Sportverein mit mehreren Sparten - Umsetzung mit CiviCRM möglich?

CiviCRM Frage&Antwort
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Hi,

unser Verein sucht eine flexiblere Möglichkeit den Verein bzw. dessen Mitglieder zu verwalten und das ein oder andere was noch dezentral gemacht wird, künftig auch zentral zu tun.

Bei meiner Suche stieß ich auch immer wieder auf CiviCRM, weshalb ich mir mal eine Instanz innerhalb einer WordPress-Installation installiert habe.

Zum Verein:

  • Sportverein mit insgesamt 7 Sparten (bzw. Abteilungen)
  • derzeit insgesamt > 1.200 Mitglieder
  • Mitglieder sind entweder nur im Verein* oder ergänzend einer oder mehreren Sparten zugeordnet

*wegen Bestandserhebung des zuständigen Sportverbandes, werden diese Mitglieder der Sparte mit den meisten Mitgliedern zugeordnet. (Jedes Mitglied muss mindestens einer Sparte zugeordnet sein!)

Zur Mitgliederverwaltung und Beitragseinzug:

  • Beiträge für den Verein (Aufnahmegebühr einmalig + jährlicher Beitrag nach Alter gestaffelt)
  • Beiträge für die einzelnen Sparten (jährliche Beiträge teils einzelner Beitrag, teils nach Alter gestaffelt)
  • Beiträge werden immer für das Gesamtjahr berechnet, d.h. keine „Teilzeitbeiträge“.
  • Es erfolgen zwei Beitragseinzüge pro Jahr (Haupteinzug im 2. Quartal nach Generalversammlung, alles was danach kommt wird nochmals Ende Dezember eingezogen)
  • für den Beitragseinzug wird jeweils eine SEPA.XML erzeugt, die dann per Onlinebanking zur Bank übertragen wird.

Weiteres zur Mitgliederverwaltung:

  • Verwaltung von Funktionären (Vorstand, Abteilungsleiter Sparte, Platzwart, …)
  • Verwaltung von Ehrungen (Mitglied seit 25, 40, … Jahren → gerechnet ab Alter von 18 Jahren!)
  • Jährliche Auswertung für Geburtstagsjubilare im Folgejahr (ab 50 → 60, 70, 75…)
  • Jährliche Auswertung der für das Vorjahr zu ehrenden Mitgliedern (s.o.)
  • regelmäßige Auswertung von Vereins- und Abteilungslisten
  • Jährliche Export für die Bestandserhebung als XML zur Meldung an unseren Sportverband
  • …

Das wäre auf jeden Fall das, was unbedingt umsetzbar sein sollte.

Was soll vielleicht künftig noch genutzt werden?

Vieles wird bei uns derzeit noch dezentral und an verschiedenen Stellen/Positionen verwaltet. Ideen die mir aktuell auf die Schnelle eingefallen sind:

  • Zugriff für weitere Benutzer auf die Mitgliederverwaltung (z.B. Vorstand, Abteilungsleiter…) mit entsprechenden Zugriffsmöglichkeiten (z.B. nur lesend)
  • Mitgliedsantrag online (Neu-, Änderungs-, Löschantrag)
  • Mitgliederinformation (Newsletter, Rechnung Beitragseinzug per E-Mail, Einsehen der eigenen Mitgliederdaten + Familie, Auskunft nach DSGVO, …)
  • Mitgliederkommunikation (via App?)
  • Platzverwaltung (Hallenbelegung, Sportplätze, usw.)
  • Übungsleitervergütung - so machbar
  • Spenden-/Zuwendungsverwaltung
  • Sponsoren/Sponsoring
  • Dokumentenmanagement
  • Vertragsverwaltung
  • Kursverwaltung
  • Terminkalender (intern/extern)
  • Umfragen
  • …was mir gerade nicht einfällt!

Fragen:

  • Lässt sich der obere Teil mit CiviCRM umsetzen? Welche Stichworte brauche ich in Sachen Abteilungen, Beitragsstrukturen?
  • Lassen sich die Mitgliederdaten aus einem anderen System (Export z.B. als CSV) inkl. Bankdaten usw. problemlos importieren?
  • Was vom unteren Teil lässt sich mit CiviCRM aktuell umsetzen?

Hylli

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Verstehe ich das richtig, dass die Beiträge ausschließlich per SEPA eingezogen werden und der einzuziehende Betrag vom Alter abhängen kann, d. h. sich ohne neues SEPA-Mandat ändern soll?

Wäre es eine Option, die verschiedenen Beitrags-Teile (z. B. eine Sparte) pro Person einzeln einzuziehen? Also dass eine Person mehrere Abbuchungen nebeneinander hat?

XML-Export zur Meldung an Sportverband wüsste ich nicht, wie das gehen soll, ich habe bisher nur CSV und ähnliche Formate gesehen. Mit bisschen Budget wird das aber auch gehen, das zu ergänzen.

Abgesehen von diesen Punkten scheint mir der obere Teil machbar.

Vom unteren Teil geht einiges (z. B. Zuwendungsverwaltung, Newsletter) und einiges glaube ich eher nicht (z. B. Platzverwaltung) und manchmal wird es evtl. auf die Anforderungsdetails ankommen (z. B. Kursverwaltung mit CiviEvents).

Wenn du neu startest und magst, probier doch mal die Standalone-Version statt Wordpress. Das ist neu und es würden mich Erfahrungwerte aus der Praxis interessieren :smiley:

Schau mal hier für Extensions Erste Extensions, die man haben muss und weitere Gedanken zu deinem CiviCRM-Start

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Hi,

aktuell ist es bei den Einzügen sogar so, dass bei einer Familie alle Beiträge über eine Bankverbindung laufen, und bei den nicht zahlenden Mitgliedern der Familie das zahlende Mitglied als Zahler hinterlegt ist.

Familienbeiträge gibt es in dem Zusammenhang nicht!

Ich hätte kein Problem, wenn wir künftig pro Mitglied die Beiträge einziehen, jedoch sollten das dann alle Beiträge pro Mitglied summiert sein, sprich Beitrag für den Verein sowie Beiträge für die Abteilungen.

Beispiel:
15jähriger Jugendlicher, der in der Abteilung Fußball (Beitrag 6-17 Jahre), in der Abteilung Tennis (Beitrag bis 17 Jahre) und in der Abteilung Leichtathletik (Beitrag alle Mitglieder) aktiv ist.

Es sollten dann der Beitrag für den Verein an sich sowie die Beiträge für Fußball, Tennis und Leichtathletik in einer Summe beim Beitragseinzug eingezogen werden, nicht einzeln.

Wichtig wäre bei nach Alter gestaffelten Beiträge auch die Beitragsfortschreibung, die bei Erreichen der nächsten Altersstufe dann „automatisch“ auf die nächste Beitragsstufe wechselt.

Beim XML-Export könnte ich mir denke ich auch erst mit einer CSV behelfen und die Verbandsmeldung auf dieser Basis manuell machen bzw. die CSV in eine passende XML umwandeln. Müsste ich mir aber nochmals genauer anschauen! (Wir sind im Übrigen beim BSB - Badischer Sportbund!)

Der untere Teil sind wie gesagt Ideen die mir so in den Sinn gekommen sind, was vielleicht von Vereinsseite künftig online gemacht werden sollten oder könnten.

Von 0 auf 100 werden wir das aber sowieso nur schrittweise schaffen. :wink:

Beim Versuch in meiner WordPress-Installation weitere Erweiterungen zu installieren, erhalte ich aktuell folgende Fehlermeldung:

Aktualisierungsfehler
Es ist nicht möglich, das Verzeichnis der CiviCRM-Erweiterungen zu kontaktieren. Möglicherweise verpassen Sie die neuesten Updates für Erweiterungen. Überprüfe, ob der Erweiterungs-Feed sichtbar ist. Wenn das klappt, dann sollte der Webserver externe HTTP-Requests machen können.

Der Erweiterungs-Feed lässt sich jedoch aufrufen?!?

Werde mal eine Standalone-Version aufsetzen.

Hylli

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Die Standalone-Version habe ich letztens problemlos aufsetzen können.

Heute habe ich im Systemstatus festgestellt, dass es zwischenzeitlich zwei neue Patch-Versionen 6.1.1 und 6.1.2 gab/gibt.

Mir war zunächst unklar, wie ich das Upgrade durchführen kann. Für die Standalone-Version scheint dies noch nicht wirklich (gut) dokumentiert zu sein.

Hier wurde ich dann fündig:

Ich stehe aber immer noch am Anfang und frage mich, was die ersten und nächsten Schritte sind, einen Sportverein mit unserer Struktur in CiviCRM anzulegen bzw. zu verwalten.

Hylli

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Ich stehe aber immer noch am Anfang und frage mich, was die ersten und nächsten Schritte sind, einen Sportverein mit unserer Struktur in CiviCRM anzulegen bzw. zu verwalten.

Bei dem von dir beschriebenen Funktionsumfang wirst du vermutlich nicht drumrumkommen, dich entweder selbst umfangreich einzuarbeiten oder dich dabei durch ein Dienstleistungsunternehmen unterstützen zu lassen: Dienstleister*innen | Software für Engagierte e.V.

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Prinzipiell soll es nicht daran scheitern, mich selbst umfangreich in CiviCRM einzuarbeiten.

Fehlende Übersetzungen und auch fehlende grundlegende Anleitungen in deutscher Sprache, machen es aber leider nicht besonders einfach!

Ich überlege aktuell, wie ich z.B. die einzelnen Abteilungen (Fußball, Turnen, Tennis, …) abbilden soll.

Unter Administration → Kommunikation → Adresse und Kontaktinfo der Organisation habe ich die grundlegenden Angaben zum Sportverein hinterlegt.

Ich dachte nun zunächst, dass ich die Abteilungen als „Gruppen“ in CiviCRM verwalten müsste, aber die fehlende Importmöglichkeit für „Gruppen“ veranlassen mich gerade eher dazu, die Abteilungen als weitere „Organisationen“ innerhalb des Vereins zu sehen. Das gilt dann vielleicht auch für den Verein selbst, da hier ja auch Mitgliedsbeiträge berechnet werden.

Zumindest kann ich so Mitglieder der einzelnen Abteilungen dann in die jeweilige „Organisation“ importieren - hoffe ich zumindest - auch wenn der Begriff „Organisation“ in Zusammenhang mit unserem Verein eigentlich nicht richtig ist.

Nachdem ich z.B. die Abteilungen als Organisation angelegt und die Mitglieder importiert habe, müsste spätestens dann auch noch eine Zuordnung zu den jeweils aktuellen Mitgliedsbeiträgen erfolgen, die ich auch noch je Abteilung festlegen müsste.

Auch hier frage ich mich, wie ich das z.B. per Import regeln könnte?!?

usw. usw. usw.

Hylli

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aber die fehlende Importmöglichkeit für „Gruppen“ veranlassen mich gerade eher dazu

Du kannst beim Import von Kontakten diese einer Gruppe hinzufügen. Wenn du beim Kontakt-Import die Kontakte derart „aktualisierst“, dass sie unverändert bleiben, ist der einzige Effekt des Importes, dass die Kontakte der Gruppe hinzugefügt werden.

Siehe Doku (auf Englisch):

You can add all of the contacts imported in an import to new or existing groups or tags.

Ja, bei der Hilfe und Übersetzung ist noch einiges zu tun, und nicht nur da :slight_smile:

Es gibt hier im Forum einige Threads zum Thema der Unterfinanziertheit von CiviCRM bzw. der Anpassungen an den europäischen Sprach- und Rechtsraum… Da hilft nichts außer mit anpacken, fürchte ich.

Ich habe mich damals eingearbeitet, indem ich im Programm selbst alles einmal geklickt habe und mir alles (nach und nach) im Detail angeguckt habe, plus die vorhandene Doku und das Forum hier. Vielleicht wäre auch eine CiviCRM-Schulung etwas für dich?

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Danke für die Hinweise und Tipps!

Ich werde mich da mal weiter durchkämpfen und mir das Handbuch mal zu Gemüte führen. Natürlich werde ich mir die einzelnen Seiten übersetzen lassen, damit ich es einigermaßen verstehen kann.

Soweit ich das aber bisher erkennen konnte, kann ich Gruppen keine Beiträge zuordnen. Insofern scheint mir der Weg über Organisationen für Abteilungen (hoffentlich) der richtige zu sein.

Ob CiviCRM wirklich die passende Anwendung sein kann, wird sich noch herausstellen.

Hylli

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Vielleicht macht es Sinn, die verschiedenen Abteilungen als Mitgliedschafts-Art abzubilden.Beitritt in und Austritt aus einer Abteilung würde dann als Beginn und Ende einer entsprechenden Mitgliedschaft abgebildet.

Zu den Mitgliedschaften kann man auch SEPA-Mandate anlegen.

Ich wüsste aber auf Anhieb nicht, wie mehrere Mitgliedschaften aka Beitragsteile aka Abteilungszugehörigkeiten derart mit einem einzigen SEPA-Mandat verbunden werden könnten, dass sich das SEPA-Mandat automatisch endet, wenn eine Mitgliedschaft hinzugefügt oder beendet wird. Darum meine Frage, ob die Beitragsteile auch als separate Abbuchungen auftauchen können.

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Ich werde mir das Thema auf jeden Fall nochmals genauer anschauen.

Bei unserem bisherigen System ist es eben so, dass ich übergeordnet den Verein habe, über den alles abgewickelt wird.

Darunter liegen dann die einzelnen Abteilungen wobei der Verein selbst mehr oder minder auch als Abteilung fungiert.

Für die einzelnen Abteilungen gibt es dann verschiedene Beiträge:

  • einfach: Ein Beitrag für alle
  • nach Alter gestaffelt, z.B. 0-5 Jahre, 6-17 Jahre, ab 18 Jahre oder evtl. auch
  • nach aktiver oder passiver Mitgliedschaft in einer Abteilung

Das System versteht auch die Beitragsfortschreibung, d.h. wenn ein Mitglied in eine nächste Altersstufe rutscht.

Beim Beitragseinzug kann die Beitragsfortschreibung aktiviert werden, und alle Mitglieder die im Laufe des Jahres das Alter für die nächste Stufe erreichen, werden mit dem Beitragseinzug automatisch in den entsprechenden Beitrag hoch gestuft, d.h. der vorherige Beitrag (z.B. 0-5 Jahre) gelöscht und der neue Beitrag (z.B. 6-17 Jahre) zugeordnet.

Hylli