FlyingCivi: Emails in CiviCRM ablegen

Damit CiviCRM eine umfassende Dokumentation der Aktivitäten zu einem Kontakt abbilden kann, bleibt die zentrale Ablage von eMails sehr wichtig.

Ich habe gelernt

  • Anwender sind sehr schlecht davon weg zu bewegen, ihre eMails direkt im CiviCRM zu erfassen, da Email nun mal das zentrale Werkzeug für interne, externe, offizielle und manchmal auch private Kommunikation ist.
  • Nicht alle eMails gehören zu einem Kontakt ins CRM: wenn es z.B. zu persönlich ist oder keine wirklichen Veränderungen im Status des Kontaktes durch das eMail abgebildet werden, sollten diese nicht übertragen werden und das System unnötig vollstopfen. Z.B. dauert es vielleicht 8 eMails bis man mit einem vielbeschäftigten Kontakt einen Termin vereinbart ist, da braucht es dann nur die letzte, die aussagt, DASS es jetzt einen Termin geben wird.

Der Anwender soll also selber steuern können, welche eMails ins CRM kommen. Das Management sollte prüfen, dass das für die wichtigen eMails aber auch passiert und die Konversation der Organisation gehört.

Nun zur Konfiguration: nachlesen kann man das hier
CiviMail setup - System Administrator Guide - CiviCRM Documentation

Ich dokumentiere euch den Ablauf daraus, der für mich gut funktioniert und freue mich auf euer Feedback:

Zunächst ist durch euch oder eurem Systemadministrator ein eMail-Postfach anzulegen, das von CiviCRM regelmäßig ausgelesen werden kann.

So sieht das z.B. bei 1&1/IONOS aus

und hier die weiteren Zugangsinformationen für ein 1&1-eMail-Konto

Dieses Postfach jetzt eintragen bei Administration > CiviMail > Email-Konten

Neben den technischen Informationen oben seht ihr unten die Steuerungsparameter für die Erzeugung der Aktivitäten im CRM: Dieses Postfach dient dazu

  • eingehende eMails in Aktivitäten zu überführen
  • dieses Postfach ist nicht speziell für Cases
  • wenn kein Kontakt zu den gefundenen eMail-Adressen gefunden wird, soll der Import diese Kontakte anlegen
  • Die angelegten Aktivitäten sollen den Status „abgeschlossen“ haben.

So, das probieren wir jetzt mal aus:

Der Mitarbeiter mit der eMail-Adresse „umeyermartin@m-m-cs.com“ schickt an den Benutzer UM-Home (ulrich@meyer-martin.com) ein Email und setzt civicrm@meyer-martin.com in BCC, damit die Mail gleich im CiviCRM landet.

Der Import der Mail wird über einen periodischen Job (Cron) durchgeführt:

Administration > Systemeinstellungen > Geplante Jobs und dort diese Job jetzt ausführen

oder in produktiven Systemen die Einstellungen anpassen

Hier seht ihr die Aktivität, die aus der Mail entstanden ist:

Hier die Details

  • Aktivitätstyp: „eingehende eMail“ : daran erkennt man, dass es sich um eine importierte Mail handelt. Technisch ist das „eingehend“ ja richtig, aber fachlich ist die Mail ja eigentlich „ausgehend“
  • Hinzugefügt von: das ist der Sender der Mail
  • mit Kontakt: das ist der Empfänger der Mail
  • Zugewiesen an: Das ist noch mal der Absender. Das gibt Sinn, da dies ja der Mitarbeiter der Organisation ist und - wenn der Status noch auf „offen“ ist - dieser ggf. den Prozess, der mit der eMail gestartet ist, weiterverfolgen sollte.
  • Thema/Betreff: die Überschrift der eMail
  • Datum: des Importes
  • Status: gemäß Vorgabe beim Postfach
  • Details: Der Email-Text, auch ganz gut formatiert aufbereitet
  • Anhänge: sind übrigens auch möglich (ich meine maximal 3)

So, nun antwortet „UM-Home“ auf diese Mail …

Diese eingehende Mail soll wieder ins CRM übertragen werden.

Dazu habe ich bei mir in meinem eMail-Client (Thunderbird) auch das Postfach „civicrm@meyer-martin.com“ eingerichtet.

Ich kann jetzt Mails, die ich gern im CRM haben möchte, hier per Drag und Drop im Thunderbird herüberschieben oder herüberkopieren:

Nachdem der Mail-Import des CiviCRMs wieder gelaufen ist, ist auch die Antwort beim Kontakt angekommen.

Die Richtungen der eMails bekommt man geregelt, wenn man sich fragt, wer ist Sender und wer ist Empfänger.

Übrigens ist der „UM-Home“-Kontakt automatisch angelegt worden

Wenn es passt, schreibe ich dann noch mal einen Artikel zu ausgehenden eMails aus dem CiviCRM unter Nutzung von Nachrichten-Vorlagen, die bringen nämlich eine Menge …