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Leitfaden für CiviCRM-Anwender*innen - Teil 2
Hinweis zu dieser Dokumentation
Work in Progress: Diese Dokumentation baut auf dem 2017 erschienenen Leitfaden für CiviCRM-Anwender_innen (Grundlagen) der Firma SYSTOPIA Organisationsberatung auf und wird Schritt für Schritt aktualisiert und erweitert.
Teil 1
Hier geht es zum 1. Teil des Handbuches.
3.4.2. Dynamische Gruppen
Dynamische Gruppen bieten grundsätzlich dieselben Möglichkeiten wie statische, haben aber einen entscheidenden Unterschied. Kontakte werden nicht manuell hinzugefügt oder entfernt sondern automatisch und zwar aufgrund bestimmter, vorher definierter Kontaktmerkmale.
Beispielsweise kann für die (fiktive) dynamische Gruppe „Mitglieder in NRW“ festgelegt werden, dass darin alle Kontakte enthalten sein sollen, in deren Bundesland-Adressfeld „Nordrhein Westfalen“ steht, und die das Tag „VIP“ haben. Zieht bei diesem Beispiel ein Kontakt aus NRW weg bzw. nach NRW, reicht alleine die Änderung seiner Adresse um ihn automatisch aus der dynamischen Gruppe zu entfernen bzw. ihn zu selbiger hinzuzufügen.
Dynamische Gruppen sind daher sehr gut geeignet, um Kontakte in der Datenbank nach gewünschten Kriterien zu segmentieren und diese dann zielgruppengerecht zu bedienen. Die Qualität der dynamischen Gruppen hängt dabei natürlich von der Qualität und Aktualität der Daten ab, sodass hierauf besonderes Augenmerk gelegt werden muss.
Um eine dynamische Gruppe anzulegen, muss zunächst eine erweiterte Suche durchgeführt werden, in der alle Kriterien definiert werden, die später auch die dynamische Gruppe haben soll. Anschließend werden alle gefundenen Kontakte markiert und dann im Ausklappmenü neue dynamische Gruppe ausgewählt. Im Anschluss öffnet sich wieder eine Übersicht, in der Name und Beschreibung angeben und festlegt werden können, sowie ob die Gruppe eine Mailingliste sein soll. Mit einem Klick auf dynamische Gruppe speichern ist die Gruppe aktiv.
3.4.3. Gruppen verwalten
Um statische und dynamische Gruppen zu verwalten, wird in der oberen Navigation Kontakte und dann Gruppen verwalten ausgewählt. Es wird eine Liste aller verfügbaren Gruppen angezeigt, in der sich jeweils die darin gesammelten Kontakte anzeigen oder aber die Gruppeneinstellungen bearbeiten lassen.
An dieser Stelle ist es auch möglich eine neue statische Gruppe zu erstellen. Über den Button Füge Gruppe hinzu kann eine Bearbeitungsmaske geöffnet werden, in der Name und eindeutige Beschreibung der neuen Gruppe eingegeben werden. In den folgenden Schritten können dann Kontakte ausgewählt werden, die in der Gruppe enthalten sein sollen.
3.4.4. Tags
Bei Tags handelt es sich um eine Art abstraktes Etikett, also eine zusätzliche Auszeichnung, die zur Kennzeichnung von Kontakten vergeben werden kann. Es können beliebig viele Tags eingesetzt werden. Die Verwendung von Tags ist dabei optional. Bei der Definition von neuen Tags sollt darauf geachtet werden, dass es nicht zu Überschneidungen mit bestehenden Tags kommt. Außerdem ist es ratsam nicht zu viele Variablen zu erstellen, um die Übersichtlichkeit zu wahren. Mit Hilfe der verwendeten Tags können Kontakte zusammengefasst sowie gefiltert werden. Auch Aktivitäten und Fälle lassen sich damit klassifizieren, im Gegensatz zu Gruppen, die nur bei Kontakten eingesetzt werden können.
Um Tags vergeben zu können, müssen diese im Vorhinein definiert werden. Dazu wird der Punkt Neue Kategorie (Tag) unter Kontakte in der oberen Navigationsleiste aufgerufen. Eine weitere Möglichkeit Tags anzulegen besteht darin den Pfad Kontakte → Kategorien (Tags) bearbeiten zu wählen. Dort ist ein Button Tag hinzufügen enthalten. Über beide Wege wird die Bearbeitungsmaske erreicht. Hier sollten ein klarer und eindeutiger Name und eine erläuternde Beschreibung sowie weitere Eigenschaften hinterlegt werden.
Um Tags zu verändern wird der Menüpunkt Kategorien (Tags) bearbeiten in der Navigationsleiste unter Kontakte aufgerufen. Es wird eine vollständige Liste aller hinterlegten Tags angezeigt, die dann an dieser Stelle bearbeitet, gelöscht oder zusammengeführt werden können.
3.5. Kontakte exportieren
In manchen Situationen werden Kontaktdaten aus CiviCRM für externe Anwendungen benötigt (beispielsweise Serienbriefe im Textverarbeitungsprogramm) oder sie werden Dritten zur Verfügung gestellt, die keinen Zugang zu der CiviCRM-Installation der Organisation haben. Zu diesem Zweck können die Daten im gängigen CSV-Format exportiert werden.
Um einen Export zu starten müssen zunächst die zu exportierenden Kontakte ausgewählt werden, beispielsweise über eine erweiterte Suche oder indem die Mitglieder einer Gruppe ausgewählt werden. Dann wird im Ausklappmenü Kontakte exportieren gewählt und auf Start geklickt. Anschließend kann auswählt werden, ob die Standardfelder exportiert oder die zu exportierenden Felder selbst auswählt werden sollen. Wenn häufig dieselben Felder exportiert werden müssen, lässt sich die entsprechende Auswahl auch speichern. Weiterhin lässt sich festlegen, wie mit ggf. vorhanden Kontakte mit derselben Adresse oder solchen, die im selben Haushalt leben verfahren werden soll.
Durch den Klick auf weiter wird eine CSV-Liste generiert, die heruntergeladen und gespeichert wird. Nun können die Daten zur Erzeugung eines Serienbriefs verwendet oder einem Lettershop-Dienstleister zur Verfügung gestellt werden.
Wenn an den Informationen in der CSV-Liste Änderungen vorgenommen werden, die erhalten bleiben sollen (beispielsweise Adressaktualisierungen), so muss die Liste anschließend wieder von einer Nutzerin mit entsprechenden Rechten in CiviCRM importiert werden. Hierfür ist es sehr wichtig, dass die eindeutige Kontaktidentifikationsnummer (Contact-ID) mit exportiert wird und unverändert bleibt, um beim Import eine einfache Zuordnung der Daten zu ermöglichen.
Für manche Anwender bietet sich die Erweiterung CiviCRM export to excel an, die das Exportformat von CSV auf XLS ändert.
Auch Daten aus CiviCRM-Berichten oder Suchergebnisse oder Übersichten, die mit Hilfe der Erweiterungen Search-Kit oder Data Processor erstellt worden sind, können über dort enthaltene Funktionen exportiert werden.
3.6. Kontakte importieren
Die manuelle Eingabe von großen Datenmengen kann sehr mühsam sein. Daher können in CiviCRM Kontaktdaten aus externen Quellen automatisch importiert werden. Ein Import von Daten wird in unterschiedlichen Zusammenhängen benötigt. Zum einen lassen sich Datenbestände aus externen Quellen in CiviCRM über einen Datenimport einfach einpflegen. So können beispielsweise Kontakte aus externen Datenbanken oder Tabellen in CiviCRM importiert werden. Dabei ist es möglich sowohl CSV-Dateien als auch Daten, die auf dem gleichen Server liegen, mittels einer SQL-Abfrage (für die allerdings Administrationskenntnisse erforderlich sind) zu importieren. Zum anderen können Adressaktualisierungen aus zuvor exportierten Listen wieder eingespielt werden, wie im vorangegangenen Kapitel angedeutet wurde.
Welche vorbereitenden Maßnahmen im Zuge eines Datenimports durchzuführen sind und welche Regeln bei dem Import von Daten beachtet werden sollten, ist ausführlich im englischsprachigen Handbuch nachzulesen. Im Folgenden sind nun die vier Schritte zum Import von Kontakte über die CSV-Datei dargestellt.
Um Kontakte zu importieren wird Kontakte → Kontakte importieren in der Navigationsleiste ausgewählt. In Schritt eins Datenquelle wählen muss „CSV“ ausgewählt werden. In Abhängigkeit davon verändert sich die Maske, mit der dann die CSV-Datei ausgewählt wird. In der Bearbeitungsmaske werden weitere Importoptionen angeboten. So kann mittels einer Check-Box angegeben werden, ob die erste Zeile der CSV-Datei Spaltenüberschriften enthält. Die Durchführung einer Dublettenerkennung und welche Maßnahmen ergriffen werden, wenn Duplikate gefundenen werden, kann ebenfalls ausgewählt werden. Zudem ist es an dieser Stelle möglich eine zuvor gespeicherte Feldzuordnung aus dem Dropdown-Menü auszuwählen bzw. beim ersten Import aus einer neuen Datenquelle die verwendete Zuordnung (Mapping) zu speichern, indem Speichern Sie diese Feldzuordnung angeklickt wird (Beim Import von Daten werden die Felder oder Spalten der Quelldatei CiviCRM-Feldern zugeordnet. Dieses „Mapping“ kann gespeichert und bei einem späteren Import mit identischer Struktur wieder verwendet werden).
Schritt zwei Felder zuordnen umfasst das Mapping der Spalten bzw. Felder der Quelldatei auf CiviCRM-Felder. Zuvor sollte sicher gestellt werden, dass die CSV-Datei richtig strukturiert ist. CiviCRM speichert beispielsweise Vor- und Nachnamen, sowie PLZ und Ort in separaten Feldern. Die Inhalte sollten also in der CSV-Datei in einzelnen Spalten vorliegen. Dabei ist die Reihenfolge der Spalten in der CSV-Datei entscheidend, wenn z.B. mehrere Standorte angegeben sind. In dem Fall wird der erste Standort als primäre Adresse angegeben. Auch die Vergabe einer eindeutigen ID ist an dieser Stelle vorzunehmen, nicht nur, wenn Daten aus einer Tabelle in mehreren Importen in CiviCRM eingepflegt werden.
Die Feldzuordnung kann in Schritt zwei manuell vorgenommen werden. Sofern in Schritt eins eine gespeicherte Feldzuordnung ausgewählt wurde, wird die Auswahl in Schritt zwei wiedergegeben. Diese Auswahl kann verändert werden, falls sie für den aktuellen Import nicht passend ist und im Anschluss gespeichert werden, sofern die Zuordnung erhalten bleiben soll. Sind in der importierten CSV-Datei Spaltenüberschriften angegeben, erscheinen diese in der ersten Spalte auf der linken Seite der Feld-Karte. In den folgenden beiden Spalten werden die Inhalte der ersten beiden Reihen der importierten Daten abgebildet. Die vierte Spalte umfasst das CiviCRM-Feld. Über die Dropdown-Liste in der vierten Spalte können die passenden Feldbezeichnungen ausgewählt und zugeordnet werden.
Die Vorschau in Schritt drei ermöglicht die Überprüfung des Datenimports. Die Anzahl der zu importierenden Zeilen wird angegeben und die Feldübereinstimmungen können ermittelt werden. Eine Fehlermeldung informiert darüber, inwiefern einzelne Zeilen in der Tabelle die Anforderungen von CiviCRM nicht erfüllen. Über den Download-Link Fehler können die Fehler in der Datei vor dem Import behoben werden.
Am Ende der Bearbeitungsmaske kann ausgewählt werden, ob die importierten Kontakte zu einer bestehenden oder einer neuen Gruppe hinzugefügt, oder mit einem Tag versehen werden sollen. Die Markierung der importierten Daten hat den Vorteil, dass der Import schnell und einfach wieder gefunden und dann ggf. gelöscht werden kann, falls dies nötig ist.
Im vierten Schritt Zusammenfassung werden die erfolgreichen Importe, sowie die doppelten Kontakte und Fehler dargestellt. Wenn die Kontakte zu einer Gruppe zusammengefasst oder mit einem Tag versehen wurden, können sie leicht aufgerufen werden. Eine Überprüfung der Datensätze im Anschluss an den Import stellt sicher, dass alle Datensätze so in CiviCRM überführt wurden, wie vorgesehen.
Der Import von relationalen Daten ist im englischsprachigen Leitfaden anschaulich dargestellt. Auf die Erläuterungen zum Import von Datenobjekten, wie Spenden oder Beziehungen, wird an dieser Stelle verzichtet, da die Darstellung zu umfangreich wäre. In jedem Fall zu beachten ist auch beim Import von Datenobjekten, dass eine eindeutige Zuordnung der Objekte über die Civi-ID in der Kontakt-ID-Spalte sichergestellt werden muss. Für fortgeschrittene Benutzer gibt es außerdem die Erweiterung API CSV import gui, die zusätzliche Importmöglichkeiten z.B. für Events oder Kampagnen bereitstellt.
3.7. Beziehungen anlegen
Beziehungen beschreiben einen bestimmten Zusammenhang von zwei oder mehr Kontakten in CiviCRM. Sie ermöglichen die Auswertung relevanter Informationen beispielsweise das Auffinden von Kontakten, die mit einem anderen Kontakt in Zusammenhang stehen. Beziehungen werden in CiviCRM somit angelegt bzw. nach gehalten, um bessere Möglichkeiten zum gezielten Finden von Kontakten mit bestimmten Merkmalen zu haben und Beziehungsmuster auswerten zu können.
In CiviCRM gibt es vorgefertigte Beziehungen, beispielsweise „Arbeitgeber von“/“Arbeitnehmer bei“ oder „Elternteil von“/„Kind von“. Administratoren können bei Bedarf weitere Beziehungen anlegen bzw. bestehende ändern oder umbenennen. Beziehungen haben immer eine A-B-Richtung (z.B. „Arbeitgeber von“) und eine B-A-Richtung (z.B. „Arbeitnehmer bei“). Beziehungen bestehen immer zwischen zwei bestimmten Kontaktarten, also z.B. Person-Person (Eltern-Kind) oder Organisation-Person (Arbeitgeber-Arbeitnehmer). Verwendung und Verwaltung von Beziehungen zählt zu den optionalen Konfigurationsschritten. Eine detaillierte Darstellung sowie Erläuterungen dazu sind im englischsprachigen Leitfaden unter dem Menüpunkt Beziehungen enthalten.
Beziehungen können sehr wertvolle Informationen liefern, beispielsweise für Fundraiserinnen, die das Spendenaufkommen analysieren oder nur einen Brief pro Haushalt verschicken wollen. Die Beziehungen zu erheben und zu pflegen kann jedoch ressourcenaufwendig sein – demzufolge sollte gut überlegt werden, welche Beziehungen für die eigene Organisation relevant sind und somit genutzt werden.
Um eine Beziehung anzulegen oder zu bearbeiten wird der entsprechende Kontakt aufgerufen und der Reiter „Beziehungen“ ausgewählt – hier werden alle vorhanden Beziehungen sowie die Schaltfläche Beziehung hinzufügen angezeigt. Wird letztere ausgewählt, kann eine Beziehung definiert und dabei auch festlegt werden, ob es sich um eine aktive oder inaktive (frühere) Beziehung handelt. Zudem kann ein Start- und Enddatum der Beziehung bestimmt und Notizen anlegt werden. Besonderheit: Die Beziehung „Arbeitnehmer von“ kann auch direkt im Bearbeitungsmodus der Kontaktübersicht eines Kontakts bearbeitet werden.
3.8. Benutzerdefinierte Felder anlegen
Bei Feldern im Allgemeinen handelt es sich um Informationseinheiten, die in eine Datenbank eingegeben werden können. Benutzerdefinierte Felder im Besonderen sind eine Gruppe von Feldern, die eine Reihe von Informationen zu einem bestimmten Datensatz enthalten. Benutzerdefinierte Felder ermöglichen es Informationen zu Datensätzen, über die standardmäßig in CiviCRM vorgesehen Informationen hinaus, zu hinterlegen. Sie werden in CiviCRM immer als Set angelegt. Daher handelt es sich beim Anlegen von benutzerdefinierten Feldern um einen zweistufigen Prozess.
In einem ersten Schritt wird der benutzerdefinierte Feldsatz als Feld-Gruppe, in der die benutzerdefinierten Felder thematisch gebündelt sind, angelegt. In einem zweiten Schritt werden dann die eigentlichen Felder zu dem aktuellen Feldsatz hinzugefügt.
Im Zuge der Feldsatz-Anlage muss die Zuordnung des Feldsatzes zu einem Objekt festgelegt werden. Diese Zuordnung sollte gut überlegt sein, da sie im Nachhinein nicht geändert werden kann. Die Feldsätze können dabei mit unterschiedlicher Tragweite angelegt werden. So können sie beispielsweise allen Kontaktarten, nur einem bestimmten Kontakt-Typ, einer bestimmten Komponente oder einem Element, wie Beziehung oder Gruppe, zugeordnet werden. Ist also der neu angelegte Feldsatz mit dem Kontakt-Typ „Person“ assoziiert, kann dies nicht mehr geändert werden und eine Zuordnung zu einem anderen Objekt ist nicht mehr möglich. Die Beantwortung der folgenden Fragen kann bei der Entscheidungsfindung bezüglich der Zuordnung hilfreich sein:
- Wie werden die Felder in diesem Satz verwendet werden?
- Für welche Arten von Kontakten oder Datensätze sind diese Felder geeignet?
- Sollen die Felder breit eingesetzt werden, oder enthalten sie Informationen ausschließlich zu einem bestimmten Kontakt-Typ?
Sofern die hier aufgeführten Fragen im Vorfeld beantwortet sind, ist die Gefahr überflüssige Felder anzulegen sehr gering. Sie können dann mit der Erstellung des Feldsatzes beginnen. Weitere Fragen sind im englischsprachigen Leitfaden zu finden.
Um den Feldsatz anzulegen wird Administration → Daten und Anzeigen anpassen → Benutzerdefinierte Felder aufgerufen. In der Bearbeitungsmaske können nun ein Titel, die Art der verwendeten Datensätze, sowie die Anzeigeeigenschaften und Hilfen definiert werden. Anschließend wird der Feldsatz gespeichert. Daraufhin öffnet sich die Bearbeitungsmaske Name der Feldgruppe – Benutzerdefinierte Felder. Hier kann nun die Feldkonfiguration vorgenommen werden. Diese Maske kann auch über folgend Pfad, ausgehend von der Listenübersicht der angelegten Feldgruppen, erreicht werden: Anzeigen und Bearbeiten von benutzerdefinierten Feldern gefolgt von neues benutzerdefiniertes Feld erzeugen. In der sich öffnenden Bearbeitungsmaske kann nun die Feldkonfiguration vorgenommen werden. Im Zuge dessen können etliche Eigenschaften definiert und Einstellungen vorgenommen werden. Um den Vorgang abzuschließen wird auf speichern oder speichern und neu geklickt. So können dann einfach neue benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden.
Soll eine Feldgruppe gelöscht werden, müssen zuerst alle enthaltenen Felder gelöscht werden. Das ist möglich, in dem in der zu löschenden Feldgruppe auf Benutzerdefinierte Felder ansehen und bearbeiten geklickt wird. Es öffnet sich eine Liste mit den enthaltenen Feldern. Über den Button more ist eine Auswahl erreichbar, die die Option Löschen enthält. Dieser Befehl muss anschließend noch einmal bestätigt werden. Sind alle Felder gelöscht, kann auch die Feldgruppe über den selben Weg gelöscht werden.
4. Kommunikation und Interaktion
4.1. Eine begrenzte Anzahl E-Mails oder Briefe verschicken
Aus CiviCRM können direkt E-Mails an Kontakte verschickt oder alternativ PDF-Briefe generiert und anschließend ausgedruckt werden. Um eine Nachricht an einen einzelnen Kontakt zu verschicken, wird dieser aufgerufen, auf Aktionen geklickt und dann E-Mail oder PDF-Brief ausdrucken ausgewählt. Sollen E-Mails oder Briefe an mehrere Kontakte (beispielsweise in einer Gruppe) verschickt werden, so werden die gewünschten Kontakte ausgewählt und dann im Ausklappmenü auf E-Mail an Kontakte senden bzw. PDF-Briefe für diese Kontakte generieren angeklickt.
Es öffnet sich ein Editor in den der gewünschte Text eingeben und formatiert oder aus einer externen Anwendung (z.B. MS Word oder LibreOffice) einfügt werden kann. Bei Briefen kann zudem ein Seitenformat ausgewählt werden und bei E-Mails können Anhänge, Betreff, Absender- und ggf. zusätzliche Empfängeradressen ausgewählt werden.
Es können vordefinierte Vorlagen verwendet werden, in denen sowohl das gewünschte Layout als auch häufig benötigte Textbausteine enthalten sind. Vorlagen müssen einmalig in HTML erarbeitet und von einem Administrator hinterlegt werden, damit sie für alle Benutzerinnen verfügbar sind. Die E-Mails werden direkt versendet, bei Briefen wird eine PDF-Datei generiert, die dann ausgedruckt und verschickt wird.
In beiden Fällen können Platzhalter, so genannte Tokens, verwendet werden, um die Texte zu individualisieren. Bei Tokens handelt es sich um Seriendruckfelder. Informationen aus der Datenbank, die für jede Empfängerin unterschiedlich sind, können damit in eine E-Mail oder einen Brief eingefügt werden. Wird im Editor beispielsweise „Hallo {contact.first_name} {contact.last_name},“ geschrieben, so wird (ebenso wie bei Serienbriefen) bei jeder E-Mail bzw. jedem Brief entsprechend der Vorname und Nachname des Kontakts eingefügt. Wenn die Anrede korrekt definiert ist, kann auch direkt der Platzhalter {contact.email_greeting} verwendet werden (zu Anreden und Tokens vgl. auch Kapitel 3.2.2).
Die wichtigsten Tokens können direkt per Mausklick einfügt werden, indem im Editor auf Token einfügen bzw. Platzhalter einfügen geklickt und der gewünschten Token aus der Liste gewählt wird. Es können auch sehr komplexe Tokens inkl. „wenn-dann-Bedingungen“ eingesetzt werden – weiterführende Informationen befinden sich im Online-Handbuch im Kapitel Tokens and mail merge.
4.2. Anlegen von Vorlagen
Die Vordefinition von Vorlagen ist über zwei Wege möglich. So kann zum einen eine E-Mail oder ein Brief im auch sonst verwendeten Editor entworfen werden. Das Design bzw. die Inhalte können dann über als Vorlage speichern zur weiteren Verwendung gespeichert werden. Zum anderen kann über den Pfad Administration → Kommunikation → Nachrichtenvorlagen in der Hauptnavigation eine Bearbeitungsmaske geöffnet werden, in der ebenfalls Vorlagen erstellt und gespeichert werden können.
4.3. Massenmails/Newsletter
Das oben beschriebene Verfahren zum Versenden von E-Mails ist auf max. 50 Empfängerinnen beschränkt. Für Massenmails ist das Modul CiviMail (in der deutschen Übersetzung „Rundschreiben“) zuständig, das umfassende Funktionalitäten für diesen Zweck bereitstellt – beispielsweise muss den Empfängern von Massenmails die Möglichkeit zum Abbestellen gegeben werden. Es kann automatische An- und Abmeldungen zu Newsletter-Gruppen verwalten, nicht erreichbare E-Mail-Adressen sperren und bietet außerdem systematische Auswertungsmöglichkeiten.
Rundschreiben werden in CiviCRM an Gruppen (eine oder mehrere) verschickt – die Empfänger müssen also in solchen organisiert sein (siehe Kapitel 3.4). Um ein neues Mailing zu starten, wird in der Navigation Rundschreiben → Neues Rundschreiben ausgewählt. Es öffnet sich eine Eingabemaske (die erste von fünf), in der Empfängergruppen ein- und ausgeschlossen sowie das Mailing einer Kampagne zuordnet werden können. Außerdem kann dem Mailing ein interner Namen geben werden – dieser sollte aussagekräftig sein, um das Rundschreiben später identifizieren zu können.
Auf der zweiten Seite können diverse Optionen ausgewählt werden, mit denen die Resonanz auf das Mailing ausgewertet werden kann, z.B. Öffnungs- und Klickraten. Achtung: Hier ist genau abzuwägen, ob und in welchem Umfang Tracking mit Ihren Datenschutzanforderungen zusammenpasst. Wenn Sie sich gegen das Tracking entscheiden, ist es sinnvoll die Standardauswahl für neue Mailings unter Administration → CiviMail → CiviMail Komponenteneinstellungen anzupassen.
Auf der dritten Seite wird das Mailing gestaltet. Sie können entweder den Text direkt eingeben, eine Vorlage verwenden, oder eine HTML-Datei hochladen (beispielsweise einen fertig gestalteten Newsletter). Ergänzend können Sie auch noch eine „nur-Text-Version“ anlegen. Diese wird Empfängerinnen angezeigt, die in ihrem E-Mail-Client Mails HTML standardmäßig deaktiviert haben. Alternativ steht ein Token mit einem Permalink zu dem erstellten Mailing zur Verfügung. Damit können Sie im Kopfbereich der Mail einen Hinweis generieren: „Wenn diese Mail nicht richtig dargestellt wird, klicken Sie hier (Link)“. Auch das Freilassen des Nur-Text-Feldes ist eine Möglichkeit: CiviCRM generiert dann automatisch eine Nur-Text-Version in der dann z.B. enthaltene Links am Ende der E-Mail angegeben sind. Die Qualität dieses automatisch generierten Inhalts hängt von der Komplexität Ihrer Gestaltung ab – die Version ist jedoch für „HTML-Mail-Leser“ nicht auch zu sehen. Wichtig: Es darf kein einziges Zeichen in dem Feld für die Nur-Text-Version eingetragen sein, wenn eine automatische Erzeugung gewünscht ist. Sowohl in der HTML- als auch in der Text-Version können die oben beschriebenen Token verwendet werden.
Auf der dritten Seite wird das Mailing gestaltet. Sie können entweder den Text direkt eingeben, eine Vorlage verwenden, oder eine HTML-Datei hochladen (beispielsweise einen fertig gestalteten Newsletter). Ergänzend können Sie auch noch eine „nur-Text-Version“ anlegen. Diese wird Empfängerinnen angezeigt, die in ihrem E-Mail-Client Mails HTML standardmäßig deaktiviert haben. 13 Auch hier können die oben beschriebenen Token verwendet werden.
Aus rechtlichen Gründen müssen im Nachrichtentext zwei Tokens enthalten sein: Der Token {domain.address} fügt die in CiviCRM hinterlegte Adresse Ihrer Organisation ein. Die Hinterlegung der Adresse der Organisation erfolgt im Zuge der Grundkonfiguration und ist auch an der entsprechenden Stelle im Anhang A.1 detailliert dargestellt. Mit dem zweiten Token {action.optOutUrl} oder {action.unsubscribeUrl} kann der Empfänger sich von allen zukünftigen Mailings Ihrer Organisation bzw. der spezifischen Mailinggruppe abmelden. Es generiert einen Link in der E-Mail, der dem Empfänger – in der Regel im Fußbereich – zum Abmelden angeboten wird, z.B.: „Um keine weiteren E-Mails von uns zu empfangen, klicken Sie hier.“ Wenn Sie mehr als ein unterschiedliches Massenmailing haben (z.B. Newsletter zu mehreren Themen) empfehlen wir stark den Token {action.unsubscribeUrl}. Damit verbleibt der Empfänger ggf. in anderen Mailinggruppen, anstatt gleich von allen abgemeldet zu werden.
Ein vollständiger E-Mail-Fußbereich könnte zum Beispiel so aussehen:
Dieser Newsletter ist ein Service von ORGANISATION und erscheint alle 6
Wochen.
Wenn Sie diesen Newsletter nicht mehr erhalten möchten,
klicken Sie bitte hier (Link: {action.optOutUrl}).
Wenn Sie gar keine Nachrichten mehr von ORGANISATION erhalten wollen,
klicken Sie bitte hier (Link: {action.unsubscribeUrl}.
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ORGANISATION
{domain.address}
Die Option zum Abmelden von allen Mailings muss natürlich zusätzlich gegeben werden.
Sofern sich der Kontakt über die oben beschriebe Funktion von einem Mailing abgemeldet hat werden ihm keine weiteren Mails mehr über die CiviMailing-Funktion zugesendet. Der Kontakt bleibt jedoch in der entsprechenden Gruppe. Es ist weiterhin möglich dem Kontakt automatische Benachrichtigungen zukommen zu lassen, wie z.B. eine Anmeldebestätigung zur Teilnahme an einer Veranstaltung. Zudem besteht die Möglichkeit dem Kontakt manuell Mails zu senden.
Auf der vierten Seite lässt sich eine Vorschau des Mailings anzeigen und eine Test-E-Mail an eine E-Mail-Adresse oder eine Gruppe verschicken. Es ist sehr ratsam, von dieser Möglichkeit Gebrauch zu machen!
Auf der fünften und letzten Seite kann die E-Mail schließlich sofort versendet oder aber der Versand terminiert werden. Letzteres ist dann sinnvoll, wenn die Empfänger das Mailing zu einer bestimmten Zeit bekommen sollen, oder die Leistungsressourcen des Servers bei sehr großen Mailings dadurch geschont werden sollen, dass das Mailing zu einer Uhrzeit versendet wird, zu der der Server gewöhnlich nicht anderweitig benötigt wird.
Häufig wird auch die Erweiterung Mosaico CiviCRM Integration eingesetzt. Mosaico ist ein Drag-and-drop-Template-Builder, der es ermöglicht sehr aufwendig gestaltete Rundschreiben mit Hilfe vorkonfigurierter Blöcke „zusammenzuklicken“ (ähnlich wie bei kommerzieller Software wie etwa MailChimp). Wenn Mosaico im Einsatz ist, erfolgt ein Teil der Erstellung des Mailings in einer gesonderten Oberfläche. Der soeben beschriebene „traditionelle“ Weg ist jedoch weiterhin verfügbar und für einfachere Rundschreiben häufig sehr sinnvoll. Solche Mails können bei aktiviertem Mosaico unter Rundschreiben → New Mailing (traditional) erstellt werden.
4.4. Kontakthistorie
Ein wesentliches Merkmal eines professionellen CRMs ist, dass die Kommunikation, die zwischen Kontakten und der eigenen Organisation stattgefunden hat, für alle berechtigten Benutzer einfach nachvollziehbar ist. In CiviCRM gibt es hierzu für jeden Kontakt eine Aktivitätenhistorie.
Wird die Kontaktübersicht aufgerufen und auf den Reiter Aktivitäten geklickt, wird eine umsortierbare Liste aller dem Kontakt zugeordneten Aktivitäten angezeigt. Viele Aktivitäten werden standardmäßig aufgezeichnet, beispielsweise wenn dem Kontakt aus CiviCRM heraus eine E-Mail geschickt oder ein PDF-Brief für ihn ausgedruckt wird.
Andere mit dem Kontakt zusammenhängende Aktivitäten, wie beispielsweise eingehende/abgehende Anrufe oder eingegangene E-Mails/Briefe können manuell festgehalten werden. Aktivitäten können auch mit Anhängen versehen werden – so können relevante, mit einem Kontakt zusammenhängende Dokumente auch in CiviCRM gespeichert werden.
Um eine Aktivität manuell anzulegen bzw. aufzuzeichnen, wird aus dem Ausklappmenü im Reiter Aktivitäten die gewünschte Aktivität ausgewählt und über die Eingabemaske die entsprechenden Informationen hinterlegt und anschließend durch klicken auf speichern festgehalten. Es sollte insbesondere darauf geachtet werden, dass der Status der Aktivität (z.B. geplant, abgeschlossen, abgebrochen) richtig gesetzt ist.
Aktivitäten können terminiert, priorisiert und anderen CiviCRM-Nutzern zugewiesen werden. Bei konsequenter Nutzung erleichtert CiviCRM so auch die Zusammenarbeit in Teams und eröffnet die Möglichkeit für individuelle Nutzungsszenarien.
Auch eingehende E-Mails und Anrufe können u.U. automatisch aufgezeichnet werden, wenn entsprechende Funktionen und Schnittstellen, beispielsweise zur Telefonanlage geschaffen werden. Auf diese individuellen Anpassungen wird hier jedoch nicht weiter eingegangen.
CiviCRM verfügt über ein Reihe vorgefertigter Aktivitäten, wie beispielsweise Treffen, Anrufe, eingehende E-Mails u.v.a.m. Ihr Administrator kann neue Aktivitäten mit unterschiedlichen Eigenschaften im Administrationsmenü definieren – mehr Informationen hier.
Hinweise zum Copyright
Diese Dokumentation beruht auf folgendem Ursprungsdokument:
2017_Systopia_CiviCRM_Leitfaden_aktuell.pdf (461.6 KB)
Dieses wurde erstellt von:
SYSTOPIA Organisationsberatung
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Die vorliegende Version enthält Änderungen und Erweiterungen von:
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