Sportverein mit mehreren Sparten - Umsetzung mit CiviCRM möglich?

CiviCRM Frage&Antwort
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Hi,

unser Verein sucht eine flexiblere Möglichkeit den Verein bzw. dessen Mitglieder zu verwalten und das ein oder andere was noch dezentral gemacht wird, künftig auch zentral zu tun.

Bei meiner Suche stieß ich auch immer wieder auf CiviCRM, weshalb ich mir mal eine Instanz innerhalb einer WordPress-Installation installiert habe.

Zum Verein:

  • Sportverein mit insgesamt 7 Sparten (bzw. Abteilungen)
  • derzeit insgesamt > 1.200 Mitglieder
  • Mitglieder sind entweder nur im Verein* oder ergänzend einer oder mehreren Sparten zugeordnet

*wegen Bestandserhebung des zuständigen Sportverbandes, werden diese Mitglieder der Sparte mit den meisten Mitgliedern zugeordnet. (Jedes Mitglied muss mindestens einer Sparte zugeordnet sein!)

Zur Mitgliederverwaltung und Beitragseinzug:

  • Beiträge für den Verein (Aufnahmegebühr einmalig + jährlicher Beitrag nach Alter gestaffelt)
  • Beiträge für die einzelnen Sparten (jährliche Beiträge teils einzelner Beitrag, teils nach Alter gestaffelt)
  • Beiträge werden immer für das Gesamtjahr berechnet, d.h. keine „Teilzeitbeiträge“.
  • Es erfolgen zwei Beitragseinzüge pro Jahr (Haupteinzug im 2. Quartal nach Generalversammlung, alles was danach kommt wird nochmals Ende Dezember eingezogen)
  • für den Beitragseinzug wird jeweils eine SEPA.XML erzeugt, die dann per Onlinebanking zur Bank übertragen wird.

Weiteres zur Mitgliederverwaltung:

  • Verwaltung von Funktionären (Vorstand, Abteilungsleiter Sparte, Platzwart, …)
  • Verwaltung von Ehrungen (Mitglied seit 25, 40, … Jahren → gerechnet ab Alter von 18 Jahren!)
  • Jährliche Auswertung für Geburtstagsjubilare im Folgejahr (ab 50 → 60, 70, 75…)
  • Jährliche Auswertung der für das Vorjahr zu ehrenden Mitgliedern (s.o.)
  • regelmäßige Auswertung von Vereins- und Abteilungslisten
  • Jährliche Export für die Bestandserhebung als XML zur Meldung an unseren Sportverband
  • …

Das wäre auf jeden Fall das, was unbedingt umsetzbar sein sollte.

Was soll vielleicht künftig noch genutzt werden?

Vieles wird bei uns derzeit noch dezentral und an verschiedenen Stellen/Positionen verwaltet. Ideen die mir aktuell auf die Schnelle eingefallen sind:

  • Zugriff für weitere Benutzer auf die Mitgliederverwaltung (z.B. Vorstand, Abteilungsleiter…) mit entsprechenden Zugriffsmöglichkeiten (z.B. nur lesend)
  • Mitgliedsantrag online (Neu-, Änderungs-, Löschantrag)
  • Mitgliederinformation (Newsletter, Rechnung Beitragseinzug per E-Mail, Einsehen der eigenen Mitgliederdaten + Familie, Auskunft nach DSGVO, …)
  • Mitgliederkommunikation (via App?)
  • Platzverwaltung (Hallenbelegung, Sportplätze, usw.)
  • Übungsleitervergütung - so machbar
  • Spenden-/Zuwendungsverwaltung
  • Sponsoren/Sponsoring
  • Dokumentenmanagement
  • Vertragsverwaltung
  • Kursverwaltung
  • Terminkalender (intern/extern)
  • Umfragen
  • …was mir gerade nicht einfällt!

Fragen:

  • Lässt sich der obere Teil mit CiviCRM umsetzen? Welche Stichworte brauche ich in Sachen Abteilungen, Beitragsstrukturen?
  • Lassen sich die Mitgliederdaten aus einem anderen System (Export z.B. als CSV) inkl. Bankdaten usw. problemlos importieren?
  • Was vom unteren Teil lässt sich mit CiviCRM aktuell umsetzen?

Hylli

Dolibarr als ERP/CRM-Alternative für Organisationen – eine technische Betrachtung
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Verstehe ich das richtig, dass die Beiträge ausschließlich per SEPA eingezogen werden und der einzuziehende Betrag vom Alter abhängen kann, d. h. sich ohne neues SEPA-Mandat ändern soll?

Wäre es eine Option, die verschiedenen Beitrags-Teile (z. B. eine Sparte) pro Person einzeln einzuziehen? Also dass eine Person mehrere Abbuchungen nebeneinander hat?

XML-Export zur Meldung an Sportverband wüsste ich nicht, wie das gehen soll, ich habe bisher nur CSV und ähnliche Formate gesehen. Mit bisschen Budget wird das aber auch gehen, das zu ergänzen.

Abgesehen von diesen Punkten scheint mir der obere Teil machbar.

Vom unteren Teil geht einiges (z. B. Zuwendungsverwaltung, Newsletter) und einiges glaube ich eher nicht (z. B. Platzverwaltung) und manchmal wird es evtl. auf die Anforderungsdetails ankommen (z. B. Kursverwaltung mit CiviEvents).

Wenn du neu startest und magst, probier doch mal die Standalone-Version statt Wordpress. Das ist neu und es würden mich Erfahrungwerte aus der Praxis interessieren :smiley:

Schau mal hier für Extensions Erste Extensions, die man haben muss und weitere Gedanken zu deinem CiviCRM-Start

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Hi,

aktuell ist es bei den Einzügen sogar so, dass bei einer Familie alle Beiträge über eine Bankverbindung laufen, und bei den nicht zahlenden Mitgliedern der Familie das zahlende Mitglied als Zahler hinterlegt ist.

Familienbeiträge gibt es in dem Zusammenhang nicht!

Ich hätte kein Problem, wenn wir künftig pro Mitglied die Beiträge einziehen, jedoch sollten das dann alle Beiträge pro Mitglied summiert sein, sprich Beitrag für den Verein sowie Beiträge für die Abteilungen.

Beispiel:
15jähriger Jugendlicher, der in der Abteilung Fußball (Beitrag 6-17 Jahre), in der Abteilung Tennis (Beitrag bis 17 Jahre) und in der Abteilung Leichtathletik (Beitrag alle Mitglieder) aktiv ist.

Es sollten dann der Beitrag für den Verein an sich sowie die Beiträge für Fußball, Tennis und Leichtathletik in einer Summe beim Beitragseinzug eingezogen werden, nicht einzeln.

Wichtig wäre bei nach Alter gestaffelten Beiträge auch die Beitragsfortschreibung, die bei Erreichen der nächsten Altersstufe dann „automatisch“ auf die nächste Beitragsstufe wechselt.

Beim XML-Export könnte ich mir denke ich auch erst mit einer CSV behelfen und die Verbandsmeldung auf dieser Basis manuell machen bzw. die CSV in eine passende XML umwandeln. Müsste ich mir aber nochmals genauer anschauen! (Wir sind im Übrigen beim BSB - Badischer Sportbund!)

Der untere Teil sind wie gesagt Ideen die mir so in den Sinn gekommen sind, was vielleicht von Vereinsseite künftig online gemacht werden sollten oder könnten.

Von 0 auf 100 werden wir das aber sowieso nur schrittweise schaffen. :wink:

Beim Versuch in meiner WordPress-Installation weitere Erweiterungen zu installieren, erhalte ich aktuell folgende Fehlermeldung:

Aktualisierungsfehler
Es ist nicht möglich, das Verzeichnis der CiviCRM-Erweiterungen zu kontaktieren. Möglicherweise verpassen Sie die neuesten Updates für Erweiterungen. Überprüfe, ob der Erweiterungs-Feed sichtbar ist. Wenn das klappt, dann sollte der Webserver externe HTTP-Requests machen können.

Der Erweiterungs-Feed lässt sich jedoch aufrufen?!?

Werde mal eine Standalone-Version aufsetzen.

Hylli

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Die Standalone-Version habe ich letztens problemlos aufsetzen können.

Heute habe ich im Systemstatus festgestellt, dass es zwischenzeitlich zwei neue Patch-Versionen 6.1.1 und 6.1.2 gab/gibt.

Mir war zunächst unklar, wie ich das Upgrade durchführen kann. Für die Standalone-Version scheint dies noch nicht wirklich (gut) dokumentiert zu sein.

Hier wurde ich dann fündig:

Ich stehe aber immer noch am Anfang und frage mich, was die ersten und nächsten Schritte sind, einen Sportverein mit unserer Struktur in CiviCRM anzulegen bzw. zu verwalten.

Hylli

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Ich stehe aber immer noch am Anfang und frage mich, was die ersten und nächsten Schritte sind, einen Sportverein mit unserer Struktur in CiviCRM anzulegen bzw. zu verwalten.

Bei dem von dir beschriebenen Funktionsumfang wirst du vermutlich nicht drumrumkommen, dich entweder selbst umfangreich einzuarbeiten oder dich dabei durch ein Dienstleistungsunternehmen unterstützen zu lassen: Dienstleister*innen | Software für Engagierte e.V.

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Prinzipiell soll es nicht daran scheitern, mich selbst umfangreich in CiviCRM einzuarbeiten.

Fehlende Übersetzungen und auch fehlende grundlegende Anleitungen in deutscher Sprache, machen es aber leider nicht besonders einfach!

Ich überlege aktuell, wie ich z.B. die einzelnen Abteilungen (Fußball, Turnen, Tennis, …) abbilden soll.

Unter Administration → Kommunikation → Adresse und Kontaktinfo der Organisation habe ich die grundlegenden Angaben zum Sportverein hinterlegt.

Ich dachte nun zunächst, dass ich die Abteilungen als „Gruppen“ in CiviCRM verwalten müsste, aber die fehlende Importmöglichkeit für „Gruppen“ veranlassen mich gerade eher dazu, die Abteilungen als weitere „Organisationen“ innerhalb des Vereins zu sehen. Das gilt dann vielleicht auch für den Verein selbst, da hier ja auch Mitgliedsbeiträge berechnet werden.

Zumindest kann ich so Mitglieder der einzelnen Abteilungen dann in die jeweilige „Organisation“ importieren - hoffe ich zumindest - auch wenn der Begriff „Organisation“ in Zusammenhang mit unserem Verein eigentlich nicht richtig ist.

Nachdem ich z.B. die Abteilungen als Organisation angelegt und die Mitglieder importiert habe, müsste spätestens dann auch noch eine Zuordnung zu den jeweils aktuellen Mitgliedsbeiträgen erfolgen, die ich auch noch je Abteilung festlegen müsste.

Auch hier frage ich mich, wie ich das z.B. per Import regeln könnte?!?

usw. usw. usw.

Hylli

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aber die fehlende Importmöglichkeit für „Gruppen“ veranlassen mich gerade eher dazu

Du kannst beim Import von Kontakten diese einer Gruppe hinzufügen. Wenn du beim Kontakt-Import die Kontakte derart „aktualisierst“, dass sie unverändert bleiben, ist der einzige Effekt des Importes, dass die Kontakte der Gruppe hinzugefügt werden.

Siehe Doku (auf Englisch):

You can add all of the contacts imported in an import to new or existing groups or tags.

Ja, bei der Hilfe und Übersetzung ist noch einiges zu tun, und nicht nur da :slight_smile:

Es gibt hier im Forum einige Threads zum Thema der Unterfinanziertheit von CiviCRM bzw. der Anpassungen an den europäischen Sprach- und Rechtsraum… Da hilft nichts außer mit anpacken, fürchte ich.

Ich habe mich damals eingearbeitet, indem ich im Programm selbst alles einmal geklickt habe und mir alles (nach und nach) im Detail angeguckt habe, plus die vorhandene Doku und das Forum hier. Vielleicht wäre auch eine CiviCRM-Schulung etwas für dich?

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Danke für die Hinweise und Tipps!

Ich werde mich da mal weiter durchkämpfen und mir das Handbuch mal zu Gemüte führen. Natürlich werde ich mir die einzelnen Seiten übersetzen lassen, damit ich es einigermaßen verstehen kann.

Soweit ich das aber bisher erkennen konnte, kann ich Gruppen keine Beiträge zuordnen. Insofern scheint mir der Weg über Organisationen für Abteilungen (hoffentlich) der richtige zu sein.

Ob CiviCRM wirklich die passende Anwendung sein kann, wird sich noch herausstellen.

Hylli

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Vielleicht macht es Sinn, die verschiedenen Abteilungen als Mitgliedschafts-Art abzubilden.Beitritt in und Austritt aus einer Abteilung würde dann als Beginn und Ende einer entsprechenden Mitgliedschaft abgebildet.

Zu den Mitgliedschaften kann man auch SEPA-Mandate anlegen.

Ich wüsste aber auf Anhieb nicht, wie mehrere Mitgliedschaften aka Beitragsteile aka Abteilungszugehörigkeiten derart mit einem einzigen SEPA-Mandat verbunden werden könnten, dass sich das SEPA-Mandat automatisch endet, wenn eine Mitgliedschaft hinzugefügt oder beendet wird. Darum meine Frage, ob die Beitragsteile auch als separate Abbuchungen auftauchen können.

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Ich werde mir das Thema auf jeden Fall nochmals genauer anschauen.

Bei unserem bisherigen System ist es eben so, dass ich übergeordnet den Verein habe, über den alles abgewickelt wird.

Darunter liegen dann die einzelnen Abteilungen wobei der Verein selbst mehr oder minder auch als Abteilung fungiert.

Für die einzelnen Abteilungen gibt es dann verschiedene Beiträge:

  • einfach: Ein Beitrag für alle
  • nach Alter gestaffelt, z.B. 0-5 Jahre, 6-17 Jahre, ab 18 Jahre oder evtl. auch
  • nach aktiver oder passiver Mitgliedschaft in einer Abteilung

Das System versteht auch die Beitragsfortschreibung, d.h. wenn ein Mitglied in eine nächste Altersstufe rutscht.

Beim Beitragseinzug kann die Beitragsfortschreibung aktiviert werden, und alle Mitglieder die im Laufe des Jahres das Alter für die nächste Stufe erreichen, werden mit dem Beitragseinzug automatisch in den entsprechenden Beitrag hoch gestuft, d.h. der vorherige Beitrag (z.B. 0-5 Jahre) gelöscht und der neue Beitrag (z.B. 6-17 Jahre) zugeordnet.

Hylli

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Mich würde interessieren wie weit ihr seid. Ich habe das gleiche vorhaben allerdings mit nur einer sparte.
Bei mir scheitert es aktuell an CiviSEPA. Ich bekomme es nicht hin aif einmal sonderzahlungen anzulegen. Nur über den weg Kontakt - SEPA Mandat.

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Hi,

in alle Kürze:
Das Projekt ist momentan bei mir auf Eis gelegt, da ich zu sehr mit anderen Dingen beschäftigt bin.

Insofern ist auch noch keine Entscheidung für CiviCRM oder Dolibarr getroffen, auch möchte ich Admidio nicht ganz ausschließen.

Mit Admidio hatte ich tatsächlich schon einmal einen Stand, mit welchem ich die bisherige Vereinsverwaltung hätte ablösen können.

Ich habe demnächst endlich mal Urlaub, vielleicht komme ich da mal dazu, mir CiviCRM und Dolibarr nochmals genauer anzuschauen.

Gruß
Hylli

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Hallo Hylli,
ich danke dir dafür, dass du dich mit so viel Motivation mit CiviCRM beschäftigst. Das ist wunderbar. Es ist immer gut, zu schauen, was am besten zu euren Anforderungen passt. Solltest du dich für CiviCRM entscheiden, wäre das natürlich super. Wie GFF-DS schreibt, gibt es bei CiviCRM für Deutschland noch einiges zu tun. Der tolle Austausch von euch ist auf jeden Fall ein super Zeichen dafür, dass sich das Forum lohnt. Bleib gern dabei und schau nach deinem Urlaub nochmal vorbei.
:desert_island:

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Das könnte man mit einzelnen Kontaktarten machen, also eine Art Unterkontakt anlegen.

Administration > Daten und Anzeigen anpassen > Kontaktart

Bei uns sieht das z. B. so aus

Kontaktart
Kontaktart259×202 5.99 KB

Gruß von Regina

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Ich wünschte mir, hier wäre noch viel mehr los. Insbesondere hatte ich gehofft, dass es hier vielleicht Praktiker gibt, die eine Konstellation wie die unseres Sportvereins bereits mit CiviCRM umgesetzt hat und „aus dem Nähkästchen plaudern kann“.

Ich habe versucht mich mit etwas KI in CiviCRM einzuarbeiten, aber jedes Mal wenn ich da neu angesetzt habe, habe ich mehr oder minder wieder andere Lösungsvorschläge erhalten.

VG
Hylli

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Ja, scheinbar führen viele Wege bei CiviCRM zum Ziel. Die Antworten hier und in der KI haben bisher folgende Lösungen für die Umsetzung von Abteilungen in einem Sportverein angeboten:

  • Gruppen
  • Tags
  • Mitgliedschaftstypen
  • Kontaktarten

Das macht es für mich leider nicht einfacher. :wink:

Die Lösung mit den Kontaktarten klingt für mich durchaus auch schlüssig/logisch.

Um was es mir an der Sache auch geht:
Andere Vereinsmitglieder die mit der neuen Vereinsverwaltung arbeiten sollen - was bisher nicht der Fall war - sollen sich darin auch gut zurecht- bzw. wiederfinden können.

VG
Hylli

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Hallo @hylli,

vielleicht versuchst du erstmal eine Methode und siehst dann, ob das so funktioniert oder nicht. Trial and Error.

Für die Vereinsmitglieder solltest du eine Schulung anbieten und Kurzanleitungen mit Screenshots bereitstellen. Bei uns im Team kamen auch Newbies sehr gut damit zurecht und nutzen Civi heute selbstverständlich.

Viel Erfolg, never give up und
liebe Grüße,
Regina

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Das wird so glaube ich nichts mit mir und CiviCRM! :roll_eyes:

Ich habe versucht zusammen mit KI mal nur unsere Vereinsstruktur in CiviCRM zu bringen, möglichst einfach und noch ohne irgendwelche Automatismen. Das schien mir im Wesentlichen am Ende auch gelungen zu sein.

Den Verein als solches habe ich als Organisation angelegt und gemäß Empfehlung der KI die Abteilungen als Gruppen.

Die Beiträge für den Verein und die Abteilungen habe ich ebenfalls auf Empfehlung in den Mitglied(schaft)stypen der Erweiterung CiviMember angelegt und nur der Organisation, also dem Verein zugeordnet.

Zusätzlich habe ich benutzerdefinierte Felder für z.B. Eintritts- und Austrittsdatum der jeweiligen Abteilungen angelegt, sowie auch benutzerdefinierte Felder für Geburtsdatum des Mitglieds sowie Eintrittsdatum des Mitglieds in den Verein.

Ebenso sollte ich SEPA Mandatsreferenz und IBAN als benutzerefinierte Felder anlegen, auch das habe ich mal gemacht.

Ich habe versucht unsere Strukturen auf einfache Weise in CiviCRM abzubilden, noch ohne irgendwelche Verknüpfungen wie Zahler oder Ehepartner oder Abhängigkeiten bei Zusatzbeiträgen zu hinterlegen.

Habe dann mal mich als ersten Kontakt (Person) angelegt und meine Daten hinterlegt.

Was mir schon nicht gefallen hat ist die Zuordnung von Abteilungen sowie dazu deren Eintritts- und gegebenenfalls Austrittsdatum, ebenso die Tatsache, dass unabhängig der Abteilungszugehörigkeiten Eintrittsdatum und Austrittsdatum als benutzerdefinierte Felder für alle Abteilungen dargestellt werden. Dies fördert m.E. die Fehleranfälligkeit bei der Erfassung.

Nach dem Speichern meiner Person stellte ich zudem fest, dass ich bei mir auch ein SEPA Mandat hinterlegen kann, also wollte ich das tun. Aber da hätte ich Felder angeben müssen, die ich so nicht wollte. Zum Beispiel hätte ich da einen Betrag eingeben sollen?!?

Vielleicht brauchte ich deshalb benutzerdefinierte Felder für SEPA Mandatsreferenz und IBAN (und optional BIC?).

Die Mitgliedschaftstypen konnte ich zuweisen. Nachdem ich „Mitglied seit“ und „Beginn der Mitgliedschaft“ (=aktuell) unterschied, wurden diese auch im Status „Aktuell“ angezeigt.

So ist der aktuelle Status Quo.

Es mag zwar möglich sein, unsere Vereinsverwaltung und Mitgliederverwaltung über CiviCRM abzubilden.

Für mich ist das aber Stand jetzt zu viel Bastelei und zu viele - ich nenne es jetzt mal so - Umgehungs- oder Notlösungen, wie man das in CiviCRM machen muss.

Der „Königsweg“ für einen Verein mit unserer Struktur scheint es zudem nicht zu sein.

Ich werde es jetzt denke ich erst einmal wieder einige Tage ruhen lassen, bevor ich mich da nochmals heranwage.

Vielleicht werde ich mich in der Zwischenzeit analog auch nochmals an Dolibarr versuchen.

VG
Hylli

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Hallo hylli,

das Du dabei bist ist ja schon mal der erste gute Schritt. Praktiker:innen gibt es viel. Der größte Teil kommt allerdings aus dem Bereich Bürgerstiftung. Wir sind aber gerade dran uns für das nächste Jahr etwas zu überlegen um Praktikerinnen und Civi-Fragende etwass besser zusammen zu bringen. Bleib also gern gespannt :wink:
Wir wollen ausserdem die Community ausbauen und den Kreis möglichst erweitern. Ich behalte Dein Anliegen, sich mit weiteren Sportvereinen zu connecten, die bereits mit CiviCRM arbeiten auf jedenfall im Hinterkopf.

Bitte schreib mir gern eine DM, falls Du weiter Fragen oder Anmerkungen/Ideen hast. Dafür bin ich auf jedenfall immer Dankbar.

Beste Grüße
Nasha

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Hallo Nasha,

vielen Dank für Deine Antwort. Es wird wohl darauf hinauslaufen, dass ich es erst einmal ruhen lasse.

Bin gespannt, ob sich irgendwann mal jemand hier meldet, der eine vergleichbare Konstellation in CiviCRM umgesetzt hat und vielleicht ein „Best Practice“ von sich gibt.

Aktuell ist es eben so, dass fast alles was man zu CiviCRM findet - ob als Handbuch oder Video - mehr oder minder in englischer Sprache zur Verfügung steht.

Konstellationen wie bei unserem Sportverein werden diesbzgl. auch nicht behandelt, wie mir scheint.

Ob mir die Registrierung bei der CiviCRM Academy was bringen würde → ???

VG
Hylli