRM-Mattermost gibt es zahlreiche Gruppen, in denen Nutzer und Experten sich austauschen. Inzwischen gibt es auch einige wenige deutschsprachige Kanäle.
CiviCRM Mattermost

offizielles Benutzerhandbuch
Im sehr umfangreichen englischen Benutzerhandbuch wird ausführlich auf die Nutzung und damit zusammenhängende grundlegende Fragen eingegangen. Es eignet sich insbesondere für einen intensiven Einstieg in CiviCRM oder wenn man sich einen neuen Funktionsbereich systematisch erschließen möchte.
offizielles CiviCRM-Benutzerhandbuch (Englisch)

Showcases
Auf Initiative von CiviCooP entsteht hier eine Sammlung von Vorzeigeprojekten: In Text- und Videodokumentationen werden typische Anwendungszenarien vorgestellt, wobei Schritt für Schritt erklärt wird, wie diese konfiguriert werden. Der Verein Software für Engagierte e.V. hat einige dieser Beiträge ebenfalls unterstützt.
CiviCRM Showcases (Englisch)

GitLab
CiviCRMs GitLab ist der offizielle Issue Tracker. Hier werden technische Probleme oder neu zu entwickelnde Funktionen erfasst und deren Bearbeitungsstand dokumentiert.
GitLab (Englisch)

CiviCRM-Bücher
Das 2013 erschienene und somit etwas ältere CiviCRM Cookbook ist eine Sammlung so genannter „Rezepte“. Jedes Rezept nimmt Bezug auf ein bestimmtes Thema oder Problem in CiviCRM. Daraus ergibt sich eine feste Struktur: jeweils 1 bis 2 Absätze, um das Thema oder Problem darzustellen, dann ein Abschnitt „How to do it“ mit den erforderlichen Schritten und ein Abschnitt „How it works“ mit einigen Hintergrundinformationen. Zudem gibt es jeweils einen Abschnitt „See also“ mit Links zu Online-Ressourcen oder anderen Rezepten im Buch.
CiviCRM Cookbook (Englisch, kostenpflichtig)

Wer eher eine allgemeine Einführung in die Möglichkeiten von CiviCRM sucht, dem empfehlen wir Using CiviCRM von Erik Hommel, Joe Murray und Brian Shaughnessy: Dieses Buch ist im August 2016 als aktualisierte Neuauflage herausgekommen, also ebenfalls nicht mehr ganz aktuell. Wie schon in der Erstauflage von 2011 wird dem Leser dabei geholfen, seine Vision für den Einsatz von CiviCRM zu entwickeln (Kapitel 1), die CiviCRM-Implementierung zu planen (Kapitel 2) sowie das System zu installieren und zum Laufen zu bringen (Kapitel 3). Schließlich werden die wesentlichen Funktionen von CiviCRM erläutert. Kapitel 4 befasst sich mit Kontaktverwaltung, Kapitel 5 mit Daten sammeln und importieren, Kapitel 6 mit Kommunikation, Kapitel 7 mit Online-Kampagnen, Kapitel 8 mit Fundraising über CiviCRM, Kapitel 9 mit Mitgliedergewinnung, Kapitel 10 mit Veranstaltungsverwaltung, Kapitel 11 mit Fallmanagement, Kapitel 12 mit Zuschussverwaltung, Kapitel 13 mit Reports sowie Kapitel 14 mit Anpassen und Erweitern von CiviCRM.
Using CiviCRM (Englisch, kostenpflichtig)

CiviCRM ist weitgehend individuell anpassbar. Auch die verschiedenen Versionen können funktionale und/oder optische Unterschiede aufweisen. Es kann also sein, dass sich im Detail Unterschiede zu der Instanz von CiviCRM ergeben, mit der Sie – vielleicht jetzt im Moment – arbeiten. Dieser Leitfaden bezieht sich auf eine (deutsch) lokalisierte, ansonsten aber weitestgehend unveränderte Standardinstallation der Version 4.4 unter Drupal 7. Leserinnen sollten zudem beachten, dass viele Funktionen abhängig von den Rechten des eigenen Benutzerkontos und von der globalen Konfiguration der Installation sind. Bestimmte hier beschriebene Funktionen können daher nicht, nur eingeschränkt oder beispielsweise unter anderen Namen zur Verfügung stehen.

CiviCRM ist freie Software und im Original englischsprachig. Die Übersetzung wird von Freiwilligen geleistet und ist noch nicht zu 100 prozent abgeschlossen. Sie finden daher zur Zeit gelegentlich noch unübersetzte Textteile.

Dieser Leitfaden beginnt mit der Darstellung der technischen Grundlagen in Kapitel 2. Dort sind die Installation, die Grundkonfiguration sowie die Integrationsmöglichkeit in Ihre eigene Webseite beschrieben. Das daran anschließende Kapitel 3 enthält Hinweise zum Management von Kontakten und Beziehungen. Es wird ausführlich dargestellt, was mithilfe von CiviCRM in der Kontaktverwaltung möglich ist. Kapitel 4 beschäftigt sich mit dem Themenfeld Kommunikation und Interaktion. Unter anderem werden dort die Funktionen für Massenmails und Newsletter sowie die Verwendung von Vorlagen vorgestellt.

2. CiviCRM installieren und konfigurieren – technische Grundlagen

2.1 Installation

CiviCRM ist eine Webanwendung, d.h. sie wird auf einem Server installiert und ist bei entsprechender Konfiguration mit einem normalen Browser über das Internet nutzbar. Eine lokale Installation z.B. einer Client-Software auf den Arbeitsplatz-Rechnern ist damit nicht notwendig.

Das hat viele Vorteile, bedeutet aber auch, dass für die Installation ein gewisses Maß an technischem Verständnis notwendig ist. Insbesondere sollten Kenntnisse in der Administration von Linux-Servern und ein Grundverständnis der zugrunde liegenden Techniken Apache Webserver, MySQL und PHP vorhanden sein. Alternativ kann jemand mit der Installation beauftragt oder eine fertige Installation von einem Hosting-Anbieter gemietet werden. Wenn Sie sich zunächst nur einen Eindruck von CiviCRM verschaffen möchten, ohne gleich eine eigene Installation aufzusetzen, können Sie das kostenlos in der deutschsprachigen Demo-Installation von SYSTOPIA oder einer anderen Demo-Installation tun.

2.2 Grundkonfiguration

CiviCRM ist in hohem Maße an die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation anpassbar. Ein großer Teil der Konfigurationsmöglichkeiten wird nach der Installation über die Oberfläche vorgenommen. In einer neuen Installation muss dementsprechend zunächst eine Reihe von Einstellungen vorgenommen werden, damit sie vollständig sinnvoll nutzbar ist.

Im Zuge der Grundkonfiguration werden allgemeine Einstellungen in CiviCRM vorgenommen. So können beispielsweise die Voreinstellungen aus dem englischsprachigen Raum oder die Benutzeroberfläche angepasst werden. Im englischsprachigen Installationsleitfaden wird detailliert dargestellt welche Arbeitsschritte obligatorisch vor der Inbetriebnahme durchzuführen sind und was optional angepasst werden kann.

2.3 CiviCRM und CMS – Integrationsmöglichkeiten in Ihre Website

Für das grundlegende Verständnis von CiviCRM und seiner Möglichkeiten ist es wichtig zu wissen, dass CiviCRM keine komplett eigenständige Anwendung ist. Es wird als Modul innerhalb eines sogenannten Content Management Systems (CMS) installiert, mit denen typischerweise Websites verwaltet werden. Es nutzt deren Rechteverwaltung und weitere grundlegende Funktionen; darüber hinaus bietet sich dadurch die Möglichkeit der Integration von CiviCRM und Website, z.B. indem auf der Website in einheitlichem Erscheinungsbild Formulare dargestellt werden, bei denen Dateneingaben direkt in CiviCRM fließen.

In Drupal müssen im Zuge der Grundkonfiguration vorbereitende Schritte durchgeführt werden. Darunter fallen zum Einen Einstellungen im Bereich der Benutzerverwaltung, zum Anderen können zusätzlich Anpassungen des Erscheinungsbilds vorgenommen werden. Zur Konfiguration der Benutzerverwaltung wird in einem ersten Schritt ein CiviCRM-Administrator angelegt. Was dabei bezüglich des Vorgehens zu beachten ist, ist im englischsprachigen Installationsleitfaden detailliert dargestellt. Außerdem kann das Erscheinungsbild an das Corporate Design der eigenen Organisation angepasst werden, in dem ein Logo hochgeladen und beispielsweise Farbeinstellungen vorgenommen werden. Zudem kann an dieser Stelle die Startseite ausgewählt werden.

3. Kontakte und Beziehungen mit CiviCRM managen

Die Logik von CiviCRM ist um Kontakte herum aufgebaut. Es geht darum, Ihre Kontakte zu ordnen und Zusatzinformationen zu erfassen, und letztlich sind an jeder Aktivität, die Sie mit CiviCRM managen können – Mailings, Veranstaltungen, Mitgliederverwaltung, Spenden etc. – Kontakte beteiligt. Um Ihnen ein

Verständnis dieser Funktionslogik zu vermitteln, gehen wir in diesem Kapitel zunächst auf Kontakte und

zugehörige Grundfunktionen ein.

3.1. Kontaktarten

Verschiedene Kontaktarten helfen dabei, Kontakte nach bestimmten Kriterien auffindbar zu machen und sie so gezielter, beispielsweise nach Kundensegmenten, ansprechen zu können. In CiviCRM gibt es standardmäßig die Kontaktarten Person, Organisation und Haushalt:

  • Person: Einzelpersonen

  • Organisation: Firmen, NGOs oder ein anderer rechtlicher/institutioneller Zusammenschluss

  • Haushalt: mehrere Einzelpersonen die zusammen leben (beispielsweise Familien)

Die bestehenden Kontaktarten können bei Bedarf umbenannt werden (dabei sollte man es aber vermeiden,

von der Grundlogik der beschriebenen Kategorien abzuweichen). Weiterhin bietet CiviCRM die Möglichkeit,

Unterkategorien von Kontaktarten zu erstellen, beispielsweise „Firma“ oder „Stiftung“ als Unterkategorien

von Organisationen (Administration → Verwaltungskonsole → Kontaktarten).

Bei der Erarbeitung eines Nutzungskonzepts für CiviCRM sollten daher zwei Fragen gestellt werden:

  • Welche unterschiedlichen Kontaktarten und ggf. Unterarten bedient unsere Organisation?

  • Welche sinnvollen (Unter-)Kategorien benötigen wir dementsprechend?

Vor allem beim zweiten Punkt sollte bedacht werden, dass eine feinere Kategorisierung zwar mehr Selektionsmöglichkeiten mit sich bringt, die entsprechenden Kontaktmerkmale aber auch mit vertretbarem Aufwand erhebbar und pflegbar sein müssen. In den folgenden Unterkapiteln lernen Sie noch weitere Möglichkeiten kennen, Ihre Kontakte einzuteilen – bei weitem nicht jede Unterscheidung sollte als Kontaktart-Unterkategorie dargestellt werden!

3.2. Kontakte anlegen

3.2.1. Einen Kontakt anlegen

Um einen neuen Kontakt anzulegen wird in der oberen Navigationsleiste der Punkt Kontakte und dann der entsprechende Unterpunkt, z.B. Neue Person ausgewählt. Anschließend öffnet sich eine Bearbeitungsmaske, die in mehrere Bereiche unterteilt ist.

Im Bereich Kontaktdetails können die wichtigsten Kontaktinformationen wie beispielsweise Name, Anrede, E-Mail-Adresse etc. eingegeben werden. Auch der gegenwärtige Arbeitgeber kann hier z.B. festgehalten werden – hierauf wird im Abschnitt Beziehungen näher eingegangen.

Im Bereich Adresse(n) können beliebig viele Adressen eines Kontakts angelegt werden. Bei jeder Adresse kann festgelegt werden, um welche Kategorie von Adresse es sich handelt, beispielsweise privat oder dienstlich. 4 Weiterhin kann festgelegt werden, ob es sich bei einer Adresse um die Rechnungsadresse und/oder die Hauptadresse eines Kontakts handelt. Schließlich kann ausgewählt werden, dass der Kontakt dieselbe Adresse wie ein anderer Kontakt nutzt. Das macht beispielsweise Sinn, wenn ein Arbeitnehmer die Adresse seines Arbeitgebers mitbenutzen soll.

Im Bereich Kommunikationspräferenzen kann festgelegt werden, wie der individuelle Kontakt bei der automatischen Generierung von Briefen oder E-Mails angesprochen werden soll. Auch hier gibt es vorgefertigte Grußformeln, die durch eine Administratorin definiert werden können. Es kann aber auch eine komplett individuelle Grußformel festgelegt werden. Weiterhin wird in dem Bereich festgehalten welcher Kommunikationskanal von dem einzelnen Kontakt präferiert wird und wie er/sie ggf. explizit nicht

angesprochen werden soll.

Im Bereich Notizen können individuelle Bemerkungen zu einem Kontakt hinterlegt werden.

Im Bereich Demografie kann das Geschlecht und das Geburtsdatum des Kontakts angegeben und ggf. vermerkt werden, dass der Kontakt verstorben ist.

Im Bereich Tags und Gruppen können die Kontakte vorher geschaffenen Gruppen zugewiesen bzw. mit Tags versehen werden. Bei den Tags handelt es sich um eine Art Meta- oder Zusatzinformation, die an den Kontakt angehängt wird. Es handelt sich also um eine Art abstraktes Etikett, eine zusätzliche Auszeichnung, die verwendet werden kann, aber nicht verwendet werden muss. Mit Hilfe dieser Tags können die Kontakte später bspw. selektiert oder gefiltert werden. Ein gängiges Beispiel für ein häufig verwendetes Tag ist „VIP“. Wie Tags angelegt und vergeben werden ist im folgenden Kapitel unter dem Punkt 3.4.4 Tags dargestellt.

3.2.2. Hinweis zu automatisch generierten Anreden

In CiviCRM gibt es, ähnlich wie bei Serienbriefen in einem Textverarbeitungsprogramm, verschiedene Möglichkeiten, die gewünschten Anreden bei Massenmailings generieren zu lassen:

  1. Es ist möglich die zu jedem Kontakt unter Kontaktdetails hinterlegte Anrede (z.B. „Prof. Dr.“) zu nutzen, dann muss aber zusätzlich darauf geachtet werden, dass die Grußformel geschlechtsspezifisch ist.

  2. Es ist möglich, abhängig von dem unter Demografische Informationen hinterlegten Geschlecht, die korrekte Grußformel generieren zu lassen.

  3. Es ist möglich die für jeden Kontakt unter dem Punkt Kommunikationspräferenzen hinterlegte, individuelle Grußformel zu nutzen.

Es ist ratsam, sich einmalig festzulegen, da je nach Methode andere Informationen zu Kontakten erhoben und gepflegt werden müssen. Bei Methode 1 werden beispielsweise neben der Anrede auch Informationen zum Geschlecht des Kontakts benötigt. Bei Methode 2 muss nur das Geschlecht des Kontakts bekannt sein, es kann aber weniger fein differenziert werden. Bei Methode 3 können Kontakte sehr individuell angesprochen werden, die gewünschten Grußformeln müssen aber auch konsequent hinterlegt werden. Sinnvoll ist oft, sich daran zu orientieren, welche Informationen zu den bestehenden Kontakten vorhanden sind bzw. kurzfristig erhoben werden können.

Wenn die korrekte Grußformel hinterlegt ist, kann diese in E-Mails bzw. Briefen mit Hilfe eines so genannten Platzhalters (Tokens) ausgeben werden: {contact.email_greeting} bzw. {contact.postal_greeting}. Es ist aber auch möglich, Platzhalter mit „wenn-dann-Bedingungen“ zu verbinden. Mehr Informationen dazu finden Sie unter anderem hier.

3.3. Kontakte finden und bearbeiten

3.3.1. Einzelne Kontakte bearbeiten

Um einen einzelnen Kontakt zu bearbeiten wird zunächst die Kontaktübersicht aufgerufen, beispielsweise indem auf den Namen des Kontakts in einem Suchergebnis geklickt wird (in Kapitel 3.3.2 ist genauer beschrieben, wie Kontakte gefunden werden können). In der Kontaktübersicht befinden sich alle Informationen, die zu einem Kontakt vorliegen, sortiert in mehrere Reiter. Im Reiter Zusammenfassung, der standardmäßig angezeigt wird, sobald der Kontakt aufgerufen wird, befinden sich die wichtigsten Informationen. Was hier erscheint kann vom Administrator festgelegt werden.

Nun gibt es zwei Möglichkeiten. Befindet sich die zu bearbeitende Information Im Reiter Zusammenfassung kann einfach mit dem Mauszeiger über den gewünschten Informationsblock gefahren werden, woraufhin ein Rahmen mit den möglichen Optionen, z.B. Bearbeiten erscheint. Mit einem Klick kann direkt der entsprechende Block bearbeitet und gespeichert werden, ohne dass dafür in eine umfangreiche Bearbeitungsmaske gewechselt werden muss.

Sollen hingegen mehrere Informationen bearbeitet oder solche, die nicht im Übersichtsreiter enthalten sind, wird in der Kontaktübersicht auf Bearbeiten geklickt. Daraufhin öffnet sich die Bearbeitungsmaske, in der alle Kontaktinformationen geändert werden können (vgl. 3.2.1 Einen Kontakt anlegen in diesem Leitfaden). Mit dem Klick auf Speichern werden alle Änderungen übernommen.

3.3.2. Kontakte suchen und finden

Um nach einem oder mehreren Kontakten zu suchen, reicht es aus in der Schnellsuche oben links einen Teil des Namens oder der E-Mail-Adresse einzugeben. Für ein etwas umfangreicheres Suchformular wird in der Navigationsleiste Suche → Kontakte finden ausgewählt – dort können zusätzlich Kontaktart, Gruppenzugehörigkeit oder Tags des gesuchten Kontakts eingegeben werden.

Wird die Erweiterte Suche ausgewählt, öffnet sich eine sehr umfangreiche Suchmaske, in der sowohl nach Kontaktmerkmalen und Beziehungen gesucht werden kann (z.B. Name, PLZ-Bereich, Arbeitgeber, …) als auch nach diversen anderen dem Kontakt zugeordneten Informationen. Zu letzteren gehören beispielsweise eingegangene Spenden und Mitgliedschaften des Kontakts oder auch Rundschreiben, zu deren Empfängerkreis er gehörte. Nachdem beliebig viele Merkmale eingegeben sind, die mit einer und- oder oder-Logik verknüpft werden, generiert CiviCRM eine Liste von Kontakten mit den zutreffenden Merkmalen. Dabei Bestimmt der Verknüpfungsoperator, ob alle Kriterien der Suche erfüllt sein müsse (und) oder nur ein Kriterium erfüllt sein muss (oder). Mit dem Suchergebnis kann dann auf verschiedene Arten weitergearbeitet werden. Beispielsweise kann an die Kontakte eine E-Mail / ein Brief geschickt werden, sie können zu einer Gruppe hinzugefügt werden, u.v.a.m. Auf die diversen Möglichkeiten wird teilweise im Folgenden noch eingegangen.

Noch komplexere Suchen lassen sich mit dem so genannten Suchgenerator erstellen, weiterhin gibt es vorgefertigte komplexe Abfragen (spezifische Abfragen), die von der CiviCRM-Community erstellt wurden und nun allen Nutzerinnen zur Verfügung stehen. Ebenso können mit der in neueren CiviCRM-Versionen standardmäßig aktivierbaren Erweiterung Search-Kit sowie der Erweiterung Data Processor komplexe Suchen konfiguriert werden. Auf diese Optionen wird hier nicht genauer eingegangen, da die meisten Suchanforderungen einfacher Anwender mit der einfachen und der erweiterten Suche abgedeckt werden können – Informationen hierzu gibt es beispielsweise im Online-Handbuch.

3.3.3. Mehrere Kontakte bearbeiten

Es ist auch möglich, dasselbe bzw. dieselben Merkmal(e) bei mehreren Kontakten zur gleichen Zeit zu ändern. Dafür werden die gewünschten Kontakte aus einer Liste selektiert (z.B. einem Suchergebnis, siehe Kapitel 3.3.2) und dann im Ausklappmenü der Punkt Mehrere Kontakte mittels Profil auf einmal bearbeiten ausgewählt. Über so genannte Profile (die die Administratorin definieren kann) können ein oder mehrere Kontaktmerkmale geändert werden. Ein Anwendungsbeispiel ist, dass bei allen Kontakten mit dem Geschlecht weiblich, die Anrede zu Frau geändert werden soll. Standardmäßig können bis zu 100 Kontakte auf einmal geändert werden. Noch mehr Möglichkeiten bietet auch hier die Erweiterung Erweiterung Search-Kit.

Es ist auch möglich, Änderungen bei einer großen Anzahl Kontakte vorzunehmen, indem die entsprechenden Informationen aus einer externen Liste im CSV-Format importiert und die ggf. bereits in CiviCRM vorhandenen Informationen damit überschrieben werden. CSV ist die Abkürzung für Comma Separated Value. Bei einer CSV-Datei handelt sich um eine Textdatei, deren enthaltene Werte durch ein Komma oder ein anderes Zeichen voneinander getrennt sind. Sie wird zum Austausch einfach strukturierter Daten benutzt. Nähere Informationen zum Import von Kontakten finden sich in diesem Leitfaden in Kapitel 3.6 und im englischsprachigen Online-Handbuch.

3.4. Kontakte gruppieren und segmentieren

Gruppen und Tags eignen sich gut, um Kontakte zu organisieren und zusammenzufassen, beispielsweise solche, die wiederholt per E-Mail oder Brief kontaktiert werden sollen. Dies lässt sich mit nur wenigen Klicks realisieren. Dabei sind sowohl Gruppen als auch Tags Möglichkeiten Kontakte zu markieren und zu kategorisieren. Es ist von dem Einsatzszenario abhängig, welche der beiden Methoden jeweils geeigneter ist. Um zu entscheiden ob die Verwendung eines Tags oder das Anlegen einer Gruppe sinnvoller ist, lohnt es sich die Funktionen der beiden Methoden genauer anzuschauen.

Tags sind dabei eher als beschreibende Elemente von Kontakten, Aktivitäten und Fällen zu verstehen. Gruppen hingegen fassen Kontakte zusammen, die dann eine Einheit bilden, welche beispielsweise für Mailings verendet werden kann.

Im Folgenden wird nun auf die unterschiedlichen Gruppen, statische und dynamische, sowie auf die Verwendung von Tags eingegangen.

3.4.1. Statische Gruppen

Statische Gruppen müssen vor der Benutzung angelegt werden. Dies geschieht indem in der Navigationsleiste Kontakte und anschließend neue Gruppe gewählt wird. Es besteht dann die Möglichkeit, einen Namen und eine Beschreibung für die Gruppe einzugeben. Weiterhin kann angeben werden, ob die Gruppe auch eine Mailingliste ist – nur dann können Nutzer mit entsprechender Berechtigung Massenmailings an die Gruppe schicken. Schließlich lässt sich festlegen, ob es eine übergeordnete Gruppe

gibt, also beispielsweise „Ehrenamtliche“ als Eltern-Gruppe von „Studenten“.

Kontakte können z.B. manuell von Benutzerinnen mit entsprechenden Rechten zur Gruppe hinzugefügt oder entfernt werden (Wenn die Gruppe eine Mailingliste ist können Kontakte sich allerdings selbst über einen Abbestelllink aus der Mailingliste austragen – sie sind dann zwar immer noch in der Gruppe, bekommen aber keine Massenmails für diese Gruppe mehr). Beispielsweise können über eine erweiterte Suche alle gefundenen Kontakte zu einer Gruppe hinzugefügt werden. Es gibt auch verschiedenen Möglichkeiten, dass CiviCRM Kontakte automatisch zu Gruppen hinzufügt bspw. beim Ausfüllen von Profilen) hierauf wird jedoch an dieser Stelle nicht näher eingegangen.

Eine weitere Möglichkeit eine statische Gruppe anzulegen besteht darin den Punkt Gruppen verwalten unter dem Menüpunkt Kontakte in der Navigationsleiste aufzurufen. Es werden alle bestehenden Gruppen angezeigt. Zudem kann an dieser Stelle über den Button Füge Gruppe hinzu ebenfalls die oben beschriebene Bearbeitungsmaske aufgerufen werden.

Statische Gruppen können auch direkt aus einem Suchergebnis heraus angelegt werden. Dazu werden aus dem Suchergebnis die entsprechenden Kontakte ausgewählt, um dann den Punkt Kontakt zu Gruppe hinzufügen im Ausklappmenü auszuwählen. In der sich öffnenden Bearbeitungsmaske ist die Option neue Gruppe auswählbar, mit der dann eine Gruppe angelegt wird.

Fortsetzung

Hier geht es zur Fortsetzung des Handbuches (Teil 1).

Hinweise zum Copyright

Diese Dokumentation beruht auf folgendem Ursprungsdokument:

2017_Systopia_CiviCRM_Leitfaden_aktuell.pdf (461.6 KB)

Dieses wurde erstellt von:

SYSTOPIA Organisationsberatung
Adenauerallee 12–14
53113 Bonn
info@systopia.de

Die vorliegende Version enthält Änderungen und Erweiterungen von:

Software für Engagierte e.V.
Marktstraße 18
33602 Bielefeld
info@software-fuer-engagierte.de

Dieses Werk steht unter einer Creative-Commons-Lizenz.

Es darf unter folgenden Bedingungen verwendet, vervielfältigt und verändert werden:

  • Nennung des Urhebers
  • keine kommerzielle Nutzung
  • Beibehaltung der Lizenzbedingungen

Weitere Informationen:
https://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/de/