Integration von CiviCRM und eMail - Thema vom CiviStammtisch vom 27.06.2024

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Hier eine kurze Zusammenfassung des obigen Themas:

Chart von Ulrich mit den Möglichkeiten

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  • Versendung von Massenmails (Rundschreiben)
  • Versenden von Mail an kleinere Verteiler (Gremienmail)
  • Versenden von eMails an einzelne Kontakte (Mail-Client oder CiviCRM)
  • Übertragung von eMails aus persönlichen Inboxen ins CiviCRM
  • Übertragung von eMails aus gemeinsamen, funktionsbezogenen Inboxen in CiviCRM
  • alternative Kommunikationswege über SMS, Signal, Whatsapp, …

Ulrich | FlyingCivi: bei Viva con Agua wird ein Python-Script zum Import von eMail benutzt, dieses hat zusätzliche heuristische Funktionen verglichen mit dem Standard-Import:

  • Erkennen, ob es ein Eingangs- oder Ausgangsmail ist
  • Forward von Mails an die Civi-Mailadresse funktioniert
  • Erzeugen von Personen mit Namen
  • Zuordnung der Person zu bestehenden Organisationen

Bei den Sozialfellen geht es stattdessen um eine gemeinsame Inbox, über die alle Anfragen und Versendungen abgewickelt werden. Diese Kommunikationen sollen im CiviCRM zum Kontakt dokumentiert werden.

Petra | forumZFD: Email-Integration ist ein großes Thema, alles noch händisch, wollen „Support-Case“ (Helpdesk-Tool) nutzen, Dies wurde von Greenpeace Osteuropa entwickelt. Frage nach Spam-Mails bei kompletter Automatisierung,

Caro | Bundesverband Soziokultur: nutzt keine Outlook-Integration, mehr Copy & Paste.

Regina | Stiftung Aktive Bürgerschaft: nutzt Rundschrieben, Gremien-Emails, Teilnehmende via CiviEvent. Civi ist Zentrale, Daten / Kontakte sind Mittelpunkt, aber kein E-Mail-Archiv. Individuelle E-Mail-Kommunikation erfolgt über Outlook. Einzelmails, Anfragen und Antworten werden nicht in Civi abgebildet.

Thomas | SGB: nutzt Civi für Mails nach außen, Antworten fließen nicht ins Civi, hofft auf KI (Sortierung), Extension: Mailbox-Mailing von Systopia: kombiniert Civi und normale Mail-Programme, Mail in Outlook, Civi guckt vorher nach und macht eine Gruppe und ein Rundschreiben daraus, Verteilung der Mail anhand von Regeln.

Tycho | Systopia: nur Ergebnisse von Mail-Kommunikation in Civi abbilden (z. B. Notiz), sonst nichts.

Dennis | EDVplan: beratendes Unternehmen im Rahmen einer Förderung, wollen zukünftig Civi nutzen, sammelt noch Erfahrungen anderer

Nina | Bürgerstiftung Hamburg: nutzt Newsletter und andere Rundschreiben an kleinere Verteiler, Einzelmails nicht so viel, Abbildung anderer Mails nicht in Civi.

Martin | Systopia: Extensions, die den Weg von Mails nach draußen gut abdecken, Tool „Mailbatch“ (einfache Mails), Extension „CiviOffice“ (für Attachments), Extension „EventMessages“ (für Zertifikate etc., wenn man Status aktualisiert, geht Mail automatisch raus)

Elisabeth | Umweltinstitut München: Newsletter, arbeiten mit Thunderbird, Probleme mit Tokens, weil die z.B. bei Spendenbeträgen nicht den realen Wert dokumentieren, arbeiten im Moment nur mit Spendern in Civi

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Meldet euch gern, wenn ihr eure Szenarien dazustellen wollt. Thomas würde z.B. die Extension MailboxMailing vorstellen, wenn Interesse besteht. Wir können auch noch weitere Grund-Szenarien zeigen

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Ich bin noch auf der Suche nach einer sinnvollen Mail-Integration in CiviCRM oder ein anderes CRM. Bisher erscheint mir die Mail-Integration von SuiteCRM (https://suitecrm.com) am gelungensten. Vielleicht kann man sich da für CiviCRM etwas abgucken.

Sie funktioniert so: Du kannst ein spezielles Mail-Konto oder dein eigenes in den SuiteCRM-Mail-Client integrieren. Dort kannst du dann bei einer Mail entscheiden, ob sie in das CRM importiert werden soll und wo sie zugeordnet werden soll. Workflow ist ebenfalls möglich.

Nicht falsch verstehen: Ich will keine Werbung für SuiteCRM machen. SuiteCRM hat für NPOs/NGOs andere Nachteile, die CiviCRM nicht hat.

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Moin jabo, danke für das Feedback.
Hat Suitecrm einen eigenen eMail-Client ?
Vielleicht kann du mal ein paar Screenshots hier reinkopieren, dass wir uns das noch besser vorstellen können.
Grüße und DANKE
Ulrich

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diesen Link habe ich schon mal gefunden Official SuiteCRM Outlook Plugin | SuiteCRM Module

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Hi @umeyermartin,
ignorier’ bitte erst einmal das Outlook-Plugin. Ich meine den integrierten Mail-Client. Ich liefere ein paar Screenshots. Kann aber dauern, denn ich muss erst eine Instanz aufsetzen und komme voraussichtlich erst am Mittwoch dazu. Die meisten SuitCRM-Plugins sind sauteuer. Da muss man aufpassen.

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Danke dir und kein Stress, das sind ja alles mehr grundsätzliche Überlegungen

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Hi allseits,

manchmal gehen ja Dinge verloren, die hier schon mal gepostet wurden…
Hier steht ein Video (bislang leider nur auf Englisch) in dem die Outlook-Integration von CiviCRM gezeigt wird: CiviCRM Showcase: Outlook Integration - CiviCRM Showcases

Liebe Grüße
Detlev

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Hi @umeyermartin,

so, ich habe jetzt die SuiteCRM Instanz eingerichtet. Anbei ein PDF mit Screenshots zur Mail-Integration.

Der Unterschied zur Outlook-Integration ist, dass kein Mail-Programm benötigt wird. Für SuiteCRM gibt es ebenfalls ein Outlook-Plugin (60$ per user per year). Es gab früher auch kostenlose Outlook-Plugins, so weit ich mich erinnere. Außerdem scheint es auch ein Plugin für Thunderbird zu geben.

Was mir an dieser Implementierung sehr gut gefällt (und ich auch gerne in CiviCRM sehen würde):

  • integrierter Mail-Client in CiviCRM zur Bearbeitung von E-Mails
  • Möglichkeit der Zuordnung von Mails zu Objekten im CRM-System (in CiviCRM wären das Kontakte, Zuwendungen, Veranstaltungen, Mitgliedschaften, Kampagnen, Fällen und Bewilligungen

Viele Grüße
Jakob

PS: Bei Bedarf kann ich noch mehr Screenshots liefern.

SuiteCRM EMAIL Integration.pdf (391,5 KB)

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Hallo Detlev,
danke für den Hinweis. Ich wusste nicht, dass die Extension schon so weit ist.

Kannst du oder jemand anderes aus der Community das auf dem nächsten Stammtisch am 5.9. um 17 Uhr vorstellen, wie man das installiert und wie es im praktischen Einsatz ist?