Dolibarr als ERP/CRM-Alternative für Organisationen – eine technische Betrachtung

Gerhard_Peilstoecker · 24. April 2025 um 06:49

Liebe IT-Kolleginnen und Kollegen,

als langjähriger Experte möchte ich dir Dolibarr als interessante Open-Source-Lösung vorstellen – besonders für Organisationen, die ein schlankes, aber leistungsfähiges System suchen.

Technische Highlights:
Modulare Architektur: Du aktivierst nur die Komponenten, die du brauchst (CRM, Rechnungen, Projekte, Mitglieder)
Klare Datenbankstruktur: MySQL/MariaDB mit gut dokumentiertem Schema
API-Schnittstellen: REST API für eigene Erweiterungen verfügbar
Flexibles Hosting: Läuft sowohl auf Shared Hosting (PHP 7.4+/8.1) als auch auf eigenen Servern

Warum du Dolibarr kennen solltest:

Ressourcenoptimiert: Läuft stabil auch auf älterer Hardware
Wartungsfreundlich: Übersichtlicher Code und gute Dokumentation
Daten unter Kontrolle: Keine Cloud-Zwänge, DSGVO-konforme Umsetzung möglich

Für Technik-Interessierte:

Du kannst eigene Erweiterungen entwickeln
Es gibt stabile LTS-Versionen
Die Entwickler-Community ist aktiv

Lass uns gerne fachlich austauschen – ich beantworte Fragen zu spezifischen Implementierungen oder Migrationen.

Zur Übersicht hier die Funktionsmodule:

hylli · 25. April 2025 um 16:44

Tatsächlich bin ich wegen des nachfolgend verlinkten Dokuments sowohl auf
CiviCRM wie auch auf Dolibarr gestoßen, was das Thema Vereinsverwaltung
angeht:

Direkter Download des „Vereinshandbuch“:

Ich habe sowohl CiviCRM wie auch Dolibarr aktuell und zu Testzwecken installiert, und versuche mich in beide Systeme irgendwie einzuarbeiten.

Beide Systeme könnten prinzipiell die bisherige Vereinsverwaltung unseres
Sportvereins ablösen, welche leider in die Jahre gekommen ist, und gerade
in Sachen „weitere Benutzer“ sehr eingeschränkt ist.

Grundvoraussetzung wie auch hier beschrieben…

…wären aber mindestens folgende Punkte:

Zum Verein:

Sportverein mit insgesamt 7 Sparten (bzw. Abteilungen)
derzeit insgesamt > 1.200 Mitglieder
Mitglieder sind entweder nur im Verein* oder ergänzend einer oder mehreren
Sparten zugeordnet

Zur Mitgliederverwaltung und Beitragseinzug:

Beiträge für den Verein (Aufnahmegebühr einmalig + jährlicher Beitrag nach
Alter gestaffelt)
Beiträge für die einzelnen Sparten (jährliche Beiträge teils einzelner
Beitrag, teils nach Alter gestaffelt)
Beiträge werden immer für das Gesamtjahr berechnet, d.h. keine
„Teilzeitbeiträge“.
Es erfolgen zwei Beitragseinzüge pro Jahr (Haupteinzug im 2. Quartal nach
Generalversammlung, alles was danach kommt wird nochmals Ende Dezember
eingezogen)
für den Beitragseinzug wird jeweils eine SEPA.XML erzeugt, die dann per
Onlinebanking zur Bank übertragen wird.

Weiteres zur Mitgliederverwaltung:

Verwaltung von Funktionären (Vorstand, Abteilungsleiter Sparte, Platzwart,
…)
Verwaltung von Ehrungen (Mitglied seit 25, 40, … Jahren → gerechnet ab
Alter von 18 Jahren!)
Jährliche Auswertung für Geburtstagsjubilare im Folgejahr (ab 50 → 60, 70,
75…)
Jährliche Auswertung der für das Vorjahr zu ehrenden Mitgliedern (s.o.)
regelmäßige Auswertung von Vereins- und Abteilungslisten
Jährliche Export für die Bestandserhebung als XML zur Meldung an unseren
Sportverband
…

Ebenso wichtig wäre noch folgender Punkt aus der „optionalen“ Liste:

Zugriff für weitere Benutzer auf die Mitgliederverwaltung (z.B. Vorstand,
Abteilungsleiter…) mit entsprechenden Zugriffsmöglichkeiten (z.B. nur
lesend)

Alles weitere aus obigem Link wäre auf jeden Fall auch wünschenswert, zum
Teil aber vorerst vielleicht auch nur „nice to have“.

Wie sehen da die Möglichkeiten von Dolibarr aus?

VG
Hylli

Gerhard_Peilstoecker · 26. April 2025 um 04:18

Deine Mitgliederverwaltung mit Dolibarr – Lösungsvorschlag

Hallo hylli,

vielen Dank für die superdetaillierte Beschreibung! Dolibarr kann deine Anforderungen gut abdecken – hier mein praxisnaher Vorschlag:

1. Mitglieder & Sparten

Mehrere Abteilungen?
→ Nutze Tags oder Kategorien (filterbar für Listen/Berichte)
Zugriffsrechte:
→ Rollen wie „Abteilungsleiter“ (nur Leserecht) oder „Vorstand“ (volle Bearbeitung) einstellbar

2. Beiträge & Einzug

Altersstaffelung:
→ Preisregeln mit Bedingungen (z.B. „Mitglied unter 18“ = reduzierter Beitrag)
SEPA-Einzug:
→ 2 separate Zahlungstermine (Q2 + Dezember) als wiederkehrende Mandate
→ XML-Export direkt aus Dolibarr

3. Automatische Ehrungen

Jubilare/Jahreszahlen:
→ Smart-Filter (z.B. „Mitglied seit >25 Jahren UND Alter ≥18“)
→ Automatische PDF-Listen** (kann jährlich versendet werden)

4. Verbands-Export

XML-Generierung:
→ Anpassbare Vorlage (ich helfe dir beim Mapping)

Nice-to-Haves für später

Selfservice-Portal (Mitglieder ändern selbst Adressen)
Mobile App für schnelle Checks

Was du brauchst:

Ca. 4h Setup für die komplexen Beitragsregeln (ich zeig dir wie)
Testumgebung fürs Rollenmanagement

Wie geht’s weiter?

Ich richte dir eine Demo mit deinen Daten ein – einfach 2-3 Beispielmitglieder als Excel schicken.
Wir machen einen 30-min. Screencall (kostenlos), wo ich dir live zeige, wie alles funktioniert.

Klingt das nach einem Plan? Melde dich einfach, wir kriegen das hin!

Beste Grüße

Gerhard

hylli · 27. April 2025 um 18:44

Hi,

vielen Dank schon einmal für Deine Ausführungen. Liest sich im Wesentlichen recht gut und es sind auch ein paar spannende Punkte dabei, wie z.B. das automatische Erstellen von Listen.

Möchte aber nochmals darauf hinweisen, dass es für mich zunächst nicht viel mehr wie eine „Machbarkeitsstudie“ ist, um unser bisheriges Programm ablösen zu können.

Letztendlich entscheiden dann der Vorstand und Ausschuss des Vereins mit, ob Dolibarr (oder eben auch CiviCRM) zukünftig genutzt werden soll.

Hätte aber noch ein paar (ergänzende) Fragen zu Dolibarr, die mir noch eingefallen sind bzw. die sich aus Deinen Ausführungen ergeben haben.

1. Zum Thema Beitragseinzug:

Da bin ich mir nicht sicher, ob Du das richtig interpretiert hast, oder ob ich Deine Ausführung falsch verstehe.

Wir hatten z.B. Anfang April die Generalversammlung des Hauptvereins, und danach führe ich im Normalfall zeitnah den ersten Beitragseinzug des Jahres durch.

Will heißen:
Hier wird der aktuelle Bestand der Mitglieder und Mitgliedschaften bis zur Erzeugung der SEPA.XML berücksichtigt. Die Beiträge gelten immer für das Gesamtjahr!

Der zweite Beitragseinzug berücksichtigt dann alle Änderungen, seit dem ersten Beitragseinzug bzw. der Erzeugung der ersten SEPA.XML.

Änderungen können sein:

Neue Abteilungszugehörigkeit bei Bestandsmitgliedern
Neue Mitglieder mit Abteilungszugehörigkeiten

Auch hier werden nur Beiträge für das Gesamtjahr eingezogen.

Es gibt auch nur Jahresbeiträge, mit Ausnahme der Aufnahmegebühr in den Verein, welche nur einmal erhoben wird.

2. Beitragsfortschreibung bei Altersstaffeln

Wir haben wie gesagt hier und da Beiträge nach Altersstaffeln, z.B. im Hauptverein:

0 - 5 Jahre: 0,00 EUR
6 - 13 Jahre: 10,00 EUR
14 - 17 Jahre: 15,00 EUR
ab 18 Jahre: 25,00 EUR

Bei unserer bisherigen Verwaltung sind die Beiträge so eingerichtet, dass ich beim Beitragseinzug nur einen Haken für die Beitragsfortschreibung setzen muss, und die Beitragsfortschreibung dann automatisch erfolgt.

Ist das in Dolibarr ebenfalls einfach umsetzbar oder muss man im schlimmsten Fall die entsprechenden Fälle auswerten und dann manuell korrigieren?

3. Eintrittsdatum / Austrittsdatum Abteilungen

Bei unserer aktuellen Vereinsverwaltung erfassen wir auch Eintrittsdatum und Austrittsdatum aus Abteilungen.

Ist dies hier auch ohne weiteres Möglich, wenn ich die Abteilungen als Kategorien oder Tags anlege?

4. Zum Thema Vorbereitung/Screencall:

Ich kann Dir mal die Beitragsregeln zukommen lassen, ebenso ein paar „typische“ Mitglieder (anonymisiert) mit Abteilungszugehörigkeiten.

Ich selbst habe bereits Dolibarr auf meinem NAS als Testsystem aufgesetzt, und dieses auch von außen erreichbar gemacht.

Gerne könn(t)en wir auch mein System nutzen, wenn Du möchtest. Kann Dir entsprechenden Zugang einrichten.

Da ich geschäftlich die nächsten Wochen ziemlich im Stress stehe, weiß ich leider noch nicht, ob bzw. wann ich die Zeit und Lust für einen Screencall aufbringen kann.

Bitte nicht wundern, wenn ich mich nur alle paar Tage mal kurz melde.

Hylli

Gerhard_Peilstoecker · 28. April 2025 um 06:25

Hallo Hilly,

vielen Dank für deine ausführliche Rückmeldung und die klaren Hinweise – das hilft mir sehr, die Anforderungen noch besser einzuordnen. Gerne gehe ich auf deine Punkte ein:

Beitragseinzug (SEPA & Jahresbeiträge)
Danke für die Präzisierung! Ich hatte das tatsächlich etwas anders verstanden. In Dolibarr lässt sich der SEPA-Einzug so konfigurieren, dass jeweils nur neu hinzugekommene oder geänderte Mitgliedschaften seit dem letzten Einzug berücksichtigt werden (über Filter wie „Beitragsdatum“ oder manuelle Auswahl). Wichtig:

Jahresbeiträge werden einmalig fällig (keine monatliche Aufteilung).
Die SEPA-XML kann pro Einzug separat generiert werden, sodass Änderungen zwischen den Einzügen (z. B. neue Abteilungen/Mitglieder) problemlos abgebildet werden.

Automatische Altersstaffelung
Ja, das ist möglich! Dolibarr kann über „Dynamische Preise“ (Regeln basierend auf Mitgliederattributen wie Alter) automatisch den korrekten Beitrag zuordnen.

Beispiel: Du definierst eine Regel wie „Wenn Alter zwischen 6–13, dann Beitrag = 10€“.
Beim Beitragseinzug wird dann automatisch das aktuelle Alter berechnet (basierend auf Geburtsdatum) und der passende Beitrag zugewiesen – kein manuelles Nachjustieren nötig.
Optional lässt sich ein „Stichtag“ (z. B. 01.01. für das gesamte Jahr) hinterlegen, falls relevant.

Abteilungen mit Eintritts-/Austrittsdatum
Hier gibt es zwei Ansätze:

Kategorien/Tags: Zeiträume lassen sich als „Notizen“ oder benutzerdefinierte Felder hinterlegen (z. B. „Abteilung X: Eintritt 01.03.2024, Austritt 15.08.2024“).
Alternativ: Abteilungen als eigene Module anlegen (z. B. über „Projekte“ oder „Verträge“), dann sind Zeiträume direkt erfassbar.
Ich würde dir empfehlen, das im Testsystem gemeinsam zu prüfen – dann sehen wir, was intuitiver ist.

Zusammenfassung: Die von dir beschriebenen Anforderungen sind grundsätzlich umsetzbar, teilweise aber mit „Workarounds“ (z. B. bei Abteilungszeiträumen).

Viele Grüße
Gerhard