Fördermittelverwaltung mit CiviCRM - Aufruf zum Austausch auf Anwendungsebene

CiviCRM Frage&Antwort
1

Hallo liebe CiviCRM-Community,

als Landschaftsverband Südniedersachsen e.V., einem regionalen Kulturförderer mit Sitz in Göttingen, sind wir aktuell dabei, die von SYSTOPIA entwickelte Funding Program Manager Extention mit der Agentur GzEvD auf unsere Antragsprozesse anzupassen und auszurollen, um damit unsere Fördermittel und Kontaktverwaltung künftig in einem Online CRM-System möglichst Medienbruchfrei zu organisieren.

Wir wären sehr daran interessiert, in den Austausch mit anderen Organisationen zu treten, die ebenfalls CiviCRM für die Fördermittelverwaltung nutzen. Gerne auch mit anderen Ansätzen und technischen Realisierungen.

Ein solcher Austausch auf Anwendungs- bzw. (Fördermittel)-Verwaltungs-Ebene konnte sehr spannend sein, um gegenseitig zu sehen, wie andere Organisationen Lösungen sowohl technisch als auch konzeptionell / organisatorisch umgesetzt haben und im Kollektiv davon zu lernen.

Außerdem könnte ein solcher Kreis dazu dienen, sich über gewünschte Weiterentwicklungen auszutauschen und ggf. die Kosten für diese gemeinschaftlich zu tragen oder als Interessensvertretung weitere Interessierte (aus den eigenen Netzwerken und darüber hinaus) für die Fördermittelverwaltung mit CiviCRM zu überzeugen.

Wir freuen uns über die Kontaktaufnahmen hier im Forum und würden auch sehr einen Austausch in Form eines Videostammtisches, vielleicht sogar im Rahmen des nächsten offiziellen Stammtisches, anstreben. Gerne schon nach der Sommerpause ab Anfang August.

2

Hallo Malte, herzlich willkommen im Community-Portal!

Zu deiner Frage: Wir (civiservice.de) haben mittlerweile eine größere Anzahl von Fördermittelverwaltungen realisiert. Wir arbeiten dabei meistens mit CiviCase, die Online-Funktionen nutzen den Formulargenerator des CMS, eine zentrale Rolle spielt die Extension FormProcessor, die mit einer Reihe anderer Extensions kombiniert wird - damit lassen sich sehr flexibel und mit einem no-code/low-code-Ansatz komplexe Fördermittelverwaltungen, aber auch andere fallbasierte Prozessabläufe umsetzen.

Wäre schön, in einen Austausch zu kommen!

3

Hallo @malte_peter_lvs! Ich bin sehr interessiert an einem Austausch. Wir sind die zweite, so weit ich weiß, Organisation, die die von dir genannte Erweiterung mit SYSTOPIA selbst umsetzt. Es geht dabei um ein separates Projekt, neben unserer sonstigen Fördermittelvergabe. Trotzdem haben wir in den letzten Monaten sehr viele Erfahrungen gesammelt, die ich sehr gern mit dir austausche.
Wie möchtest du hier weitermachen?
Viele Grüße
Nina

4

Hallo, wir (SYSTOPIA) sind natürlich auch dafür ansprechbar.

5

Hallo an alle interessierten,

wir würden gerne für August einen digitalen Meet-Up organisieren, um sich zu diesem Thema sowohl auf organisatorischer, als auch auf technischer Ebene auszutauschen und zu schauen, was Bedarfe und Wünsche sind, die organisationsübergreifend bestehen und wie wir da kollektiv Lösungen finden können.

Wir können dazu unsere eigene BigBlueButton-Instanz bereitstellen, um auch den OpenSource-Gedanken zu tragen.

Wir haben vom Landschaftsverband intern mal nach Terminen gesucht und folgende Nuudel-Umfrage mit Optionen erstellt. Die Option mit den meisten Antworten würden wir dann nehmen und uns natürlich auch freuen, wenn ihr andere Organisationen, von denen Ihr wisst, dass sie mit CiviCRM Fördermittelverwaltung organisieren, informiert.

6

Hey @malte_peter_lvs! Wie sieht es eigentlich mit dem Treffen aus?

7

Hallo @carstensen und alle Interessierten,

Ich würde gerne für einen Austausch den 12. August 2025 von 13:30-15:00 anpeilen.
Wir könnten wie gesagt anbieten, den Austausch über unsere BigBlueButton Instanz zu veranstalten.
Ich würde auch nochmal direkt Personen anschreiben, und würde mich freuen, wenn Interessierte hier kurz eine Rückmeldung geben könnten, ob der Termin passt.

8

Hallo zusammen,

da auch wir zukünftig mit CiviCase Fördermittelanträge bearbeiten wollen, wäre ich an einem Austausch und Treffen sehr interessiert. Der Termin passt für mich. Schicke mir gerne den Anmeldelink an regina.sommerfeld@aktive-buergerschaft.de, Malte.

Dank & Gruß,
Regina

9

Wunderbar, ist im kalender vermerkt. Willst du den Link zum Meeting einfach hier posten? Den oder einen Anmelde-Link würde ich gern noch mal in meinem Netzwerk streuen. Viele Grüße, Nina

10

Ich habe auf unserer BigBlueButton-Instanz ein Meeting erstellt:

Streut den Termin für den 12.08.2025 von 13:30-15:00 Uhr gerne an weitere Interessierte.

3 „Gefällt mir“
11

Danke Malte!
Wird das Meeting sehr technisch sein? Oder könnte man auch Leute einladen, die sich eher konzeptionell mit dem Thema Fördermittelmanagement beschäftigen, aber nicht so ganz tief in der Civi-Welt verankert sind?

Dank & Gruß,
Regina

12

Hallo Regina,

das Treffen soll nicht sehr technisch sein, sondern es geht mir neben dem Austausch über technische Konzepte und Umsetzungen in CiviCRM vor allem um den Austausch auf Anwendungsebene. Also um die Leute, die als Sachbearbeitung oder Förderreferent:innen mit CiviCRM Anträge bearbeiten.

Einerseits um zu schauen wie Prozesse umgesetzt wurden, was man diesbezüglich von anderen lernen kann und wo andererseits vielleicht noch Potenziale bestehen Dinge weiterzuentwickeln. Ich denke, dieses Treffen könne also auch für Organisationen interessant sein, die noch gar nicht Fördermittelmanagement mit CiviCRM umsetzten, um einen Einstieg zu erhalten, was möglich ist und welche Erfahrungen andere bereits gemacht haben. Und für die Einrichtungen, die bereits damit arbeiten und vielleicht auf ähnliche Probleme gestoßen sind, deren Lösungen sich anzuschauen und falls Weiterentwicklungen für weitere Funktionalitäten oder spezifische Aspekte angedacht sind, die für mehrere relevant sind, diese im Sinne einer Open-Source-Community gemeinschaftlich umzusetzen, um so auch Kosten zu reduzieren.

1 „Gefällt mir“
13

Moin Malte, danke für die Initiative. Wir (Soziokultur NRW) sind gerne dabei bei einem Austauschtreffen. Gerade die Anwender*innen-Perspektive ist auch für uns aktuell interessant, weil unsere ersten digitalisierten Förderrunden nun zum Ende kommen und wir so die damit einhergehenden Prozessschritte in der Praxis erproben und langsam aber sicher Routinen entwickeln (müssen). Alles spannend und ein Austausch ist sicher für uns hilfreich. Bis zum 12.08. also!
Viele Grüße aus Münster,
Hendrik

14

Wir waren heute eine kleine Gruppe an Menschen, die sich zu dem Thema Fördermittelmanagement in CiviCRM ausgetauscht haben. Danke an alle, die anwesend waren.

Hier ein kleiner Überblick über das, was wir besprochen haben:

Uns ist definitiv klar geworden, dass Organisationen, die in CiviCRM Fördermittel (oder Anträge im Allgemeinen) verwalten, vor ähnlichen Herausforderungen stehen und man gut voreinander lernen kann. Daher sind die Fördermittelmanagement-Organisationen quasi als „Zielgruppe“ innerhalb von CiviCRM zu verstehen, ähnlich wie Organisationen, die Fundraising betreiben. Daher wollen wir probieren, weiter in Kontakt zu bleiben.

Wir wollen diesen Blog-Beitrag weiter zum Austausch nutzen. Unser Aufruf ist darüber hinaus, Fragen oder Lösungen vermehrt hier im Blog zu stellen bzw. zu beantworten, damit andere dies ebenfalls mitbekommen. Außerdem wollen wir ermutigen, sich mit anderen Organisationen direkt auszutauschen, wenn Fragen auftauchen, um sich gegenseitig zu unterstützen.

Wir haben darüber hinaus über die zwei verschiedenen Wege/Philosophien geredet, entweder die Core-Funktion wie CiviCase oder anderseits eine eigenständige Erweiterung in einem Modul zu verwenden, um Fördermittelmanagement umzusetzen. Da unter den Anwesenden heute allerdings nur Organisationen anwesend waren, die eine Erweiterung nutzen, hoffen wir beim nächsten Treffen auch andere Perspektiven kennenzulernen.

Wir haben jedoch gemerkt, dass ähnliche Bedürfnisse und Wünsche der Weiterentwicklung bestehen und, dass es gut ist sich hier rüber auszutauschen, um perspektivisch dies gemeinschaftlich anzugehen.

Folgende Aspekte konnten wir heute bereits identifizieren:

  • Formulare (für Anträge, Antragsprüfung, Mittelabrufe, Verwendungsnachweis, Verwendungsnachweisprüfung) eigenständig anlegen und ändern,
  • Verknüpfung zwischen Kontakten und Förderfällen verbessern,
  • Rechtssichere digitale Unterschriften für Verträge,
  • Feingliedrige Rechtevergabe (für Prüf und Bewilligungsprozesse),
  • Datenvisualisierungen für Förderstatistiken,

Falls hier Menschen bereits über Lösungen verfügen, freuen wir uns diese zu erfahren.
Danke bei dem letzten Aspekt auch an Leo Preu von CorrelAid e.V. und dem Civic Data Lab, der das Anliegen von Recherche Analyse und Visualisierung von CiviCRM Daten vorgestellt hat. Dieses Thema ist definitiv für fördermittelverwaltende Organisationen relevant und zeigt auch, dass das offene Kommunizieren von Vorhaben und Problemen in diesem Blog funktioniert, sich zu vernetzen und gemeinsam zu lernen.

Einen nächsten Online-Austausch würden wir Ende Oktober bzw. Anfang November koordinieren und hoffen dann noch mehr Mitstreiter:innen sowohl auf Anwenderebene/ als auch auf Agenturseite begrüßen zu dürfen.

2 „Gefällt mir“