Ein Erfahrungsbericht von Anne Stalfort, ArbeiterKind.de
Ausgangslage 2015:
ArbeiterKind.de braucht eine Adress- und Kommunikationssoftware. Seit der Gründung 2008 pflegt ArbeiterKind.de Kontakte in einem eigenen sozialen Netzwerk, außerdem in diversen Mailinglisten und Tabellen. ArbeiterKind.de ist die deutsche Community für alle, die als Erste in der Familie studieren. Zu unserer Community gehören 2015 rund 4000 ehrenamtliche Mentor:innen in bundesweit 70 Gruppen, 15 hauptamtliche Mitarbeiter:innen, außerdem einige tausend jährliche Veranstaltungsteilnehmer:innen, einige hundert finanzielle Förderer und Medienvertreter:innen.
Stand 2021:
Sechs Jahre nach der Civi-Implementierung pflegt ArbeiterKind.de über 20.000 Kontakte in CiviCRM. ArbeiterKind.de nutzt CiviEvent für das Veranstaltungsmanagement. Für die Kommunikation mit einzelnen Zielgruppen gibt es Vorlagen (Mails, Briefe, Bescheinigungen). Das hauptamtliche Team versendet den Jahresbericht, die Weihnachtspost und regionale Nachrichten aus Civi. Der ArbeiterKind.de-Newsletter wird nach wie vor über Cleverreach versandt.
Alle Spender:innen werden mit CiviCRM gepflegt. Es gibt eine Schnittstelle zu den Online-Spendenformulare von Twingle. (Das hausintern erstellte Civi-Spendenformular haben wir aufgegeben, denn es war uns optisch nicht schön genug und nach Civi-Updates gab es manchmal Bugs.) Das Fundraisingteam trägt auch Überweisungsspenden händisch in Civi ein und erstellt alle Zuwendungsbescheinigungen aus Civi.
Für die rund 6000 ehrenamtlichen Mentor:innen in bundesweit 80 Gruppen gibt es nach wie vor das eigene soziale Netzwerk, denn die Entwicklung einer Schnittstelle zu Civi erwies sich als zu kompliziert.
Wünsche und Wirklichkeit: Eine Bilanz
Der Wunsch war, alle Personen, die für Arbeiterkind wichtig sind, in einer Datenbank zusammenzuführen. Dieser Wunsch erwies sich als unrealistisch: Es wird weiter große ArbeiterKind.de-Communities geben, die im sozialen Netzwerk von ArbeiterKind.de zusammenkommen, sich in den ArbeiterKind.de-Gruppen auf Facebook und LinkedIn treffen, die ArbeiterKind.de auf Instagram oder Twitter folgen und die nicht in Civi erfasst sind. Auf all diesen anderen Plattformen müssen wir auch aktiv sein. Nur Civi, das reicht nicht.
Realistisch war allerdings der Wunsch, CiviCRM zum Dialogwerkzeug und zum Wissensspeicher zu entwickeln, damit Kontakte zu Veranstaltungsteilnehmer:innen, Kooperationspartner:innen in Bildung und Politik, Medienvertreter:innen, Spender:innen, Förderern und Fürsprecher:innen zuverlässig und dauerhaft gepflegt werden.
Dialogwerkzeug bedeutet, dass fast alle Kontakte in Civi mit Dialog-Tags markiert sind, etwa "soll Newsletter erhalten“, „soll Jahresbericht als E-Mail erhalten“, „soll Jahresbericht als Brief erhalten“, „soll Weihnachtspost erhalten“.
Wissensspeicher bedeutet, dass das „Hintergrundfeld“ in der Regel händisch mit einer Kurzinformation gefüllt wird, die eine schnelle Zuordnung der Person erlaubt. Zusammen mit den Informationen aus dem Feld „Datenquelle“, „Arbeitgeber“ und den hinterlegten „Aktivitäten“ ist die Bedeutung einer Person für ArbeiterKind.de so auch bei einem Personalwechsel im Team schnell erkennbar.
Entscheidend für die Wissensspeicher-Funktion von Civi ist ein benutzerdefiniertes Zusatzfeld bei ArbeiterKind.de, nämlich „Kontakt wird betreut durch“. Jede Person in Civi wird von einer Person aus dem hauptamtlichen Team betreut. Diese Person ist dafür verantwortlich, bei ihren Kontakten die Dialogoptionen festzulegen und die Dialogmaßnahmen durchzuführen. Bei Personalwechseln werden auch die Kontakte in Civi übergeben. Diese Contact Ownership schafft hohe Verbindlichkeit und verhindert so genannte Karteileichen.
Erfolgsrezept?
Ich bin überzeugt, dass die Implementierung und dauerhafte Nutzung vom Civi bei ArbeiterKind.de auf fünf Säulen ruht:
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Die Civi-Implementierung war und ist „Chefsache“ und die Geschäftsführung geht in der in Nutzung immer mit sehr gutem Beispiel voran.
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Es ist vereinbart, dass alle Hauptamtlichen Civi nutzen müssen, wenngleich in unterschiedlicher Intensität.
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Es gab und gibt gründliche Civi-Schulungen für das Team und natürlich für alle neuen Mitarbeiter:innen.
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Im Team gibt es konstant zwei Ansprechpartner:innen für Fragen und Frust rund um Civi. Wir achten darauf, Civi auf positive Weise zu kommunizieren und die Arbeitserleichterung bei der Communitypflege in den Vordergrund zu stellen.
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Humor und Begeisterung: Auch eine Civi-Kaffetasse, Pullis mit Civi-Sprüchen und andere Gadgets können helfen, die Civi-Nutzungshürde zu überspringen.
In diesem Sinne: "Nur Freund:innen in Civi sind Freund:innen fürs Leben!"
